Hvad er en ZIP-fil?

Hjælp din virksomhed med at spare lagerplads og fremskynde e-mailoverførsler med ZIP-filer.

Hvad er en ZIP-fil?

Filkomprimering er en virkelig vigtig del af den digitale arbejdsplads. Vi kan sende flere data hurtigere end nogensinde før, og derfor er ZIP-filer et vældig populært værktøj for virksomheder i hele verden. Men en ZIP-fil?

Forklaring af ZIP-filer

ZIP er et meget anvendt arkivformat til filer, der bruges til at komprimere en eller flere filer til én enkelt placering. Dette reducerer den overordnede størrelse, og gør det nemmere at transportere filerne. ZIP-filer fungerer stort set på samme måde som en almindelig mappe på din computer. Med de ZIP-komprimerede filer komprimeres mappens indhold, hvilket reducerer den mængde data, som din computer skal bruge. Hvis du gerne vil vide, hvordan du kan gøre en fil mindre, kan du med fordel se nærmere på ZIP-formatet.

Hvordan kan man identificere et ZIP-format? Det er simpelt. Når du ser udvidelserne .ZIP eller .zip efter filens navn, ser du på en ZIP-fil. ZIP-formatet har eksisteret i lang tid og blev udviklet af Phil Katz tilbage i 1986. I begyndelsen implementerede Katz ZIP-filer i sin virksomheds PKZip-program, men brugen af dem blev mere udbredt med tiden. Selv om der findes mange forskellige arkivformater til filer, er ZIP-formatet nok det mest anvendte, primært på grund af det populære WinZip-program i 90'erne.

Hvordan fungerer ZIP-filer?

ZIP-filer koder oplysninger i mindre dele – hvilket reducerer størrelsen på filen eller filerne – ved at fjerne overflødige data. Derfor omtales det som en "tabsfri datakomprimering", som sikrer, at alle de originale data bevares intakte. Her er et hurtigt eksempel, som forklarer, hvordan det fungerer.

Forestil dig, at du har en fil med følgende sætninger:

  • The best sharing and storage solution for your business
  • Your business solution for the best sharing and storage

Alle ord i denne fil vises to gange. Hvis alle tegn i filen er lig med én hukommelsesenhed, ville hele filen bestå af 110 enheder. Hvis du opretter en nummereret kode til filen, kan dataene vises på en anden måde:

  • 1 – The
  • 2 – best
  • 3 – sharing
  • 4 – and
  • 5 – storage
  • 6 – solution
  • 7 – for
  • 8 – your
  • 9 – business

Eller sagt på en anden måde, sætningen vil nu se sådan ud: 123456789896712345. Det betyder, at den oprindelige filstørrelse på 110 enheder kan reduceres til blot 18 enheder, hvilket er en enorm besparelse. ZIP-filformatet anvender algoritmer til tabsfri komprimering for at gøre præcis dette, hvilket giver dig mulighed for at udtrykke de samme oplysninger på en mere effektiv måde ved blot at fjerne de overflødige data fra filen.

Sådan bruger du ZIP-filer i dit arbejde

Der er mange forskellige måder, du kan bruge ZIP-filer på i dit arbejde. Det er vigtigt, at man kan sende mange filer via e-mail. Forestil dig, at du skal sende en stor mængde filer til en kollega eller en kunde. I stedet for at bruge lang tid på at uploade hver enkelte fil én efter én som vedhæftede filer til e-mailen og vente på at hver fil er uploadet, før den næste kan vedhæftes, kan du ZIP-komprimere alle dokumenterne på én gang og vedhæfte en enkelt ZIP-fil til din e-mail. Du bør også overveje de mulige løsninger til lagerplads, som du får med ZIP-formatet. I stedet for at beholde alle dine virksomhedsfiler i deres originale størrelse, kan du i høj grad reducere den plads, som dine gamle filer optager, ved at ZIP-komprimere filerne.

Hvad er fordelene og ulemperne ved ZIP-filformatet?

