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您該使用電子簽章的 4 種真實情境

完成更多商業交易。縮減營運成本。讓客戶留下深刻印象。確保關鍵資料與文件的安全,且具備法律效力。電子簽章能解決的問題比您想像的更多。

一個人簽署紙本文件的插圖

無論是一般人浪費數百萬個小時填寫政府文件,或是醫生實際上得花費更多時間更新記錄而非看診,儘管這些不完善的工作流程對當今世界的運作效率有所傷害,卻越來越普遍。

若您的商業交易規模不斷擴大,甚至超越人工作業能力的極限,則不僅您的效率會降低,營運成本更會突破天際。因此,您需要協助,才能為客戶提供絕佳體驗,並同時保持安全與合規。我們認為解決方案就是:電子簽章

不過,別只是記住這些理由。只要碰到以下狀況,您就明白該是讓貴組織投資智慧電子簽章軟體,以加強工作流程的時候了...

1. 您的線上交易數量不斷成長

數位交易管理 (DTM) 正快速發展。這是一種將文件導向工作流程完全轉為線上處理的業務做法。事實上,Aragon Research 的分析師預期,到 2020 年底,DTM 的市場將成長至 300 億美元

為了保持競爭力,無論是內部或面對客戶的工作流程都最好能在線上進行,或盡快轉型為線上作業。這也表示幾乎所有企業都應預期線上交易量開始成長。

無論企業現在的線上交易量已經很高,還是正要開始成長,您有責任確保以最流暢的方式繼續經營,同時確保提供安全、合法以及讓您脫穎而出的客戶體驗。

為了幫助您維持優異表現,不因各種因素陷入瘋狂,我們推薦您投資不只設定容易,且無論交易如何飛快成長,也依然容易使用的智慧電子簽章與數位文件平台。

Dropbox Sign API平均整合時間為 2.5 天,其中所有工具都能為您的技術團隊創造愉快的數位交易體驗。缺乏技術團隊,或是需要可高度自訂的電子簽章工作流程嗎?沒問題。我們的電子簽章網頁應用程式將幫助您即時簽署與傳送文件!請於此處瞭解 Dropbox Sign 提供的所有選項。

2. 您需要提升效率並降低營運成本

「經營業務的成本」並非總是立即可見,但顯然會持續增加。建立、傳送、簽署和歸檔實體文件的工作不僅拖垮組織效率,還會增加營運支出的成本。

提升效率

若時間就是金錢,為了建立、列印、簽署、歸檔和來回寄送紙本文件導致效率不彰,那麼您已經浪費了多少成本?

電子簽章可加速交易開始和完成的速度。與其花費 5 分鐘以上的時間印出文件、簽署、掃描後再寄出,您現在只需要 5 秒就能完成或收集電子簽章,不只能加速付款和收款、填寫訂單,也能更快幫助新聘人員正式開始工作與新客戶入門等。

提升效率能為您節省時間,並因此降低成本。使用 Dropbox Sign 簽署數位或紙本文件讓您可以加速行動,完成更多工作。

想要直接簽署 PDF,不列印出來嗎?現在只要使用由 Dropbox Sign 技術支援的 Dropbox 電子簽章就能辦到,簡單程度更勝以往。

此外,智慧電子簽章平台也能與工作流程自動化作業工具完美搭配 (或是同時使用兩者,如使用 Dropbox Sign 加上 Dropbox Forms),在提交文件前就幫助您抓出錯誤,讓文件填寫者與您寶貴的人力無須進行多餘的資料輸入作業。

若您準備好提高文件處理的生產力與效率,以及減少因行政錯誤造成的冗餘,就該投資智慧電子簽章軟體,將業務關鍵工作流程最佳化。

節省營運成本

您上一次清點維持業務營運所需的確切文件數量是什麼時候?這些文件包括銷售合約、合作協議、現行員工與承包商的文件等。將文件簽署與管理工作流程現代化,很有可能就是降低營運成本的絕佳機會。

