Hva er en ZIP-fil?

Hjelp bedriften din med å spare lagringsplass og til å oppnå raskere sendingstid for e-post med ZIP-filer.

Hva er en ZIP-fil?

Filkomprimering er en utrolig viktig del av det digitale arbeidsområdet. Vi kan sende mer data med raskere hastigheter enn det noen gang har vært mulig, og det er derfor ZIP-filer er et så populært verktøy for bedrifter over hele verden. Men en ZIP-fil?

ZIP-filer forklart

ZIP er et mye brukt arkivfilformat som brukes til å komprimere en eller flere filer sammen til ett sted, redusere den totale størrelsen og gjøre det lettere å transportere filene. ZIP-filer fungerer på omtrent samme måte som en standardmappe på datamaskinen din. Imidlertid komprimeres innholdet i mappen med zip-filer, noe som reduserer datamengden som brukes av datamaskinen din. Så hvis du vil vite hvordan du kan gjøre en fil mindre, er det til beste for deg å undersøke ZIP-filformatet.

Så hvordan kan du identifisere en ZIP-arkivfil? Enkelt. Når du ser utvidelsene .ZIP eller .zip på slutten av en fil ser du på en ZIP-fil. ZIP-filformatet har eksistert en stund, etter å ha blitt oppfunnet av Phil Katz tilbake i 1986. I utgangspunktet implementerte Katz ZIP-filer i PKZip-programmet til selskapet sitt, men bruken av dem ble til slutt utbredt, og mens det er mange forskjellige filarkivformater, er ZIP sannsynligvis det mest brukte, først og fremst på grunn av populariteten til WinZip-programmet på 1990-tallet.

Hvordan fungerer ZIP-filer?

ZIP-filer koder informasjon i færre biter - og reduserer dermed størrelsen på filen eller filene - ved å fjerne overflødige data. Dette er det som er referert til som "komprimering uten datatap", som sikrer at alle originaldataene holdes intakte. La oss se på et raskt eksempel for å forklare hvordan dette fungerer.

Tenk deg en fil som inneholder følgende setninger:

  • The best sharing and storage solution for your business
  • Your business solution for the best sharing and storage

Hvert ord i denne filen forekommer to ganger. Nå, hvis hvert tegn og mellomrom i filen tilsvarer en enhet minne, vil hele filstørrelsen være 110 enheter. Men hvis du oppretter en nummerert kode for filen, kan dataene uttrykkes på en annen måte:

  • 1 – The
  • 2 – best
  • 3 – sharing
  • 4 – and
  • 5 – storage
  • 6 – solution
  • 7 – for
  • 8 – your
  • 9 – business

Eller for å si det på en annen måte, ville setningen nå lyde: 123456789896712345. Dette betyr at den opprinnelige filstørrelsen på 110 enheter kan reduseres til bare 18 enheter, noe som er en enorm besparelse. ZIP-filformatet bruker komprimeringsalgoritmer uten datatap for å gjøre akkurat det, og tillater at du kan uttrykke den samme informasjonen på en mer effektiv måte ved ganske enkelt å fjerne overflødige data fra filen.

Når du skal bruke ZIP-filer på jobben

Det er et bredt spekter av potensielle bruksområder for zip-filer i forretningsmessige miljøer. Det er viktig å kunne sende et stort antall filer via e-post. La oss si at du må sende et stor batch med filer til en kollega eller klient. I stedet for å møysommelig laste opp hver fil hver for seg som et e-postvedlegg, og måtte vente på at hver fil skal lastes opp før du legger ved den neste, kan du bare pakke alle dokumentene samtidig og legge ved en enkelt ZIP-fil til e-posten din. Du bør også vurdere potensielle lagringsløsninger som ZIP-formatet tilbyr. I stedet for å beholde alle forretningsfilene dine i sine opprinnelige størrelser kan zipping av filene i betydelig grad bidra til å redusere mengden plass som de gamle filene tar.

Hva er fordelene og ulempene med ZIP-filformatet?

