Czy korzystasz już z pracy zdalnej?

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna to nieco bardziej wyszukane określenie na pracę z domu, ponieważ często nie ma żadnego biura, do którego się dojeżdża. Inne używane określenia to „telepraca”, „praca z dowolnego miejsca” lub „elastyczne miejsce pracy”. Telepracownicy mogą być zatrudnieni w jednej firmie w pełnym wymiarze czasu pracy, mogą też być zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy przez kilka firm lub mogą pracować na własny rachunek, jak i kiedy chcą. Jeżeli kiedykolwiek słyszałeś(-aś), jak ktoś nazywa siebie „cyfrowym nomadą”, oznacza to, że taka osoba nie jest związana z żadną fizyczną lokalizacją, a zamiast tego pracuje zdalnie. O ile Twój zespół ma narzędzia do stworzenia cyfrowego miejsca pracy, takie jak Dropbox, może swobodnie pracować z dowolnej zdalnej lokalizacji.

Czym więc jest praca zdalna?

Praca zdalna to praca wykonywana przez telezespół. Oznacza to pracę, którą można wykonywać zdalnie, bez konieczności przebywania w biurze lub w tym samym pomieszczeniu co inni współpracownicy. Jeżeli Twój zespół nie pracował zdalnie przez większą część tego roku, być może masz wątpliwości, ile pracy można naprawdę wykonać z domu. Dlatego ucieszy Cię wiadomość, że w badaniach stwierdzono, że taka forma pracy jest bardziej efektywna niż standardowy dzień pracy w biurze.

Jak praca zdalna może pomóc firmie?

Uważa się, że praca zdalna może na kilka sposobów pomagać rozwijać się ludziom, a tym samym ich firmom. Oto kilka z najczęstszych zalet pracy zdalnej:

Równowaga między życiem zawodowym i prywatnym

Nikt nie lubi dojeżdżać do pracy. W końcu kogo cieszą godziny straconego czasu oraz drogie opłaty drogowe i opłaty za przejazd? Praca zdalna eliminuje ten stres. Koniec z wybieganiem z domu w pośpiechu, spędzaniem wieczorów w korkach czy przeczekiwaniem opóźnień pociągów. Koniec z nieobecnością w pracy z powodu awarii instalacji hydraulicznej. Twoi telepracownicy mogą zaplanować swój dzień w taki sposób, aby był jak najbardziej produktywny. Nie trzeba już blokować czasu pomiędzy godziną 8:00 i 9:00 rano na dojazd do pracy. Każdy może pracować w godzinach, w których czuje się najbardziej produktywny(-a), niezależnie od tego czy jest to 8:00, czy 18:00. A dodatkowo, jeżeli połączysz pracę zdalną z elastycznymi godzinami pracy, możesz w najlepszy sposób wykorzystać nocne marki w swoim zespole. Oznacza to większą motywację, większą produktywność i lepsze utrzymywanie talentów.

Praca w różnych strefach czasowych

Jedną z największych zalet pracy zdalnej jest fakt, że można ją wykonywać w dowolnym miejscu i w dowolnej strefie czasowej. Mimo że może to nieco utrudniać znalezienie dogodnego dla wszystkich czasu na rozmowę telefoniczną (chociaż dzięki komunikacji asynchronicznej rozmowy telefoniczne mogą nawet nie być konieczne), oznacza to także, że możesz mieć „zawsze dostępne” biuro. Podczas gdy Twój zespół w Nowym Jorku śpi, Twoje biuro w Londynie może pracować, dzięki czemu możesz reagować szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.

Mniejsze koszty

To oczywiste. Jeżeli Twój zespół nie przebywa w biurze — nie potrzebujesz biura. Żegnajcie wygórowane czynsze miejskie. To samo dotyczy członków Twojego zespołu, którzy nie są już zmuszeni gnieździć się w małych pokojach w dużych miastach, aby móc codziennie dotrzeć do biura. Praca z domu oznacza, że to nie praca decyduje o miejscu zamieszkania członków Twojego zespołu, a to ma ogromne znaczenie dla zdrowia psychicznego i szczęścia każdej osoby. Firmy mogą nawet przenieść te obniżone koszty na pracowników, oferując swojemu zespołowi dodatek na pokrycie kosztów energii elektrycznej i internetu, z których korzystają wyłącznie w celu wykonywania swojej pracy. Pracownicy z pewnością docenią również kupon na jedzenie na wynos wysłany w dniu wypłaty. W końcu nie można już spotkać się i pogadać przy kawie w firmowej kuchni.

Wady pracy zdalnej

Twój zespół może się zgodzić, że istnieje jeden główny obszar, który stanowi wadę pracy zdalnej — jest to aspekt społeczny i brak bezpośrednich spotkań. Kiedy każdy członek Twojego zespołu pracuje samodzielnie w swoim domowym biurze, bez wspólnego środowiska pracy, łatwo jest zapomnieć o tym, że wciąż jest to zespół. Właśnie dlatego absolutnie kluczowe znaczenie ma komunikacja.

