Jak Dropbox może pomóc w przypadku problemów ze współpracą

Współpracownicy pracujący razem nad projektem przy użyciu komentarzy w Dropbox Paper.

W teorii współpraca wydaje się dość prosta — wystarczy być otwartym na pomysły i rozwiązywać pomysły jako zespół. Niestety małe utrudnienia mogą sprawić, że współpraca będzie o wiele bardziej uciążliwa, niż mogłoby się wydawać.

Dlatego opracowaliśmy funkcje, które pomogą Ci uniknąć przeszkód i wrócić do współpracy.

Dropbox może pomóc w poniższe cztery sposoby.

1. Zespołowi kończy się miejsce

Użytkownik klika prawym przyciskiem myszki plik i wybiera przechowywanie tylko online przy użyciu synchronizacji inteligentnej.

To był produktywny miesiąc: zespół właśnie nakręcił pięć premierowych filmów tłumaczonych na kilkanaście różnych języków.

Udostępnione filmy znajdują się teraz niestety w rozdętym folderze zespołu, co powoduje, że kilku pracownikom brakuje lokalnej przestrzeni do przechowywania. Ten rodzaj problemu początkowo stanowi drobną uciążliwość, lecz z biegiem czasu sytuacja się pogarsza.

Zamiast wymagać od pracowników zarządzania przestrzenią na swoich dyskach twardych, można skorzystać z synchronizacji inteligentnej, która zrobi to za nich. Synchronizacja inteligentna umożliwia zespołowi umieszczanie niektórych plików w magazynie dostępnym tylko online, ale nadal zapewnia im dostęp do wszystkiego bezpośrednio z komputerów.

Gdy plik przechowywany online zostanie otwarty, funkcja synchronizacji inteligentnej automatycznie pobierze go na komputer. Pozwól zespołowi od razu przejść do współpracy, zamiast martwić się, jak zapewnić na nią miejsce.

Dowiedz się więcej o funkcji synchronizacji inteligentnej.

2. Rozmowy w zespole są rozproszone

Użytkownik dodaje wzmianki, oznaczając współpracowników w dokumencie Dropbox Paper.

Dwa dni po wysłaniu szczegółów kampanii reklamowej kilku współpracowników przesłało swoje opinie w odpowiedzi. Komentarze są niestety rozproszone w trzech wiadomościach e-mail, dwóch spotkaniach, na tablicy oraz w wiadomości tekstowej. Następnym razem plany kampanii możesz wysłać przy użyciu aplikacji Paper. Paper utrzymuje rozmowę w jednym miejscu, niezależnie od tego, kiedy i jak odpowiadają współpracownicy. Współpracownicy mogą dodawać komentarze do tekstu, zdjęć lub filmów, wyświetlać opinie innych i dzielić się pomysłami w dokumencie z możliwością śledzenia zmian w czasie rzeczywistym.

Jako właściciel dokumentu możesz dodawać nowych recenzentów, kontrolować, kto ma dostęp, oraz decydować, czy opinie mają być przekazywane w formie komentarzy, czy też zmian wprowadzanych w dokumencie. Jest to wspólny obszar roboczy, w którym wszyscy są zaangażowani i poinformowani.

Wypróbuj Paper już dziś.

3. Kontaktowanie się ze współpracownikami zajmuje za dużo czasu

Użytkownik korzysta z informacji o wyświetlającym, aby sprawdza, kto wyświetlił plik.

Chcesz poznać opinie, ale czekasz ponad tydzień, a połowa członków zespołu nie odpowiedziała. Czy zapomnieli o Tobie? Czy przeoczyli wiadomość?

Zespoły Dropbox Business mogą teraz monitorować współpracowników dzięki informacjom o wyświetlających — aktualizowanym na żywo podglądzie, kto otworzył plik i kiedy go ostatnio oglądał. Możesz zobaczyć, komu udostępniono plik, a także sprawdzić, kto teraz go ogląda. Potrzebujesz wysłać do kogoś przypomnienie? Możesz zobaczyć, kto jeszcze nie wyświetlił pliku, a także skontaktować się z odpowiednimi współpracownikami bez zakłócania pracy całej grupy.

Zespoły korzystające z Dropbox Business mogą już dziś wypróbować informacje o wyświetlającym w wersji wczesnego dostępu.

4. Brak kontroli nad tym, kto może wyświetlać Twoją pracę

Użytkownik klika prawym przyciskiem myszy folder Dropbox, aby go udostępnić.

Czasami potrzebujesz prywatnej opinii od jednej lub dwóch osób. Ostatnio po wysłaniu wczesnego modelu projektu w wiadomości e-mail Twój współpracownik przekazał ją jednak całemu zespołowi ds. marketingu, powodując godzinę rozpraszającej dyskusji.

Dropbox umożliwia bezpieczne udostępnianie pliku tylko kilku bliskim współpracownikom. Dropbox będzie wymagać od współpracowników wcześniejszego zalogowania, aby tylko zaufane osoby mogły uzyskać dostęp do pliku. Gdy projekt będzie naprawdę gotowy do przedstawienia, możesz utworzyć łącze udostępnione. Każda osoba, do której wyślesz łącze udostępnione, może wyświetlić pliki — nawet wtedy, gdy nie ma konta Dropbox.

Więcej informacji na temat opcji udostępniania w Dropbox można znaleźć w Centrum pomocy.

Gdy ludzie mają mniej zmartwień związanych ze sposobem współpracy, spędzają więcej czasu, naprawdę pracując razem. A gdy można wyeliminować problemy związane ze współpracą, znacznie łatwiej jest polubić sposób, w jaki się pracuje.

Dowiedz się, jak Dropbox może ułatwić współpracę.

Skontaktuj się z Dropbox