Cos'è un file ZIP?

Aiuta la tua azienda a risparmiare sullo spazio di archiviazione e a velocizzare i tempi di trasmissione delle email con i file ZIP.

Cos'è un file ZIP?

La compressione dei file rappresenta una parte molto importante dell'area di lavoro digitale. Oggi è possibile inviare più dati a velocità elevate come mai prima d'ora, motivo per cui i file ZIP sono diventati uno strumento così diffuso in tutte le aziende del mondo. Ma cos'è un file ZIP?

Introduzione ai file ZIP

Lo ZIP è un formato di archivio ampiamente utilizzato per comprimere uno o più file in un'unica posizione, riducendo la dimensione complessiva e agevolando il trasferimento dei file. I file ZIP praticamente funzionano come una cartella standard nel computer. Tuttavia, con i file zip, i contenuti della cartella vengono compressi, riducendo la quantità di dati usati dal computer. Quindi, per scoprire come ridurre le dimensioni di un file è opportuno documentarsi sul formato file ZIP.

Come si identifica un file di archivio ZIP? Semplice. Quando sono presenti le estensioni .ZIP o .zip alla fine di un file, si tratta di un file ZIP. Il formato file ZIP è sul mercato da molto tempo, considerando che è stato inventato da Phil Katz nel 1986. All'inizio, Katz aveva implementato i file ZIP in un programma aziendale denominato PKZip, ma il suo utilizzo si diffuse poi velocemente e, sebbene esistano diversi formati di archivio file, lo ZIP è probabilmente il più usato, principalmente grazie alla popolarità del programma WinZip degli anni '90 del secolo scorso.

Come funzionano i file ZIP?

I file ZIP codificano le informazioni in un minor numero di bit, riducendo pertanto le dimensioni del file o dei file, rimuovendo i dati ridondanti e portando alla cosiddetta "Compressione dati senza perdita", a garanzia che tutti i dati originali siano mantenuti intatti. Vediamo un breve esempio per capire come funzionano questi file.

Immaginiamo che un file contenga le seguenti frasi:

  • La migliore soluzione di condivisione e archiviazione per la tua azienda
  • La miglior soluzione aziendale per condividere e archiviare contenuti

Ogni parola in questo file viene visualizzata due volte. Ora, se ogni carattere e spazio nel file corrispondesse a un'unità di memoria, la dimensione complessiva del file sarebbe di 110 unità. Tuttavia, se si creasse un codice numerato per il file, i dati potrebbero essere indicati in modo diverso:

  • 1 – La
  • 2 – miglior
  • 3 – soluzione
  • 4 – aziendale
  • 5 – per
  • 6 – condividere
  • 7 – e
  • 8 – archiviare
  • 9 – contenuti

O, per dirla in modo diverso, la frase potrebbe essere letta così: 123456789896712345. Ciò significa che la dimensione del file iniziale di 110 unità può essere ridotta a sole 18 unità, un risparmio notevole. Il formato file ZIP usa algoritmi di compressione senza perdita proprio per questo, consentendo di esprimere le stesse informazioni in modo più efficiente semplicemente rimuovendo i dati ridondanti dal file.

Quando usare i file ZIP al lavoro

In un contesto lavorativo, i file compressi offrono una vasta gamma di potenziali utilizzi. Poter inviare un numero elevato di file tramite email è fondamentale. Ipotizziamo sia necessario inviare un batch voluminoso di file a un collega o un cliente. Invece di caricare ogni file uno per uno come allegato email e aspettare il caricamento di ognuno prima di allegare quello successivo, basterà comprimere tutti i documenti in un unico file e allegarlo come file ZIP all'email. Il formato ZIP offre anche potenziali soluzioni di archiviazione. Piuttosto che mantenere le dimensioni originali di tutti i file di lavoro, la loro compressione può ridurre in modo significativo la quantità di spazio occupato dai file più vecchi.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del formato file ZIP?