Jednym ze sposobów jest organizacja rozmów przez Zoom z przekąskami w każdy piątek po południu, ale nie dotyczy to członków zespołu znajdujących się po drugiej stronie globu. Najbardziej wartościowy rodzaj komunikacji to taki, który jest w pełni osadzony w harmonogramie pracy, jak na przykład edycja i adnotacje w czasie rzeczywistym, współpraca nad udostępnionymi dokumentami czy wiadomości Slack o dowolnej porze dnia. Członkowie Twojego zespołu muszą wiedzieć, że mogą się ze sobą komunikować, kiedy tego potrzebują, a nie tylko w godzinach umówionej rozmowy wideo.

Spraw, aby wyjątkowe rzeczy pozostały wyjątkowe

W przypadku specjalnych wydarzeń, takich jak święta, spróbuj zorganizować spotkania dla członków zespołu, którzy są blisko siebie. Dla tych, którzy są naprawdę daleko, zorganizuj imprezę online i upewnij się, że wyślesz kartki świąteczne i może jakiś mały podarunek. Jeżeli Twoje tradycyjne biuro zawsze szczyciło się tym, że dba o swoich pracowników, to Twoje zdalne biuro powinno kierować się tymi samymi wartościami.

Jak rozpocząć pracę zdalną

Jeżeli jesteś gotowy(a) na zmianę, którą wiele osób już wdraża, musisz wiedzieć, że jest to trochę bardziej skomplikowane niż wysłanie wszystkich do domu i zakazanie im powrotu w najbliższym czasie. Będzie to wymagać planowania i znalezienia najlepszych narzędzi do zapewnienia wsparcia rozproszonym zespołom.

Internet

Zespoły zdalne nie będą w stanie pracować bez internetu, więc dowiedz się, czy poszczególni pracownicy mogą zadbać o dostęp do internetu w swoich domach. Być może oszczędzasz pieniądze nie mając już biura, ale nie oznacza to, że nie powinieneś(aś) ponownie zainwestować w swój biznes. Zobacz, jakie dodatki możesz wprowadzić, aby pomóc swojemu zespołowi w skonfigurowaniu sieci wi-fi, której potrzebują. Ponadto warto wybrać oprogramowanie, które pozwala na pracę w trybie offline, jeżeli internet przestanie działać.

Oprogramowanie

Technologia jest kluczem do szybkiego rozwoju pracy zdalnej, więc Twoja firma musi być odpowiednio wyposażona. Być może myślisz, że wystarczą sporządzone i zapisane dokumenty tekstowe, które później wysyła się w załącznikach do wiadomości e-mail — ale takie rozwiązanie nie sprawdzi się w przypadku pracy elastycznej. To tylko kwestia czasu, zanim zupełnie stracisz plik. Dropbox eliminuje wiele potencjalnych błędów tych staromodnych metod. Dzięki udostępnionym dokumentom, które zespół może edytować w czasie rzeczywistym, nie ma potrzeby tworzenia wielu dokumentów. Istnieje tylko jedna, w pełni aktualna wersja.

Stwórz cyfrową przestrzeń coworkingową online, w której wszyscy są połączeni. W Dropbox foldery udostępnione dają każdemu dostęp do tego, co jest ważne, a dzięki integracji Twój zespół może dawać z siebie wszystko. Kiedy pozwala się zespołowi na pracę zdalną, kładzie się dodatkowy nacisk na bezpieczeństwo. Jeżeli wszyscy pracownicy — i ich urządzenia — nie znajdują się pod jednym dachem, trudniej jest śledzić wrażliwe dane firmowe. Dropbox oferuje kontrolę bezpieczeństwa, która zapewni Ci spokój ducha. Dzięki ochronie hasłem, opcjom ograniczeń czasowych oraz zarządzaniu mobilnością w przedsiębiorstwie (EMM) możesz mieć pewność, że dostęp do łączy i dokumentów mają tylko upoważnieni użytkownicy.

Sprzęt

Nie każdy ma wyposażenie pozwalające na pracę z domu. Niektóre osoby mogą nie mieć w domu dedykowanego biurka i miejsca do pracy, jeżeli zwykle tam nie pracują. Oczywiście istnieją sposoby, aby obejść takie problemy, ale czy na pewno chcesz, żeby Twój zespół pracował przy kuchennych stołach, komodach lub nawet deskach do prasowania? Upewnij się, że masz budżet na sfinansowanie wniosków o meble biurowe i zapewnij swojemu zespołowi fizyczny sprzęt potrzebny do stworzenia odpowiednich warunków pracy. To z kolei pozwoli im osiągać lepsze wyniki.

Żadna firma nie jest ani za duża, ani za mała

Praca ze zdalnymi zespołami zrewolucjonizowała sposób pracy niektórych z największych światowych marek. Wystarczy zapytać firmę Dentsu, która korzysta z Dropbox, aby minimalizować koszty poczty i zwiększać produktywność zarówno w biurze, jak i poza nim: „Często sprawdzam projekty za pomocą aplikacji mobilnej Dropbox i wysyłam łącza do współpracowników zanim jeszcze dotrę do biura”, mówi Ai Ando, Account Supervisor. Nie myśl jednak, że opcje pracy elastycznej są możliwe do stosowania tylko w dużych korporacjach lub przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, pracujące wyłącznie z laptopa. Praca zdalna to wszechstronny system, który może się sprawdzić w wielu różnych firmach. A dzięki właściwym narzędziom, również Twoja firma może z tego skorzystać.