ZIP 檔案是什麼?

ZIP 檔案能為企業節省儲存空間,並縮短電子郵件傳輸時間。

ZIP 檔案是什麼?

檔案壓縮是數位工作場域中重要的一環。我們可以用前所未有的速度傳送更多資料,ZIP 檔也因此是全球企業的愛用工具。但什麼是 ZIP 檔案?

ZIP 檔案說明

ZIP 是一種廣為使用的封存檔案格式,用來將一個或多個檔案壓縮到同個位置,進而減少整體檔案大小,使檔案傳輸變得更加容易。ZIP 檔案的運作方式與電腦上的標準資料夾大致相同。不過,在壓縮檔案裡,資料夾內容會經過壓縮,而減少電腦所使用的資料量。因此,若想知道如何縮小檔案大小,研究 ZIP 檔案格式十分有用。

如何辨別 ZIP 封存檔案?很簡單,只要看到檔案名稱尾端的副檔名是 .ZIP 或 .zip,那就是 ZIP 檔。ZIP 檔案格式已經存在一段時間了,於 1986 年由 Phil Katz 發明。Katz 起初在公司裡的 PKZip 程式中執行 ZIP 檔案,後來逐漸普及。儘管目前有許多不同的檔案封存格式,由於 WinZip 程式在 1990 年代大為流行,因此最常用的格式大概還是 ZIP。

ZIP 檔案如何運作?

ZIP 檔案會將資訊編碼成較少的位元數,透過移除重複資料來減少檔案大小。這就是所謂的「無損資料壓縮」,確保所有原始資料維持原樣。以下用簡短的例子來解釋其運作方式。

請想像有個檔案含有下方的句子:

  • 最適合貴公司的檔案分享和儲存平台
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檔案中每個單字都出現兩次。假如檔案中的每個字母和空格都等於一個記憶體單位,則整個檔案大小就是 110 個單位。不過,如果您為這份檔案建立編號代碼,那麼資料又能以另一種方式呈現:

  • 1 – 最
  • 2 – 適合
  • 3 – 檔案分享
  • 4 – 和
  • 5 – 儲存
  • 6 – 平台
  • 7 – 的
  • 8 – 貴
  • 9 – 公司

也就是說,這個句子現在可讀作:128973456891273456。這表示原本占 110 個單位的初始檔案大小,可以減少到僅 18 個單位,節省了很大的空間。ZIP 檔案格式利用無損壓縮演算法來做到這一點,只要移除檔案中重複的資料,便能用更具效率的方式呈現相同資訊。

工作中使用 ZIP 檔案的時機

ZIP 檔案在企業場域中有很多可能的用途。能夠透過電子郵件傳送大量檔案是首要之務。假如需要傳送大批檔案給同事或客戶,不必花費大把時間和精力,逐一上傳電子郵件附件檔案,還得等前一個檔案上傳完成才能再次附加檔案;您可以一次壓縮所有文件,再將單個 ZIP 檔案附加到電子郵件即可。另外也須考量到 ZIP 格式所提供的潛在儲存解決方案。您不用保留所有原始大小的業務檔案,壓縮檔案能大幅減少舊檔案所需佔用的空間。

ZIP 檔案格式有哪些優缺點?

既然已對壓縮檔案有所瞭解,也必須深入探討這種封存檔案的潛在優缺點,尤其是該如何進一步縮減檔案大小。最顯而易見的一點,就是 ZIP 為使用者提供了節省儲存空間及提升電腦效率的大好機會。ZIP 也能有效改善電子郵件傳輸效果,讓您以較小的檔案更迅速傳送電子郵件。此外,ZIP 檔案格式會將私人資料加密,這點在透過網際網路傳送檔案時向來格外重要。簡單來說,這是一種讓檔案處理效率最大化的簡單方法。只要在想壓縮的檔案上按右鍵,選擇 [傳送至],接著按一下 [壓縮資料夾] 就大功告成了。

不過,ZIP 封存檔案有些缺點需要注意。最重要的是,有些檔案經過壓縮後並不會比原始檔案小上許多,像是 MP3 檔案和 JPG 檔案。因此,如需大量處理影片和影像檔案,ZIP 格式可能無法替您節省太多儲存空間。再來需要考慮壓縮檔案的安全層面問題。雖然檔案壓縮完成時已經過加密,但最初將資料上傳到檔案壓縮應用程式時,您無從得知這些資料發生了什麼事,也無法阻止資料落入有心人士手中。您當然可以使用 Windows 和 Apple 所提供的內建壓縮功能,但假如是使用第三方供應商的外部壓縮應用程式,資料安全永遠會有所疑慮。另外也須注意 ZIP 副檔名可能會損毀,在某些情況下,損毀的資料可能還會影響整個 ZIP 資料夾。

7z 檔是什麼?

研究 ZIP 檔案時,大概會看到「7z 檔」或「7-ZIP」等詞彙。什麼是 7z 檔案,與 ZIP 格式相比有何不同?7z 與 ZIP 和 RAR 等其他封存格式很類似,重點是 7z 檔使用的壓縮率比較高。這表示每個檔案的 MB 數較少,使用者因而能節省更多儲存空間。雖然 7z 檔案的處理時間可能稍長,但如果想以最有效的方式減少檔案大小,這種封存檔案大概正是首選。

ZIP 檔案有哪些替代方案?

ZIP 檔案當然不是唯一的檔案壓縮方式。封存檔案類型有很多選擇,包括 RAR、TAR 和 7z,還有封存工具和檔案壓縮軟體,像是 WinRAR、ZIPx 和 PeaZip。正如先前所述,ZIP 檔案有各種相關的潛在問題,包括等候時間較長、加入重複的檔案、檔案大小限制及檔案損毀。

與其忙著使用各種檔案壓縮應用程式,雲端儲存可作為 ZIP 檔案的替代方案,再也不需要壓縮任何檔案。以 Dropbox 為例,若想儲存或傳送大型檔案,不必經過漫長的多步驟程序,只要按一下 [共享] 即可傳送原始大小的檔案或資料夾,且無需壓縮。您可以儲存及共享多達 50 GB 的檔案,這種檔案共享方式快速又可靠,而且不會佔用收件匣或電腦磁碟的儲存空間。不過,即使需要處理壓縮檔案,Dropbox 也是理想的平台,能支援 ZIP 和 RAR 檔案預覽,提供上傳後壓縮功能,還有支援編輯。

結語

簡單來說,ZIP 檔案是讓儲存或傳輸資料更有效率的方法,但並非壓縮檔案的唯一方式,因此請務必研究各種壓縮選項,找出最能滿足需求的封存檔案系統。