Het e-handtekeningproces stroomlijnen met Dropbox en HelloSign

Een persoon ondertekent een document met een e-handtekening

Het wordt tijd om werk niet meer moeilijker te maken dan nodig is. Stroomlijn je workflows met elektronische handtekeningen die eenvoudig te volgen, delen en bewaren zijn

Afdrukken, archiveren en bewaken van juridisch bindend papierwerk hoeft niet omvangrijk en eentonig te zijn. Bovendien zou je geen enkele seconde van je waardevolle tijd moeten hoeven besteden aan het zoeken naar dit papierwerk. Het hoeft ook niet uitdagend en tijdrovend te zijn om klanten naar kantoor te laten komen om juridisch bindende documenten te laten ondertekenen. En dan heb je nog het milieuprobleem van verspild papier.

De oplossing? Een workflow voor e-handtekeningen zoals HelloSign. E-handtekeningen kunnen de processen van je bedrijf enorm verbeteren. Als Dropbox en HelloSign samen worden gebruikt, vormen ze de ideale combinatie om dat proces nog verder te stroomlijnen.

Houd alles op gang en veilig op één plek

Dropbox en HelloSign kunnen je helpen belangrijke documenten snel ondertekend te krijgen, met het toegevoegde voordeel van een controlespoor, het bewijs van waar en wanneer het document is ondertekend. Controlesporen hebben gezorgd voor een vermindering in contractuele discussies en geschillen, waardoor een e-handtekening mogelijk nog krachtiger is dan de handgeschreven tegenhanger.

Als je Dropbox en HelloSign samen als één oplossing gebruikt, kun je een contract razendsnel van een eerste concept omtoveren tot een definitieve, juridisch ondertekende pdf. Ondertussen worden je ondertekende kopieën automatisch opgeslagen in je mappen in Dropbox.

Illustratie van het gedeelte Verzenden voor ondertekening van het Dropbox-menu Openen met, met HelloSign weergegeven

In Dropbox kun je samenwerken met je teamleden om het document af te ronden voordat je het via HelloSign verstuurt voor ondertekening.

Illustratie van Dropbox- en HelloSign-interfaces

Hier lees je hoe dat moet

Als je klaar bent om een elektronische handtekening toe te voegen aan een belangrijk document in Dropbox, selecteer je de pdf die of het Word-document dat ondertekend moet worden. Je ziet dan het menu Openen waarin je HelloSign kunt selecteren.

Je document wordt vervolgens geopend in HelloSign, zodat je het met slechts een paar klikken ter ondertekening kunt verzenden. Je elektronisch ondertekende documenten worden automatisch in dezelfde oorspronkelijke Dropbox-projectmap opgeslagen als een ondertekend exemplaar.

Geanimeerde schermafdruk van een contract dat wordt geopend in Dropbox, ondertekend in HelloSign en weer opgeslagen in Dropbox

Dropbox en HelloSign werken samen om het ondertekenproces naadloos, veilig en georganiseerd te maken.

Alle documenten met betrekking tot dat project zijn nu geordend in Dropbox en veilig opgeslagen in de cloud. Vervolgens kun je Dropbox-machtigingen gebruiken om te beheren wie toegang heeft tot de ondertekende documenten.

Produceer minder afval, bespaar meer tijd en geld

Elektronische handtekeningen zorgen er niet alleen voor dat het werk blijft lopen, ze verminderen ook je ecologische voetafdruk. Als je een document online laat ondertekenen, wordt papier- en broeikasgasverbruik verminderd door het vervoer van documenten tussen bestemmingen weg te nemen. En uiteraard worden de papier- en portokosten ook verminderd dankzij een workflow met e-handtekeningen. Bovendien hoef je minder tijd te besteden aan het verwerken van fysiek papierwerk.

Zoals medeoprichter en CEO van HelloSign, Joseph Walla na de acquisitie van Dropbox in 2019 zei: "De meer dan 500 miljoen gebruikers van Dropbox helpen ons het bereik verder uit te breiden dan we ooit konden dromen. Samen met Dropbox kunnen we nog meer klanten naadlozere documentworkflows bieden."

We vinden het fantastisch dat Dropbox en HelloSign teams kunnen helpen gebruikmaken van efficiëntere workflows door hun belangrijke documenten op één plek te ordenen, volgen en bewaren. Ben je klaar om je workflows voor e-handtekening te stroomlijnen met Dropbox? Ga aan de slag door je Dropbox- en HelloSign-accounts vandaag nog te koppelen.

Ben je klaar om naadloze workflows voor e-handtekeningen te maken?

Meer informatie over HelloSign