Wat onze afdeling of functie ook is, we creëren allemaal een gigantisch aantal bestanden en documenten voor ons werk. Maar als ze eenmaal aangemaakt zijn, raken documenten ook snel weer kwijt in het grote ecosysteem van materiaal binnen het hele bedrijf. Hoe zorgen we ervoor dat we ze eenvoudig kunnen vinden?
Met een documentbeheersysteem kunt u uw workflows stroomlijnen, de efficiëntie en productiviteit verhogen en kostbare tijd voor uw team besparen.
In dit artikel leggen we uit wat een documentbeheersysteem is en wat de voordelen ervan zijn. We geven ook een paar tips om je te helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor jouw situatie.
Wat is documentbeheer?
Met documentbeheer kun je de digitale documenten binnen je bedrijf vastleggen, opslaan, archiveren, volgen en ophalen. Dat geldt ook voor pdf's, tekstverwerkingsbestanden, video's en scans van papieren documenten, zoals bonnetjes.
Met een digitaal documentbeheersysteem kunt u papierwerk elimineren en wordt het eenvoudiger om inhoud zoals PDF's te bewerken, bestanden te delen voor e-handtekeningen en andere belangrijke bedrijfsprocessen.
Met een documentbeheersysteem (ofwel ‘DMS’) kunt u verschillende soorten documenten uit diverse bronnen, zoals e-mails, online formulieren en gedeelde digitale bestanden, vastleggen en opslaan op een veilige en gemakkelijk toegankelijke locatie.
Waarom u een digitaal documentbeheersysteem nodig hebt
U hebt een duidelijk maar uitgebreid systeem nodig om de documentbeveiliging te garanderen en ervoor te zorgen dat uw documentbeheer efficiënt is.
Tegenwoordig creëren we allemaal een enorme hoeveelheid data in ons werkzame leven, doordat we omgaan met klanten, collega's en andere belanghebbenden. Met een digitaal documentbeheersysteem blijven uw bestanden en mappen toegankelijk en veilig, terwijl u ze blijft maken, ontvangen en delen als onderdeel van uw workflows en projecten.
Wat zijn de voordelen van documentbeheersystemen?
Het gebruiken van een documentbeheersysteem heeft een aantal belangrijke voordelen voor je bedrijf.
1. Samenwerken (in teamverband)
Realtime-samenwerken wordt een stuk eenvoudiger als alle teamleden precies weten waar ze de bestanden en folders kunnen vinden die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Zo ben je nooit meer tijd kwijt aan het heen en weer sturen van gedeelde bestanden via e-mail en andere communicatiemiddelen!
Bovendien wordt het eenvoudiger om content extern te delen met klanten en andere belanghebbenden. Bovendien wordt er een extra beveiligingslaag toegevoegd doordat het document op een veilige locatie wordt opgeslagen en de toegang ertoe beperkt is tot specifieke personen.
2. Eenvoudige toegang
Een digitaal documentbeheersysteem maakt documenten ook beter toegankelijk dan papieren exemplaren die alleen te vinden zijn op één enkele locatie. Met een digitaal systeem, zeker een cloudgebaseerd systeem, kunnen jij en je teamleden de documenten overal en op elk apparaat openen.
Dus of u nu thuis werkt of onderweg taken afvinkt, u voorkomt dat er papierwerk verloren gaat door veilig toegang te krijgen tot bestanden die veilig in de cloud worden opgeslagen.
Een gecentraliseerde ruimte voor uw documenten maakt het bovendien veel eenvoudiger om bestanden te vinden. Documenten liggen niet meer verspreid over verschillende mappen en submappen, wat onvermijdelijke toegangsproblemen met zich meebrengt.
3. Betere beveiliging
Door ingebouwde beveiligingsfuncties zoals Dropbox Verzenden en volgen kun je toegangsmachtigingen instellen en zicht houden op wanneer, waar en hoe je documenten zijn bekeken, bewerkt en gedeeld.
Beheerders kunnen alleen toegang tot documenten verlenen aan de mensen die deze nodig hebben. Zo wordt gevoelige informatie beschermd en wordt voldaan aan de vereisten voor naleving van wet- en regelgeving.
Goed archiefbeheer is in veel sectoren bovendien een wettelijke verplichting geworden. Met een robuust documentbeheersysteem kunt u auditors laten zien dat u zich aan de relevante wet- en regelgeving houdt.
4. Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Met een uitgebreid documentbeheersysteem verspil je geen tijd aan het zoeken van documenten op verschillende apparaten, apps en browsertabbladen.
En als u dit versterkt met intelligente AI-tools zoals Dropbox Dash, vindt u alles wat u nodig hebt met slechts een paar klikken, ongeacht de metagegevens of het bestandsformaat. Zo bespaart u kostbare tijd en moeite.
Waar je op moet letten bij een documentbeheersysteem
Als je op zoek bent naar documentbeheersoftware voor je nieuwe systeem, moet je op een aantal belangrijke functies letten, waaronder:
Versiecontrole en controlelogboeken: bekijk hoe het huidige document tot stand is gekomen en hoe dit verschilt van eerdere versies
Beveiliging en toegangscontrole: bestandsversleuteling en de mogelijkheid om belangrijke documenten van wachtwoordbeveiliging te voorzien
Workflowautomatisering: maak tijdrovende taken sneller af, zoals het aanmaken en beheren van folders
Samenwerking–sla documenten op een centrale locatie op, zodat uw collega's gemakkelijk tegelijkertijd aan bestanden kunnen werken
Documenten eenvoudig zoeken en ophalen: ga voor een tool met een gestroomlijnde gebruikerservaring, waarmee je de juiste documenten snel kunt vinden
Het systeem dat u kiest, moet bovendien naadloos aansluiten op uw workflow voor documentbeheer, zodat u en uw team probleemloos documenten kunnen blijven maken, delen en beheren.
Een uniform, gecentraliseerd documentbeheersysteem
Dropbox is het ideale centrale punt voor opslaan, samenwerken, feedback krijgen en het beheren van je projectbestanden. Met Dropbox kun je eenvoudig documenten maken, bewerken, delen met je teamleden en ze overal en altijd openen.