只要詢問美國陸軍就知道,在 160 萬名員工採用電子簽章後,他們每年省下 13 億美元的成本。

光是節省營運成本就是投資經濟實惠電子簽章平台的好理由。而且您現在就可以免費試用最強大的商務合約平台

3. 您準備好在客戶體驗領域獨領風騷

客戶體驗 (CX) 是客戶與貴組織互動時的感受。在現今的商業環境中,客戶希望能以快速且方便的方式互動。在大多數情況下,他們指的是數位化。

然而,要在愉快的數位客戶體驗和保護客戶資料安全,以及電子簽章具備法律效力之間取得平衡,可能相當困難。

利用安全、合法且方便好用的電子簽章平台,有助於減少提供服務所需的時間,對於提升品牌客戶體驗來說是最理想的選擇。

比方說,某間銀行在線上工作流程中引進電子簽章與數位文件。客戶能夠以他們所偏好,快速、安全又合法的方式開戶,並完成交易。對銷售專業人員來說,採用法律效力的數位簽名,就不會因為成交和取得親筆簽名之間的時間間隔導致喪失潛在客戶。

傳送、列印、傳真、追蹤文件,和其他任何取得紙本文件簽署的工作,都會占用您與客戶大量時間。要是客戶發現您競爭對手的流程更輕鬆、快速,自然就會選擇他們。讓流程變得輕鬆,不只能留住客戶,也會讓客戶再次光臨,並向同儕推薦您的服務。

有了像 Dropbox Sign 這樣容易使用的電子簽章軟體平台,您就可以創造出高效率的數位體驗,讓客戶享有第一流體驗。

4. 您需要更安全的文件記錄

面對現實吧!我們之所以仰賴實體紙本文件記錄的「安全性」這麼長一段時間,只不過因為這是唯一的選項。但現在一切都不同了。

電子簽章軟體提供無數安全功能,比能夠輕易竄改、弄丟或破壞的紙本文件更加安全。

只要採用 Dropbox Sign,您的所有通訊都能獲得傳輸層安全性 (TLS) 加密保護。每一份文件都會儲存在防火牆後,且由傳送者的工作階段執行驗證。系統也會用獨一無二的金鑰加密文件,而每組金鑰又會以定期輪替的主金鑰加密,讓您的資料機密幾乎不可能遭到解密。

在實體安全性方面,我們會將資料存放在獲得 SOC 1 Type II、SOC 2 Type I 與 ISO 27001 認證的資料中心內。資料中心的存取權則由負責安全性的職員使用視訊監視、多步驟驗證,以及最先進的入侵偵測技術嚴格管控。

除了我們的安全功能外,Dropbox Sign 還會建立具備時間戳記,且不可編輯的稽核記錄。有了防竄改功能,有心人士就無法在您不知情的狀況下修改或竄改文件。

為了確保簽署者、或甚至只是存取數位文件的使用者確實是本人,我們會要求使用者提供 Dropbox Sign 的登入資訊,或者透過電子郵件接收簽署要求。

我們設法防止他人存取或使用您的帳戶,因此會運用逾時工作階段,或是在您的帳戶每次傳送、接收或簽署合約時寄送電子郵件給您。使用者也可以設定雙因素驗證,以及啟用代碼,如要檢視或簽署文件,就必須使用該代碼。

是時候投資電子簽章了嗎?

若您已準備好擴展業務交易、提升效率,同時降低營運成本、讓客戶滿意,並確保所有重要客戶資料與文件安全並具備法律效力,那麼,是的,現在絕對是您投資電子簽章的好時機。

不過別擔心,這不會像聽起來這麼可怕 (或昂貴!)。無論您經營的是小型企業,或隸屬於某個企業組織,Dropbox Sign 都提供方便好用的電子簽章解決方案,讓相關人士和客戶留下深刻印象。

立即免費試用如果對於智慧電子簽章軟體能為您完成的工作有任何疑問,也可聯絡我們

邁向簡化電子簽章流程的第一步。

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