Jak zwiększyć produktywność zespołu

Co jest przeszkodą dla produktywności w pracy?

Motywacja i morale zespołu mogą wzrastać lub spadać – w końcu jesteśmy tylko ludźmi. Jednak procesy biznesowe nie mogą działać w ten sam sposób. Utrzymanie określonego poziomu produktywności jest niezbędne. Dropbox pomaga zespołom zachować motywację i produktywność na drodze do osiągnięcia wspólnego celu.

Produktywność Twojego zespołu może Cię zaskoczyć. Możesz brać morale swojego zespołu za pewnik – szczególnie jeśli jego członkowie przez pięć dni w tygodniu siedzą przy biurkach i piszą coś na komputerze. To jednak może być błędne założenie. Na przykład okazało się, że produktywność wśród pracowników zdalnych jest wyższa – ale dlaczego?

1. To, że siedzisz przy biurku nie oznacza, że pracujesz

Otwarty laptop nie oznacza mentalnego zanurzenia się w pracy. Jedną z zalet cyfrowej transformacji miejsca pracy – i niespodziewanych okoliczności, w których znaleźliśmy się w 2020 roku – jest uświadomienie sobie, że praca może być wykonywana z każdego miejsca. Uwalnianie zespołów od fizycznych ograniczeń to jedna ze szczególnych właściwości aplikacji Dropbox, która jest jednym z najlepszych sposobów na zwiększanie produktywności. Odejście od tego przestarzałego sposobu myślenia jest ważne nie tylko z punktu widzenia efektywności zespołu. Jeśli – podobnie jak nasi zadowoleni klienci, Castor i Pollux – zachęcisz swoich partnerów do wykorzystania Twojego sposobu organizacji przepływów pracy, liczyć się będzie otwartość i chęć współpracy, które nie są skrępowane biurowym serwerem offline.

2. Zapominanie o najważniejszym

Każdy członek zespołu odgrywa kluczową rolę, a mimo to pracownicy mogą czuć się jak trybiki w maszynie. Poszczególne grupy mogą szybko zrezygnować z pracy zespołowej i zacząć postrzegać pracę jako niekończącą się listę zadań, a nie jako dążenie do wspólnego celu. W tym momencie do akcji wkracza Dropbox Paper, który pomaga członkom zespołu być na bieżąco. Integracja z Trello i Monday.com zapewnia wspaniałe narzędzia do współpracy, które pomagają regularnie monitorować postępy. Dzięki temu każdy pracownik wie, kiedy zbliżają się konkretne terminy i rozumie, że nie jest tylko trybikiem, a bardzo ważnym członkiem zespołu.

3. Brak poczucia odpowiedzialności

Zespoły pracują lepiej, gdy mogą zorganizować i zaplanować zadania, na przykład dzięki śledzeniu czasu lub wyznaczaniu terminów. Jeśli w trakcie realizacji projektu pracownik nie będzie miał żadnych obowiązków, jego rozczarowanie może wzrastać. Nowoczesne miejsca pracy opierają się na płaskiej hierarchii, co oznacza, że każdy jest doceniany i ma kluczowe obowiązki do spełnienia. Wzmacnianie tego poczucia pomoże każdemu pracownikowi osiągać optymalne wyniki.

Jak zwiększyć efektywność zespołu

Teraz już wiesz, co może hamować produktywność zespołu, ale jak możesz pomóc swojemu zespołowi w pełni wykorzystać jego potencjał?

Komunikacja to podstawa

Poczucie odpowiedzialności i komunikacja idą w parze. Bez względu na to, gdzie i nad czym pracuje Twój zespół, wszyscy powinni pozostawać w kontakcie. Skorzystaj z integracji Dropbox ze Slack, i przekonaj się o zaletach komunikacji asynchronicznej – koniec z naciskaniem na natychmiastową odpowiedź w czasie rzeczywistym. Utrzymywanie komunikacji podtrzymuje także zaangażowanie pracowników i jest kluczem do budowania zespołu i tworzenia relacji również między pracownikami innych działów.

Skoro możesz pozbyć się sztywnej hierarchii i ograniczeń związanych z fizycznym miejscem pracy, możesz również usunąć przeszkody w otwartych kanałach komunikacji. Wymuszona komunikacja prowadzi bowiem do tworzenia się silosów organizacyjnych, w których rozmowę zastępuje nadzór, a produktywność zmienia się w zaborczość.

Nie marnuj czasu

Dropbox co prawda nie może obiecać Ci w pełni udanego projektu, ale z pewnością może ułatwić zarządzanie zadaniami. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale tracimy bardzo dużo czasu na otwieranie i zamykanie aplikacji, podbieranie, edytowanie i odsyłanie wiadomości e-mail itd. Korzystanie z jednej, scentralizowanej platformy minimalizuje czas przeskakiwania między różnymi aplikacjami oraz chęć sprawdzenia mediów społecznościowych. Oznacza to, że możesz naprawdę skupić się na pracy i wykonywać ją możliwie najlepiej.

Weźmy na przykład Patreon. Ta platforma pomaga różnym twórcom wcielać swoje pomysły w życie i docierać do odbiorców. Zasadniczo im bardziej produktywny jest Patreon, tym bardziej produktywni mogą być jego kreatywni klienci. Jak wyjaśnia menedżer ds. marketingu twórców: „Działamy błyskawicznie, więc możemy zadbać przede wszystkim o twórców... jako zespół musimy szybko współpracować i komunikować się ze sobą”.

Znajdź idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Jedne z najpotężniejszych marek na świecie pracują w systemie, który tradycjonaliści mogą uznać za nieproduktywny. Od drzemek po elastyczne godziny pracy i od nieograniczonej liczby dni urlopowych po pracę zdalną – jeśli chcesz wyciągnąć z zespołu to, co w nim najlepsze, pomyśl o rozwoju poszczególnych jego członków i zastanów się, czego potrzebują, by pracować jak najlepiej. Spójrzmy prawdzie w oczy – nikt nie lubi dojazdów do pracy i nikt tak naprawdę nie chce spędzać 40 godzin tygodniowo przy biurku. Ale całkowity brak dojazdów i odzyskanie aż 20 godzin tygodniowo na życie prywatne? Zmienia to sposób, w jaki ludzie myślą o pracy i jak bardzo się w nią angażują, co z kolei pozytywnie wpływa na efektywność i produktywność zespołu.

Dropbox jest zawsze gotowy do pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś w pociągu, domu czy biurze, możesz pracować – nawet jeśli chwilowo nie masz połączenia z Internetem. Po zakończeniu pracy możesz się wylogować, wiedząc, że wszystkie materiały są bezpiecznie przechowywane i uporządkowane.