Nie owijajmy w bawełnę – papierkowa robota jest upierdliwa.
Choć wiele przedsiębiorstw wyeliminowało już drukowanie i skanowanie dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów, to nie brakuje firm i branż, które nadal korzystają ze starych systemów opartych na papierze. Istnieje znacznie lepsze rozwiązanie!
Poniżej znajdziesz sześć różnych sposobów na usprawnienie papierkowej roboty w biurze, zespole, dziale lub firmie. Te wskazówki doskonale sprawdzą się w każdej branży, która jest gotowa uwolnić się od papieru. Każda sugestia wymaga posiadania aktywnego konta Dropbox Sign (dawniej HelloSign).
Kliknij tutaj, aby zarejestrować konto próbne.
1. Zaoszczędź czas, tworząc szablony często używanych dokumentów
Po co robić to samo 100 razy, skoro można zrobić to raz i skorzystać z automatyzacji? Szablony Dropbox Sign pozwalają sformatować dokument, a następnie zapisać formatowanie do wykorzystania w przyszłości. To świetny sposób na wyeliminowanie zbędnego formatowania, a tym samym przyspieszenie i uproszczenie sobie pracy.
Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować swój pierwszy szablon.
2. Zaoszczędź jeszcze więcej czasu dzięki automatycznemu uzupełnianiu informacji w dokumentach
Wyobraź sobie, że po otrzymaniu skomplikowanej dokumentacji nie musisz wypełniać setek pól tekstowych, a jedynie zapoznać się z informacjami i złożyć podpis. Jakaż byłaby to ulga! Na szczęście jest to możliwe – wystarczy skorzystać ze znaczników tekstowych za pomocą Dropbox Sign API.
Znaczniki tekstowe pozwalają klientom korzystającym z interfejsu API formatować szablony dokumentów (o których przed chwilą rozmawialiśmy) w taki sposób, aby pola tekstowe były automatyczne wypełniane danymi. Mogą one obejmować np. stanowisko, adres, numer telefonu, adres e-mail i wiele innych.
3. Włącz przypomnienia e-mail, aby nie zapomnieć o formalnościach
Przypomnienia e-mail Dropbox Sign pozwalają na bieżąco śledzić aktywność w ramach dokumentu, dzięki czemu wiadomo, kiedy trzeba przypomnieć sygnatariuszowi o konieczności złożenia podpisu lub samemu podpisać dokument.
Przypomnienia e-mail zapewniają doskonały wgląd w aktywność w ramach dokumentu, dzięki czemu unikniesz niezręcznych sytuacji. Możesz sprawdzić, kiedy dokument został otwarty, wyświetlony, podpisany i nie tylko.
Przejdź do karty ustawień na koncie Dropbox Sign, aby zarządzać powiadomieniami e-mail.
4. Wyznacz kolejność podpisywania, aby zachować porządek
Czy w Twojej firmie lub branży funkcjonują dokumenty, które wymagają podpisów wielu interesariuszy? Gdy włączysz funkcję kolejności podpisywania dokumentu, uzyskasz podpisy w bardzo łatwy i uporządkowany sposób.
Kolejność podpisywania pozwala wyeliminować konieczność wysyłania tego samego dokumentu na wiele adresów e-mail i ręcznego śledzenia tego, kto, co i kiedy wyświetlił. Funkcja ta jest szczególnie skuteczna w połączeniu z przypomnieniami e-mail. Wszyscy są na bieżąco!
Kolejność podpisywania można wyznaczyć podczas konfigurowania dokumentu do podpisu. Teraz możesz ją również wyznaczyć w trakcie konfigurowania szablonu dokumentu.
5. Zapomnij o ręcznym weryfikowaniu dokumentów dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych
Mylić się jest rzeczą ludzką – błędów można jednak uniknąć, korzystając ze sprawdzania poprawności danych. Sprawdzanie poprawności danych to funkcja, która ostrzega sygnatariusza, jeśli wprowadzi on nieprawidłowo sformatowane dane.
Jeśli np. ktoś przypadkowo wprowadzi numer telefonu do pola tekstowego adresu e-mail, pojawi się komunikat o błędzie. Dzięki temu masz pewność, że gromadzone informacje są poprawne, a ponadto nie musisz dokładnie przeglądać dokumentów, aby wyłapać każdy drobny błąd.
6. Postaw na kompleksowe rozwiązanie i wprowadź podpisywanie online do swojego przepływu pracy
Jeśli chcesz przejąć pełną kontrolę nad całym procesem podpisywania, zastanów się nad wbudowaniem go w swój przepływ pracy albo swoją aplikację lub platformę za pomocą interfejsu API Dropbox Sign.
Interfejs API pozwala na osadzenie funkcji Dropbox Sign w określonym przepływie pracy. To niezwykle przydatne rozwiązanie!
Przeczytaj więcej o tym, jak działa integracja przepływów pracy.
Zapewnij sobie bezproblemowy obieg dokumentów
Niezależnie od tego, czy chcesz przenieść swój pierwszy dokument do Internetu, zautomatyzować istniejący obieg dokumentów, czy zintegrować funkcję podpisywania online ze swoją stroną internetową, z Dropbox Sign i Dropbox jest to łatwe.
