Vad är en ZIP-fil?

Hjälp ditt företag spara lagringsutrymme och göra e-postöverföringstiden kortare med ZIP-filer.

Vad är en ZIP-fil?

Filkomprimering är en oerhört viktig del av den digitala arbetsytan. Vi kan skicka mer information med högre hastighet än vad som någonsin varit möjligt, och därför är ZIP-filer ett så populärt verktyg för företag över hela världen. Men vad är en ZIP-fil?

ZIP-filer förklarade

ZIP är ett vanligt arkivfilformat som används för att komprimera en eller flera filer till en enda plats, vilket minskar den totala storleken och gör det lättare att föra över filerna. ZIP-filer fungerar på ungefär samma sätt som en standardmapp i din dator. Med zippade filer komprimeras emellertid innehållet i mappen, vilket minskar mängden data som används av din dator. Så om du vill veta hur man gör en fil mindre har du all anledning att undersöka ZIP-filformatet.

Hur identifierar man en ZIP-arkivfil? Enkelt. När du ser tilläggen .ZIP eller .zip i slutet av en fil är det en ZIP-fil du tittar på. ZIP-filformatet har funnits ganska länge, och uppfanns av Phil Katz 1986. Från början implementerade Katz ZIP-filer i hans företags PKZip-program, men deras användning spred sig så småningom och även om det i dag finns många olika filarkivformat är ZIP förmodligen det vanligaste, främst på grund av WinZip-programmets popularitet på 1990-talet.

Hur fungerar ZIP-filer?

ZIP-filer kodar informationen i färre bitar – vilket minskar storleken på filen eller filerna – genom att ta bort överflödiga data. Det är detta som kallas ”förlustfri datakomprimering”, vilket säkerställer att alla originaldata hålls intakta. Låt oss titta på ett snabbt exempel som förklarar hur detta fungerar.

Tänk dig en fil som innehåller följande meningar:

  • The best sharing and storage solution for your business
  • Your business solution for the best sharing and storage

Varje ord i den här filen visas två gånger. Om varje tecken och mellanslag i filen är lika med en enhet minne, skulle hela filstorleken vara 110 enheter. Om du skapar en numrerad kod för filen kan emellertid data uttryckas på ett annat sätt:

  • 1 – The
  • 2 – best
  • 3 – sharing
  • 4 – and
  • 5 – storage
  • 6 – solution
  • 7 – for
  • 8 – your
  • 9 – business

Uttryckt på detta vis lyder meningen nu: 123456789896712345. Detta innebär att den ursprungliga filstorleken på 110 enheter kan minskas till bara 18 enheter, vilket är en enorm besparing. ZIP-filformatet använder förlustfria komprimeringsalgoritmer för att göra exakt detta, så att du kan uttrycka samma information på ett mer effektivt sätt genom att helt enkelt ta bort överflödiga data från filen.

När kan ZIP-filer användas i arbete?

Det finns ett brett utbud av potentiella användningsområden för zippade filer i en företagsmiljö. Att kunna skicka ett stort antal filer via e-post är absolut nödvändigt. Säg att du måste skicka ett stort antal filer till en kollega eller kund. I stället för att lägga tid på att ladda upp varje enskild fil en efter en som en e-postbilagor och vänta tills varje fil laddats upp innan du kan bifogar nästa, kan du helt enkelt zippa alla dokument samtidigt och bifoga en enda ZIP-fil till mejlet. Du bör också fundera på de potentiella lagringslösningar som ZIP-formatet ger. Hellre än att lagra alla affärsfiler i sina ursprungliga storlekar kan du zippa dem och minska utrymmet som krävs avsevärt.

Vilka är för- och nackdelarna med ZIP-filformatet?