Nu, hvor du kender en smule til ZIP-komprimerede filer, er det vigtigt at se nærmere på den potentielle fordele og ulemper ved at bruge denne slags arkivfiler, især når det handler om at gøre filer mindre. ZIP-filer giver først og fremmest brugere muligheden for at spare lagerplads og gøre deres computere mere effektive. Det er også et effektivt værktøj til at forbedre overførsler af e-mails, da du vil kunne sende e-mails meget hurtigere, hvis de indeholder mindre filer. ZIP-formatet krypterer desuden dine private data, hvilket altid er vigtigt, når man sender filer over internettet. Det er kort sagt den nemmeste måde at opnå fuld effektivitet for filhåndtering. Bare højreklik på de filer, du vil ZIP-komprimere, vælg "Send til", klik på "ZIP-komprimeret mappe", og så er du klar til at sende dine filer.

Der er dog også en række ulemper ved ZIP-filer, som du skal være opmærksom på. Den største ulempe er, at nogle filer ikke kan komprimeres meget mere, end de allerede er – herunder MP3- og JPG-filer. Hvis du arbejder meget med video- og billedfiler, vil ZIP-formatet muligvis ikke spare dig særlig meget lagerplads. Dernæst bør du tænke over sikkerhedsaspektet for dine ZIP-komprimerede filer. Selv om dine ZIP-komprimerede filer er krypterede, kan du umuligt vide, hvad der sker med dine data, når de uploades til en filkomprimeringsapp. Du kan heller ikke forhindre, at de falder i de forkerte hænder. Du kan selvfølgelig benytte de integrerede funktioner til ZIP-komprimering, som er tilgængelige i Windows og Apple, men hvis du bruger en ekstern komprimeringsapp, vil datasikkerhed altid være et spørgsmål. Det er også værd at huske på, at udvidelser af ZIP-filer også kan blive beskadigede, og i nogle tilfælde kan beskadiget data påvirke hele den ZIP-komprimerede mappe.

Hvad er en 7z-fil?

Når du undersøger ZIP-filer, vil du sikkert støde på termen "7z-fil" eller "7-ZIP". Men hvad er en 7z-fil, og hvordan adskiller den sig fra ZIP-formatet? 7z ligner andre arkiveringsformater som ZIP og RAR, men 7z-filerne bruger et højere komprimeringsforhold. Det betyder, at der er færre megabyte i hver fil, så brugerne kan opnå endnu større pladsbesparelser. Selv om det måske tager lidt længere at behandle 7z-filer, vil det være et oplagt valg for alle, der gerne vil lære, hvordan de kan gøre filer mindre på den mest effektive måde.

Hvad er alternativerne til ZIP-filer?

ZIP-formatet er selvfølgelig ikke den eneste spiller på markedet inden for filkomprimering. Der er en lang række arkiveringstyper, herunder RAR, TAR og 7z, samt software til arkivering og filkomprimering, som f.eks. WinRAR, ZIPx og PeaZip. Som nævnt er der dog en række potentielle problemer forbundet med ZIP-filer, herunder lange ventetider, duplikerede filer, begrænsning af filstørrelse og beskadigelse.

I stedet for at kæmpe med forskellige apps til filkomprimering, kan brugen af et cloudlager udgøre et alternativ til ZIP-filer, da det fjerner behovet for komprimering. Med Dropbox er der f.eks. ingen lange processer med utallige trin, som du skal udføre for at kunne opbevare eller sende store filer. Bare send en fil eller en mappe i den oprindelige størrelse – uden at komprimere – ved at klikke på "Del". Du kan opbevare og dele filer på op til 50 GB, og du får dermed en hurtig, pålidelig måde at dele filer på, uden at det optager plads i indbakken eller på din computer. Når det er sagt, kan Dropbox faktisk være den perfekte platform til komprimerede filer, hvis du får brug for at arbejde med dem. Dropbox understøtter forhåndsvisning af ZIP- og RAR-filer, komprimering efter upload samt understøttelse af redigering.

Et sidste ord

ZIP-filer er en måde at opbevare eller overføre data på en mere effektiv måde. Det er dog ikke den eneste måde, du kan komprimere dine filer på – så hold øje med de forskellige komprimeringsmuligheder for at finde det arkivsystem, der bedst opfylder dine behov.