無論是一般人浪費數百萬個小時填寫政府文件，或是醫生實際上得花費更多時間更新記錄而非看診，儘管這些不完善的工作流程對當今世界的運作效率有所傷害，卻越來越普遍。
若您的商業交易規模不斷擴大，甚至超越人工作業能力的極限，則不僅您的效率會降低，營運成本更會突破天際。因此，您需要協助，才能為客戶提供絕佳體驗，並同時保持安全與合規。我們認為解決方案就是：電子簽章！
不過，別只是記住這些理由。只要碰到以下狀況，您就明白該是讓貴組織投資智慧電子簽章軟體，以加強工作流程的時候了...
1. 您的線上交易數量不斷成長
數位交易管理 (DTM) 正快速發展。這是一種將文件導向工作流程完全轉為線上處理的業務做法。事實上，Aragon Research 的分析師預期，到 2020 年底，DTM 的市場將成長至 300 億美元。
為了保持競爭力，無論是內部或面對客戶的工作流程都最好能在線上進行，或盡快轉型為線上作業。這也表示幾乎所有企業都應預期線上交易量開始成長。
無論企業現在的線上交易量已經很高，還是正要開始成長，您有責任確保以最流暢的方式繼續經營，同時確保提供安全、合法以及讓您脫穎而出的客戶體驗。
為了幫助您維持優異表現，不因各種因素陷入瘋狂，我們推薦您投資不只設定容易，且無論交易如何飛快成長，也依然容易使用的智慧電子簽章與數位文件平台。
Dropbox Sign API 的平均整合時間為 2.5 天，其中所有工具都能為您的技術團隊創造愉快的數位交易體驗。缺乏技術團隊，或是需要可高度自訂的電子簽章工作流程嗎？沒問題。我們的電子簽章網頁應用程式將幫助您即時簽署與傳送文件！請於此處瞭解 Dropbox Sign 提供的所有選項。
2. 您需要提升效率並降低營運成本
「經營業務的成本」並非總是立即可見，但顯然會持續增加。建立、傳送、簽署和歸檔實體文件的工作不僅拖垮組織效率，還會增加營運支出的成本。
提升效率
若時間就是金錢，為了建立、列印、簽署、歸檔和來回寄送紙本文件導致效率不彰，那麼您已經浪費了多少成本？
電子簽章可加速交易開始和完成的速度。與其花費 5 分鐘以上的時間印出文件、簽署、掃描後再寄出，您現在只需要 5 秒就能完成或收集電子簽章，不只能加速付款和收款、填寫訂單，也能更快幫助新聘人員正式開始工作與新客戶入門等。
提升效率能為您節省時間，並因此降低成本。使用 Dropbox Sign 簽署數位或紙本文件讓您可以加速行動，完成更多工作。
此外，智慧電子簽章平台也能與工作流程自動化作業工具完美搭配 (或是同時使用兩者，如使用 Dropbox Sign 加上 Dropbox Forms)，在提交文件前就幫助您抓出錯誤，讓文件填寫者與您寶貴的人力無須進行多餘的資料輸入作業。
若您準備好提高文件處理的生產力與效率，以及減少因行政錯誤造成的冗餘，就該投資智慧電子簽章軟體，將業務關鍵工作流程最佳化。
節省營運成本
您上一次清點維持業務營運所需的確切文件數量是什麼時候？這些文件包括銷售合約、合作協議、現行員工與承包商的文件等。將文件簽署與管理工作流程現代化，很有可能就是降低營運成本的絕佳機會。
只要詢問美國陸軍就知道，在 160 萬名員工採用電子簽章後，他們每年省下 13 億美元的成本。
光是節省營運成本就是投資經濟實惠電子簽章平台的好理由。而且您現在就可以免費試用最強大的商務合約平台。
3. 您準備好在客戶體驗領域獨領風騷
客戶體驗 (CX) 是客戶與貴組織互動時的感受。在現今的商業環境中，客戶希望能以快速且方便的方式互動。在大多數情況下，他們指的是數位化。
然而，要在愉快的數位客戶體驗和保護客戶資料安全，以及電子簽章具備法律效力之間取得平衡，可能相當困難。
利用安全、合法且方便好用的電子簽章平台，有助於減少提供服務所需的時間，對於提升品牌客戶體驗來說是最理想的選擇。
比方說，某間銀行在線上工作流程中引進電子簽章與數位文件。客戶能夠以他們所偏好，快速、安全又合法的方式開戶，並完成交易。對銷售專業人員來說，採用法律效力的數位簽名，就不會因為成交和取得親筆簽名之間的時間間隔導致喪失潛在客戶。
傳送、列印、傳真、追蹤文件，和其他任何取得紙本文件簽署的工作，都會占用您與客戶大量時間。要是客戶發現您競爭對手的流程更輕鬆、快速，自然就會選擇他們。讓流程變得輕鬆，不只能留住客戶，也會讓客戶再次光臨，並向同儕推薦您的服務。
有了像 Dropbox Sign 這樣容易使用的電子簽章軟體平台，您就可以創造出高效率的數位體驗，讓客戶享有第一流體驗。
4. 您需要更安全的文件記錄
面對現實吧！我們之所以仰賴實體紙本文件記錄的「安全性」這麼長一段時間，只不過因為這是唯一的選項。但現在一切都不同了。
電子簽章軟體提供無數安全功能，比能夠輕易竄改、弄丟或破壞的紙本文件更加安全。
只要採用 Dropbox Sign，您的所有通訊都能獲得傳輸層安全性 (TLS) 加密保護。每一份文件都會儲存在防火牆後，且由傳送者的工作階段執行驗證。系統也會用獨一無二的金鑰加密文件，而每組金鑰又會以定期輪替的主金鑰加密，讓您的資料機密幾乎不可能遭到解密。
在實體安全性方面，我們會將資料存放在獲得 SOC 1 Type II、SOC 2 Type I 與 ISO 27001 認證的資料中心內。資料中心的存取權則由負責安全性的職員使用視訊監視、多步驟驗證，以及最先進的入侵偵測技術嚴格管控。
除了我們的安全功能外，Dropbox Sign 還會建立具備時間戳記，且不可編輯的稽核記錄。有了防竄改功能，有心人士就無法在您不知情的狀況下修改或竄改文件。
為了確保簽署者、或甚至只是存取數位文件的使用者確實是本人，我們會要求使用者提供 Dropbox Sign 的登入資訊，或者透過電子郵件接收簽署要求。
我們設法防止他人存取或使用您的帳戶，因此會運用逾時工作階段，或是在您的帳戶每次傳送、接收或簽署合約時寄送電子郵件給您。使用者也可以設定雙因素驗證，以及啟用代碼，如要檢視或簽署文件，就必須使用該代碼。
是時候投資電子簽章了嗎？
若您已準備好擴展業務交易、提升效率，同時降低營運成本、讓客戶滿意，並確保所有重要客戶資料與文件安全並具備法律效力，那麼，是的，現在絕對是您投資電子簽章的好時機。
不過別擔心，這不會像聽起來這麼可怕 (或昂貴！)。無論您經營的是小型企業，或隸屬於某個企業組織，Dropbox Sign 都提供方便好用的電子簽章解決方案，讓相關人士和客戶留下深刻印象。