6 sposobów, w jakie HelloSign sprawia, że papierkowa robota staje się bezproblemowa

Osoba przegląda szablon podpisu elektronicznego standardowej umowy najmu

Nie owijajmy w bawełnę – papierkowa robota jest upierdliwa.

Choć wiele przedsiębiorstw wyeliminowało już drukowanie i skanowanie dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów, to nie brakuje firm i branż, które nadal korzystają ze starych systemów opartych na papierze. Istnieje znacznie lepsze rozwiązanie!

Poniżej znajdziesz sześć różnych sposobów na usprawnienie papierkowej roboty w biurze, zespole, dziale lub firmie. Te wskazówki doskonale sprawdzą się w każdej branży, która jest gotowa uwolnić się od papieru. Każda sugestia wymaga posiadania aktywnego konta HelloSign.

Kliknij tutaj, aby zarejestrować konto próbne.

1. Zaoszczędź czas, tworząc szablony często używanych dokumentów

Po co robić to samo 100 razy, skoro można zrobić to raz i skorzystać z automatyzacji? Szablony HelloSign pozwalają sformatować dokument, a następnie zapisać formatowanie do wykorzystania w przyszłości. To świetny sposób na wyeliminowanie zbędnego formatowania, a tym samym przyspieszenie i uproszczenie sobie pracy.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować swój pierwszy szablon.

2. Zaoszczędź jeszcze więcej czasu dzięki automatycznemu uzupełnianiu informacji w dokumentach

Wyobraź sobie, że po otrzymaniu skomplikowanej dokumentacji nie musisz wypełniać setek pól tekstowych, a jedynie zapoznać się z informacjami i złożyć podpis. Jakaż byłaby to ulga! Na szczęście jest to możliwe – wystarczy skorzystać ze znaczników tekstowych za pomocą interfejsu API HelloSign.

Znaczniki tekstowe pozwalają klientom korzystającym z interfejsu API formatować szablony dokumentów (o których przed chwilą rozmawialiśmy) w taki sposób, aby pola tekstowe były automatyczne wypełniane danymi. Mogą one obejmować np. stanowisko, adres, numer telefonu, adres e-mail i wiele innych.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić za pomocą interfejsu API HelloSign.

3. Włącz przypomnienia e-mail, aby nie zapomnieć o formalnościach

Przypomnienia e-mail HelloSign pozwalają na bieżąco śledzić aktywność w ramach dokumentu, dzięki czemu wiadomo, kiedy trzeba przypomnieć sygnatariuszowi o konieczności złożenia podpisu lub samemu podpisać dokument.

Przypomnienia e-mail zapewniają doskonały wgląd w aktywność w ramach dokumentu, dzięki czemu unikniesz niezręcznych sytuacji. Możesz sprawdzić, kiedy dokument został otwarty, wyświetlony, podpisany i nie tylko.

Przejdź do karty ustawień na koncie HelloSign, aby zarządzać powiadomieniami e-mail.

4. Wyznacz kolejność podpisywania, aby zachować porządek

Czy w Twojej firmie lub branży funkcjonują dokumenty, które wymagają podpisów wielu interesariuszy? Gdy włączysz funkcję kolejności podpisywania dokumentu, uzyskasz podpisy w bardzo łatwy i uporządkowany sposób.

Kolejność podpisywania pozwala wyeliminować konieczność wysyłania tego samego dokumentu na wiele adresów e-mail i ręcznego śledzenia tego, kto, co i kiedy wyświetlił. Funkcja ta jest szczególnie skuteczna w połączeniu z przypomnieniami e-mail. Wszyscy są na bieżąco!

Kolejność podpisywania można wyznaczyć podczas konfigurowania dokumentu do podpisu. Teraz możesz ją również wyznaczyć w trakcie konfigurowania szablonu dokumentu.

5. Zapomnij o ręcznym weryfikowaniu dokumentów dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych

Mylić się jest rzeczą ludzką – błędów można jednak uniknąć, korzystając ze sprawdzania poprawności danych. Sprawdzanie poprawności danych to funkcja, która ostrzega sygnatariusza, jeśli wprowadzi on nieprawidłowo sformatowane dane.

Jeśli np. ktoś przypadkowo wprowadzi numer telefonu do pola tekstowego adresu e-mail, pojawi się komunikat o błędzie. Dzięki temu masz pewność, że gromadzone informacje są poprawne, a ponadto nie musisz dokładnie przeglądać dokumentów, aby wyłapać każdy drobny błąd.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o funkcji sprawdzania poprawności danych.

6. Postaw na kompleksowe rozwiązanie i wprowadź podpisywanie online do swojego przepływu pracy

Jeśli chcesz przejąć pełną kontrolę nad całym procesem podpisywania, zastanów się nad wbudowaniem go w swój przepływ pracy albo swoją aplikację lub platformę za pomocą interfejsu API HelloSign.

Interfejs API pozwala na osadzenie funkcji HelloSign w określonym przepływie pracy. To niezwykle przydatne rozwiązanie!

Oto kilku klientów, którzy z niego korzystają:

Zapewnij sobie bezproblemowy obieg dokumentów

Niezależnie od tego, czy chcesz przenieść swój pierwszy dokument do Internetu, zautomatyzować istniejący obieg dokumentów, czy zintegrować funkcję podpisywania online ze swoją stroną internetową – służymy pomocą. Zarejestruj konto próbne.

Chcesz zacząć usprawniać papierkową robotę?

Dowiedz się więcej o HelloSign