Dopo aver acquisito queste informazioni sui file compressi, è importante esplorare i vantaggi e gli svantaggi potenziali correlati al loro utilizzo, in particolare per quanto riguarda le modalità di riduzione dei file. Innanzitutto, i file ZIP forniscono agli utenti l'opportunità di risparmiare spazio e ottimizzare l'efficienza dei computer. I file ZIP costituiscono anche un modo efficiente per migliorare i trasferimenti tramite email, perché consentono di inviare email più rapidamente con file più piccoli. Inoltre, il formato file ZIP crittograferà i dati privati degli utenti, operazione di fondamentale importanza quando si inviano file tramite Internet. In breve, è un modo davvero semplice per ottimizzare l'efficienza della gestione dei file. Basta fare clic con il tasto destro del mouse sui file da comprimere, selezionare "Invia a", fare clic su "Cartella compressa" e il gioco è fatto.

Tuttavia, i file ZIP presentano anche alcuni svantaggi che è bene conoscere. In primis, alcuni file non possono essere compressi molto più di quanto non siano già, tra cui i file MP3 e JPG. Quindi, se si lavora esclusivamente con file video e immagini, il formato ZIP potrebbe non essere l'ideale per risparmiare molto spazio di archiviazione. In secondo luogo, è opportuno pensare all'aspetto della sicurezza dei file compressi. Considerando che i file compressi vengono crittografati al completamento, non c'è modo di sapere cosa succeda ai dati quando vengono caricati inizialmente in un'app per la compressione dei file, come anche di evitare che finiscano nelle mani sbagliate. Naturalmente, è possibile usare le funzioni di compressione integrate in Windows e Apple, ma, se si usa un'app per la compressione esterna di un provider di terze parti, la sicurezza dei dati sarà sempre un problema. Vale anche la pena ricordare che le estensioni dei file ZIP possono danneggiarsi e, in alcuni casi, i dati danneggiati possono corrompere tutta la cartella ZIP.

Cos'è un file 7z?

Nell'ambito delle ricerche sui file ZIP, sarà capitato di incontrare i termini "file 7z" o "7-ZIP". Ma cos'è un file 7z e in cosa differisce dal formato ZIP? I file 7z sono molto simili ad altri formati di archiviazione come ZIP e RAR, ma vantano un rapporto di compressione più elevato. Ciò significa che sono presenti meno megabyte in ogni file, a garanzia che ogni utente possa risparmiare ancora più spazio di archiviazione. Per quanto i file 7z abbiano tempi di elaborazione più lunghi, sono solitamente i file di archivio prescelti da chi desidera ridurre le dimensioni dei file nel modo più efficace possibile.

Quali sono le alternative ai file ZIP?

Naturalmente, il formato file ZIP non è l'unico presente sul mercato. Le tipologie di file di archivio sono svariate, tra cui RAR, TAR e 7z, come anche le utilità di gestione archiviazione e i software per la compressione dei file, come WinRAR, ZIPx e PeaZip. Ma, come indicato in precedenza, i file ZIP comportano potenziali problematiche, tra cui lunghi tempi di attesa, file duplicati, limiti alle dimensioni dei file e danneggiamento.

Anziché destreggiarsi tra le varie applicazioni per l'archiviazione dei file, l'utilizzo dello spazio di archiviazione cloud può fornire un'alternativa ai file ZIP, eliminando così definitivamente la necessità di compressione. Con Dropbox, ad esempio, per archiviare o inviare file di grandi dimensioni non va eseguito alcun processo a più passaggi e dispendioso in termini di tempo. Basta inviare un file o una cartella nella sua dimensione originale facendo clic su "Condividi". Grazie a questo modo affidabile e rapido di condivisione, è possibile archiviare e condividere fino a 50 GB, senza occupare spazio nella posta elettronica o nel computer. Detto questo, anche in caso fosse necessario lavorare con file compressi, Dropbox costituirebbe la piattaforma ideale, offrendo supporto per le anteprime ZIP e RAR, compressione post-caricamento e supporto per l'editing dei file.

Conclusioni

In breve, un file ZIP costituisce un modo per archiviare e trasferire dati in modo efficiente. Tuttavia, non rappresenta l'unico modo per comprimere file; si consiglia di documentarsi sulle varie opzioni disponibili sul mercato per scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.