ZIP 檔案是什麼？

ZIP 檔案能為企業節省儲存空間，並縮短電子郵件傳輸時間。

ZIP 檔案是什麼？

壓縮檔案是數位工作場域中很重要的一項工作。壓縮成 ZIP 檔案，便能以前所未有的速度傳送更多資料，因此 ZIP 檔案非常受到全球各地企業的歡迎。但 ZIP 檔案究竟是什麼？

ZIP 檔案是一種常見的檔案格式，可用來將一或多個檔案壓縮在一個位置，這可縮減檔案大小，使檔案傳輸或儲存變得更加容易。接收者可以在檔案傳輸後解壓縮 ZIP 檔案，然後使用檔案的原始格式。

ZIP 檔案的功用與電腦上的標準資料夾大致相同，可以將資料及檔案包覆在內。不同的是，ZIP 檔案裡的內容經過壓縮，因此會減少電腦使用的資料量。ZIP 檔案也可以說是一種封存，此封存將所有壓縮過的檔案存放在單一位置，因此如果您需要把單一檔案或多個檔案變小，就可以選擇壓縮成 ZIP 檔案格式。

如何辨別 ZIP 封存檔案？很簡單，只要看檔案名稱尾端的副檔名是 .ZIP 或 .zip，就是 ZIP 檔案，代表檔案的圖示也會改變。假設您有一張名稱為「假期.jpg」的相片，把這張照片壓縮成 ZIP 檔案後，其檔名會變成「假期.zip」，並且換成新圖示。

ZIP 檔案和 7-ZIP 或 RAR 檔是否不同？

您在查詢 ZIP 檔案的資料時，可能會看到「7z 檔案」或「7-ZIP」等詞彙，這是檔案封存格式，壓縮率較高，檔案大小更小。雖然較小的檔案有其優點，但處理時間也較長。這種格式沒那麼方便的地方在於，必須下載並安裝軟體應用程式才能使用。RAR 檔、TAR 檔、WinRAR、ZIPx 以及 PeaZip 第三方軟體應用程式也是如此。

ZIP 檔案如何運作？

ZIP 檔案可移除多餘的資料，以較少的位元數將資訊編碼。「無損資料壓縮」可確保所有原始資料維持原樣。下面用簡短的例子來解釋其功用。

請想像有個檔案含有下方的句子：

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檔案中每個單字都出現兩次。假如句子中的每個字都等於一個記憶體單位，則整個檔案大小就是 66 個單位。您可以為這些句子建立數字代碼，讓資料以另一種方式呈現：

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123456789

也就是說，兩個句子現在讀作：123456789896712345，這表示原本佔 66 個單位的初始檔案大小，減少到僅 18 個單位，節省了超多空間。ZIP 檔案格式利用無損壓縮演算法來做到這一點。該演算法可以讓您移除檔案中多餘的資料，更有效率地呈現相同資訊，並加快 ZIP 檔案的傳送速度。

工作中使用 ZIP 檔案的時機

ZIP 檔案在商業場域中的可能用途很多。透過電子郵件傳送大量檔案是職場人士不可或缺的功能。假設您現在需要傳送大批檔案給同事或客戶，如果您嘗試將檔案附加在電子郵件中一次全部傳送，會收到檔案過大的錯誤訊息，因此您可以嘗試將每個檔案分別透過不同的電子郵件傳送，不過這麼做既耗時又費力，而且可能會重複傳送相同的檔案。建議您將所有檔案壓縮成一個 ZIP 檔案，然後附加在電子郵件中，就可以透過同一封電子郵件傳送。收件人只需下載並按一下檔案，即可解壓縮。

另外也需考量到如何節省儲存空間。壓縮檔案可以減少它在電腦硬碟上佔用的空間。

您可以在此深入瞭解如何壓縮檔案。

ZIP 檔案格式有哪些優缺點？

優點

首先，壓縮檔案可節省儲存空間，並提高電腦效能，也能有效改善透過電子郵件傳輸檔案的缺點。較小的檔案可以加快電子郵件傳輸速度，此外，ZIP 檔案格式會將資料加密，這能讓您在透過網際網路傳送檔案時，保護您的隱私。簡單來說，ZIP 格式就是讓檔案處理效率最大化的簡單工具。在 Mac 或 PC 上製作 ZIP 檔案也蠻容易的，雖然 Windows 和 Mac OS 的操作方法不同，但第一步都是按右鍵。解壓縮檔案對收件者來說也很簡單，不論他們電腦的作業系統為何，只要下載並按一下就能解壓縮。

缺點

然而，ZIP 檔案有各種相關的潛在問題，包含檔案大小限制、檔案類型限制、檔案損毀以及行動裝置相容問題。

ZIP 封存檔案的眾多缺點之一就是壓縮限制。有些檔案在壓縮後只比原始檔案小一點，MP3 檔案和 JPG 檔案尤其如此，因此，如果需要經常處理影片和圖片檔案，ZIP 格式就無法替您節省太多儲存空間。

您也需要考慮壓縮檔案的安全問題。壓縮檔案雖已完成加密，但若您上傳第三方應用程式，將無法確保檔案的安全。另外還需注意 ZIP 副檔名可能會損毀。在某些情況下，損毀的資料可能還會影響整個 ZIP 資料夾。

若您出門在外，使用 ZIP 檔案也會很困難。如果您使用的是手機或平板電腦，便只能存取儲存在手機及第三方應用程式的檔案，這會造成檔案儲存空間及安全問題。

ZIP 檔案有哪些替代方案？

雲端儲存是理想的 ZIP 檔案替代方案。Dropbox 的雲端讓您再也不用壓縮檔案。若想儲存或傳送大型檔案，不必進行冗長又繁複的程序，只要按一下 [共享] 即可傳送原始大小的檔案或資料夾，完全不需壓縮。您可以儲存和共享高達 50 GB 的檔案。Dropbox 能讓您快速又可靠地共享檔案，不需使用電子郵件或佔用電腦磁碟空間。如果您仍想壓縮檔案，在 Dropbox 中也能操作。Dropbox 支援 ZIP 和 RAR 檔案預覽、上傳後壓縮與編輯功能。