Wat onze afdeling of functie ook is, we creëren allemaal een gigantisch aantal bestanden en documenten voor ons werk. Maar als ze eenmaal aangemaakt zijn, raken documenten ook snel weer kwijt in het grote ecosysteem van materiaal binnen het hele bedrijf. Hoe zorgen we ervoor dat we ze eenvoudig kunnen vinden?
Een documentbeheersysteem kan helpen bij het stroomlijnen van workflows, efficiëntie en productiviteit bevorderen en je teamleden kostbare tijd besparen.
In dit artikel leggen we uit wat een documentbeheersysteem is en wat de voordelen ervan zijn. We geven ook een paar tips om je te helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor jouw situatie.
Wat is documentbeheer?
Met documentbeheer kun je de digitale documenten binnen je bedrijf vastleggen, opslaan, archiveren, volgen en ophalen. Dat geldt ook voor pdf's, tekstverwerkingsbestanden, video's en scans van papieren documenten, zoals bonnetjes.
Met een digitaal documentbeheersysteem behoren papieren documenten tot het verleden en wordt het eenvoudiger om materiaal zoals pdf's te bewerken, bestanden te delen voor ondertekening en om andere belangrijke bedrijfsprocessen uit te voeren.
Een documentbeheersysteem (of DBS) geeft je de mogelijkheid om verschillende soorten documenten van verschillende bronnen vast te leggen, waaronder e-mails, online formulieren en gedeelde digitale bestanden, en deze op een veilige en bereikbare locatie op te slaan.
Waarom jij een digitaal documentbeheersysteem nodig hebt
Je hebt een duidelijk maar uitgebreid systeem nodig om te garanderen dat documenten goed beveiligd zijn en dat documentbeheer efficiënt verloopt.
We creëren tegenwoordig enorme hoeveelheden gegevens op ons werk door alle communicatie met klanten, collega's en andere belanghebbenden. Een digitaal documentbeheersysteem zorgt ervoor dat al onze bestanden en folders toegankelijk en beveiligd zijn, zodat we gerust door kunnen gaan met het creëren, ontvangen en delen van bestanden als onderdeel van onze workflows en projecten.
Wat zijn de voordelen van documentbeheersystemen?
Het gebruiken van een documentbeheersysteem heeft een aantal belangrijke voordelen voor je bedrijf.
1. Samenwerken (in teamverband)
Realtime-samenwerken wordt een stuk eenvoudiger als alle teamleden precies weten waar ze de bestanden en folders kunnen vinden die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Zo ben je nooit meer tijd kwijt aan het heen en weer sturen van gedeelde bestanden via e-mail en andere communicatiemiddelen!
Het systeem maakt het ook eenvoudiger om materiaal te delen met externe klanten en andere belanghebbenden. Je bestanden zijn daarnaast ook veiliger als ze opgeslagen worden op een veilige locatie waar alleen specifieke mensen toegang toe hebben.
2. Eenvoudige toegang
Een digitaal documentbeheersysteem maakt documenten ook beter toegankelijk dan papieren exemplaren die alleen te vinden zijn op één enkele locatie. Met een digitaal systeem, zeker een cloudgebaseerd systeem, kunnen jij en je teamleden de documenten overal en op elk apparaat openen.
Of je nu vanuit huis werkt of wat taken afhandelt terwijl je onderweg bent, je weet zeker dat je geen documenten zult verliezen als je bestanden veilig opent via een veilige cloudopslaglocatie.
Een gecentraliseerde locatie voor je documenten zorgt er ook voor dat je bestanden sneller kunt vinden. Zo zullen je documenten nooit meer in allerlei verschillende folders en subfolders belanden, die op een gegeven moment toegangsproblemen kunnen oplopen.
3. Betere beveiliging
Door ingebouwde beveiligingsfuncties zoals Dropbox Verzenden en volgen kun je toegangsmachtigingen instellen en zicht houden op wanneer, waar en hoe je documenten zijn bekeken, bewerkt en gedeeld.
Beheerders kunnen toegang tot documenten beperken tot enkel de mensen die ze nodig hebben, om zo gevoelige informatie te beschermen en naleving van regelgeving te waarborgen.
Goed recordmanagement wordt ook in steeds meer branches een juridische noodzaak, waardoor een sterk documentbeheersysteem auditors kan laten zien dat je de relevante regelgeving en voorschriften volgt.
4. Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Met een uitgebreid documentbeheersysteem verspil je geen tijd aan het zoeken van documenten op verschillende apparaten, apps en browsertabbladen.
En als je dit nog verder verbetert met AI-tools, zoals de Dropbox Dash, vind je alles met een paar keer klikken, onafhankelijk van de metagegevens of het bestandsformaat. Zo bespaar je kostbare tijd en energie.
Waar je op moet letten bij een documentbeheersysteem
Als je op zoek bent naar documentbeheersoftware voor je nieuwe systeem, moet je op een aantal belangrijke functies letten, waaronder:
- Versiecontrole en controlelogboeken: bekijk hoe het huidige document tot stand is gekomen en hoe dit verschilt van eerdere versies
- Beveiliging en toegangscontrole: bestandsversleuteling en de mogelijkheid om belangrijke documenten van wachtwoordbeveiliging te voorzien
- Workflowautomatisering: maak tijdrovende taken sneller af, zoals het aanmaken en beheren van folders
- Samenwerken: sla documenten op op een centrale locatie, zodat je collega's eenvoudig tegelijkertijd aan dezelfde bestanden kunnen werken
- Documenten eenvoudig zoeken en ophalen: ga voor een tool met een gestroomlijnde gebruikerservaring, waarmee je de juiste documenten snel kunt vinden
Het systeem dat je kiest, moet ook naadloos samengaan met je workflow voor documentbeheer, zodat jij en je team zonder problemen kunnen doorgaan met het maken, delen en beheren van documenten.
Een uniform, gecentraliseerd documentbeheersysteem
Dropbox is het ideale centrale punt voor opslaan, samenwerken, feedback krijgen en het beheren van je projectbestanden. Met Dropbox kun je eenvoudig documenten maken, bewerken, delen met je teamleden en ze overal en altijd openen.