Nu när du vet lite mer om zippade filer är det dags att utforska de potentiella för- och nackdelarna med att använda denna typ av arkivfil, särskilt när det gäller hur man kan göra en fil mindre. Först – och mest uppenbart – är att ZIP ger användarna möjlighet att spara lagringsutrymme och öka datorns effektivitet. Systemet är också ett effektivt sätt att förenkla e-postöverföringar, eftersom du kan skicka e-postmeddelanden mycket snabbare med mindre filer. Dessutom krypterar ZIP-filformatet dina privata data, vilket alltid är viktigt när du skickar filer över internet. Kort sagt är detta är ett riktigt enkelt sätt att maximera effektiviteten i din filhantering. Bara högerklicka på de filer du vill zippa, välj ”Skicka till”, klicka på ”Komprimerad (zippad) mapp” så är du klar.

Det finns emellertid ett antal nackdelar med ZIP-arkivfiler som du ska vara medveten om. Den viktigaste är att vissa filer kan inte komprimeras mycket mer än de redan är, inklusive MP3-filer och JPG-filer. Så om du arbetar mycket med video- och bildfiler kanske ZIP-formatet inte hjälper dig att spara särskilt mycket lagringsutrymme. Sedan måste du tänka på säkerhetsaspekten kring zippade filer. Även om zippade filer är krypterade när de är färdiga finns det inget sätt för dig att veta vad som händer med dina data när de från början laddas upp till filkomprimeringsappen, och du har inte något sätt att förhindra att de hamnar i fel händer. Självklart kan du använda de inbyggda zippfunktionerna som finns i Windows och Apple, men om du använder en extern komprimeringsapp från en tredjepartsleverantör kommer datasäkerheten alltid att vara ett problem. Det är också värt att komma ihåg att ZIP-filer också kan skadas, och i vissa fall kan skadade data påverka hela ZIP-mappen.

Vad är en 7z-fil?

När du läser på om ZIP-filer kommer du förmodligen att stöta på termen ”7z-fil” eller ”7-ZIP”. Men vad är en 7z-fil och hur skiljer den sig från ZIP-formatet? Den liknar i stor utsträckning andra arkiveringsformat som ZIP och RAR, men avgörande är att 7z-filer använder ett högre kompressionsförhållande. Detta innebär att det finns färre megabyte i varje fil, vilket säkerställer att användare kan göra ännu större lagringsbesparingar. 7z-filer tar lite längre tid på sig för bearbetning, men detta är förmodligen den arkivfil du väljer om ditt fokus är lära dig göra filstorleken mindre på det mest effektiva sättet.

Vilka andra alternativ finns det till ZIP-filer?

Naturligtvis är ZIP-filformatet inte den enda lösningen när det gäller filkomprimering. Det finns ett brett utbud av arkivfiltyper, inklusive RAR, TAR och 7z, samt arkiverings- och filkomprimeringsprogram som WinRAR, ZIPx och PeaZip. Men som vi tidigare nämnt finns det en rad potentiella problem kopplade till ZIP-filer, inklusive långa väntetider, duplicerade filer, filstorleksgränser och filskador.

I stället för att brottas med olika filkomprimeringsappar kan molnlagring erbjuda ett alternativ till ZIP-filer som helt tar bort behovet av komprimering. Med Dropbox finns till exempel ingen lång flerstegsprocess som du behöver gå igenom för att lagra eller skicka stora filer . Bara skicka en fil eller mapp i sin ursprungsstorlek utan att komprimera genom att klicka på ”Dela”. Du kan lagra och dela filer upp till 50 GB, vilket gör detta till ett snabbt och pålitligt sätt att dela filer utan att fylla upp inkorgen eller diskutrymmet på din dator. Med detta sagt kan Dropbox vara den perfekta plattformen också om du behöver arbeta med komprimerade filer, med stöd för ZIP- och RAR-förhandsvisning, komprimering efter uppladdning och stöd för redigering.

Avslutande ord

I ett nötskal är en ZIP-fil ett sätt att lagra eller överföra data på ett mer effektivt sätt. Det är emellertid inte det enda sättet att komprimera filer, så se till att titta på de olika komprimeringsalternativen som finns tillgängliga för att hitta arkivfilsystemet för dina behov.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business