W teorii współpraca wydaje się dość prosta — wystarczy być otwartym na pomysły i rozwiązywać pomysły jako zespół. Niestety małe utrudnienia mogą sprawić, że współpraca będzie o wiele bardziej uciążliwa, niż mogłoby się wydawać.
Dlatego opracowaliśmy funkcje, które pomogą Ci uniknąć przeszkód i wrócić do współpracy.
Dropbox może pomóc w poniższe cztery sposoby.
1. Zespołowi kończy się miejsce
To był produktywny miesiąc: zespół właśnie nakręcił pięć premierowych filmów tłumaczonych na kilkanaście różnych języków.
Udostępnione filmy znajdują się teraz niestety w rozdętym folderze zespołu, co powoduje, że kilku pracownikom brakuje lokalnej przestrzeni do przechowywania. Ten rodzaj problemu początkowo stanowi drobną uciążliwość, lecz z biegiem czasu sytuacja się pogarsza.
Nie trzeba wymagać od pracowników zarządzania miejscem na dyskach twardych – Dropbox zrobi to za nich. Aplikacja komputerowa Dropbox umożliwia członkom zespołu dostęp do plików na komputerze bez zajmowania całego miejsca na dysku twardym.
Przechowywanie plików i folderów tylko online oznacza, że zawartość jest przechowywana w chmurze. Pliki nadal są wyświetlane na pulpicie, a członkowie zespołu mają do nich dostęp w dowolnym momencie, gdy działa połączenie z Internetem. Pozwól zespołowi od razu przejść do współpracy, zamiast martwić się, jak zapewnić na nią miejsce.
2. Rozmowy w zespole są rozproszone
Dwa dni po wysłaniu szczegółów kampanii reklamowej kilku współpracowników przesłało swoje opinie w odpowiedzi. Komentarze są niestety rozproszone w trzech wiadomościach e-mail, dwóch spotkaniach, na tablicy oraz w wiadomości tekstowej. Następnym razem plany kampanii możesz wysłać przy użyciu aplikacji Paper. Paper utrzymuje rozmowę w jednym miejscu, niezależnie od tego, kiedy i jak odpowiadają współpracownicy. Współpracownicy mogą dodawać komentarze do tekstu, zdjęć lub filmów, wyświetlać opinie innych i dzielić się pomysłami w dokumencie z możliwością śledzenia zmian w czasie rzeczywistym.
Ty i Twoi koledzy możecie łatwo tworzyć i osadzać nagrania ekranu, aby każdy mógł w zrozumiały sposób przekazywać informacje.
Jako właściciel dokumentu możesz dodawać nowych recenzentów, kontrolować, kto ma dostęp, oraz decydować, czy opinie mają być przekazywane w formie komentarzy, czy też zmian wprowadzanych w dokumencie. Jest to wspólny obszar roboczy, w którym wszyscy są zaangażowani i poinformowani.
3. Kontaktowanie się ze współpracownikami zajmuje za dużo czasu
Chcesz poznać opinie, ale czekasz ponad tydzień, a połowa członków zespołu nie odpowiedziała. Czy zapomnieli o Tobie? Czy przeoczyli wiadomość?
Zespoły Dropbox Business mogą teraz monitorować współpracowników dzięki informacjom o wyświetlających — aktualizowanym na żywo podglądzie, kto otworzył plik i kiedy go ostatnio oglądał. Możesz zobaczyć, komu udostępniono plik, a także sprawdzić, kto teraz go ogląda. Potrzebujesz wysłać do kogoś przypomnienie? Możesz zobaczyć, kto jeszcze nie wyświetlił pliku, a także skontaktować się z odpowiednimi współpracownikami bez zakłócania pracy całej grupy.
4. Brak kontroli nad tym, kto może wyświetlać Twoją pracę
Czasami potrzebujesz prywatnej opinii od jednej lub dwóch osób. Ostatnio po wysłaniu wczesnego modelu projektu w wiadomości e-mail Twój współpracownik przekazał ją jednak całemu zespołowi ds. marketingu, powodując godzinę rozpraszającej dyskusji.
Dropbox umożliwia bezpieczne udostępnianie pliku tylko kilku bliskim współpracownikom. Dropbox wymaga od współpracowników uprzedniego zalogowania, aby tylko zaufane osoby mogły uzyskać dostęp do pliku. Gdy projekt jest w pełni gotowy do przedstawienia, możesz utworzyć łącze udostępnione. Każda osoba, do której wyślesz łącze udostępnione, może wyświetlić pliki – nawet wtedy, gdy nie ma konta Dropbox.
Więcej informacji na temat opcji udostępniania w Dropbox można znaleźć w Centrum pomocy.
Gdy ludzie mają mniej zmartwień związanych ze sposobem współpracy, spędzają więcej czasu, naprawdę pracując razem. A gdy można wyeliminować problemy związane ze współpracą, znacznie łatwiej jest polubić sposób, w jaki się pracuje.