Nå som du vet litt mer om ZIP-filer, er det viktig å utforske de potensielle fordelene og ulempene ved å bruke denne typen arkivfiler, spesielt med tanke på hvordan du gjør en fil mindre. Først og mest åpenbart gir ZIP brukerne muligheten til å spare lagringsplass og øke effektiviteten til datamaskinen. Det er også en effektiv måte å forbedre e-postoverføringer på, fordi du vil kunne sende e-post mye raskere med mindre filer. Videre vil ZIP-filformatet kryptere de private dataene dine, noe som alltid er viktig når du sender filer over internett. Kort sagt, er det en veldig enkel måte å maksimere effektiviteten i filhåndteringen din på. Høyreklikk bare på filene du vil zippe, velg "send til", klikk "komprimert (zippet) mappe", og så er du klar.

Imidlertid er det en rekke ulemper knyttet til ZIP-arkivfiler som du bør være oppmerksom på. Viktigst, noen filer kan ikke komprimeres mye mer enn de allerede er, inkludert MP3-filer og JPG-filer. Så hvis du arbeider mye med video- og bildefiler, kan det hende at ZIP-formatet ikke hjelper deg med å spare veldig mye lagringsplass. Deretter må du tenke på sikkerhetsaspektet ved ZIP-filer. Selv om ZIP-filer er krypteres ved avslutningen, er det ingen måte for deg å vite hva som skjer med dataene dine når de først lastes opp til en filkomprimeringsapp, og ingen måte å hindre at de faller i feil hender. Selvfølgelig kan du bruke de innebygde ZIP-funksjonene som er tilgjengelige i Windows og Apple, men hvis du bruker en ekstern komprimeringsapp fra en tredjepartsleverandør, vil datasikkerhet alltid være et problem. Det er også verdt å huske at ZIP-filutvidelser også kan bli ødelagt, og i noen tilfeller kan ødelagte data påvirke hele ZIP-mappen.

Hva er en 7z-fil?

Når du undersøker ZIP-filer, vil du sannsynligvis komme over begrepet "7z-fil" eller "7-ZIP." Men hva er en 7z-fil, og hvordan skiller den seg fra ZIP-formatet? Det ligner veldig på andre arkiveringsformater som ZIP og RAR, men avgjørende er at 7z-filer bruker et høyere komprimeringsforhold. Dette betyr at det er færre megabyte i hver fil, noe som sikrer at brukerne kan gjøre enda større lagringsbesparelser. Selv om 7z-filer kan ta litt lengre tid å behandle, vil det sannsynligvis være arkivfilen alle velger som har fokus på å lære hvordan gjøre filstørrelser mindre på den mest effektive måten.

Hva er alternativene til ZIP-filer?

Selvfølgelig er ZIP-filformatet ikke det eneste spillet i byen når det gjelder filkomprimering. Det finnes et bredt spekter av arkivfiltyper, inkludert RAR, TAR og 7z, samt arkiverings- og filkomprimeringsprogramvare, som WinRAR, ZIPx og PeaZip. Men som vi har nevnt, er det en rekke potensielle problemer knyttet til ZIP-filer, inkludert lange ventetider, dobbelte filer, filstørrelsesbegrensninger og korrupsjon.

I stedet for å kjempe med forskjellige filkompressorapper, kan bruk av nettskylagring tilby et ZIP-filalternativ, og fjerne behovet for komprimering helt. Med Dropbox for eksempel finnes ingen lang, flertrinnsprosess du trenger å gå gjennom for å lagre eller sende store filer. Bare send en fil eller mappe i original størrelse uten å komprimere ved å klikke "del". Du kan lagre og dele filer på opptil 50 GB, noe som gjør det til en rask og pålitelig måte å dele filer på uten å spise deg innpå innboksen eller oppta diskplass på datamaskinen din. Når det er sagt, selv om du trenger å arbeide med komprimerte filer, kan Dropbox være en ideell plattform som tilbyr støtte for forhåndsvisning av ZIP og RAR, komprimering etter opplasting og støtte for redigering.

Avsluttende ord

I et nøtteskall er en ZIP-fil en løsning for å lagre eller overføre data på en mer effektiv måte. Det er imidlertid ikke den eneste måten å komprimere filer på, så sørg for å se på de forskjellige komprimeringsalternativene for å finne det beste arkivfilsystemet for behovene dine.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business