For å lage en idiotsikker prosjektplan, trenger du først de riktige verktøyene for jobben. Akkurat nå betyr det å finne et sted å opprette, dele og samarbeide om prosjektplandokumentet ditt.
Dropbox Paper har alt du trenger for å skrive prosjektplanen din og gjøre massevis av annet arbeid. Prøv det gratis og bruk veiledningen vår for å få best mulig sjanse til å lykkes.
Er du klar? Åpne en prosjektplanmal, så kan vi starte.
Gå direkte til en del:
- Definisjon og hvorfor er en prosjektplan viktig?
- Trinn for å lage en fantastisk prosjektplan
- Trinn 1: Definer prosjektomfanget
- Trinn 2: Angi suksessmål
- Trinn 3: Del opp prosjektet i mindre oppgaver
- Trinn 4: Lag en tidslinje for prosjektet
- Trinn 5: Tildel ressurser og budsjett
- Trinn 6: Identifiser risikoer
- Trinn 7: Kommuniser og samarbeid
- Trinn 8: Overvåk og spor fremdrift
- Trinn 9: Gjennomgå og evaluer
- Trinn 10: Feir suksess og anerkjenn feil
- Tips for bedre prosjektledelse
Hva er en prosjektplan og hvorfor er de viktige?
En prosjektplan er et detaljert veikart som skisserer omfang, mål, leveranser, tidslinjer, ressurser og risikoer for et prosjekt.
Prosjektplaner er viktige fordi de gir et klart bilde av et prosjekts overordnede mål, viktige milepæler og individuelle oppgaver. De beste prosjektplanene gir følgende fordeler:
- Nøyaktige tidsrammer for prosjektet
- Nøyaktig budsjettering og økonomiske anslag
- Balansert fordeling av ressurser
- Lavere risiko, eller mer bevissthet og reduksjon av risiko
- En tydelig måte å kommunisere forventninger mellom team og interessenter
Prosjekter tar tid og involverer bruk av mye data og forskjellige filer. Ikke vent på at noe skal gå galt – bruk Dropbox Backup for raskt å sikre og lagre det harde arbeidet ditt.
10 trinn for å lage en fantastisk prosjektplan
Spesifikasjonene i en prosjektplan vil variere mye mellom prosjektene. Kanskje du bygger en app, kanskje du lager en film – det kan være hva som helst.
Uansett hva du jobber med er det heldigvis repeterbare trinn du kan følge for å formulere en prosjektplan.
Trinn 1: Definer prosjektomfanget
For denne fasen av planen trenger du ganske enkelt å finne ut grensene for prosjektet – hva er inkludert og hva er ikke? Hvilke prosjektmål vil se ut som en seier?
Eksempler inkluderer høyere inntekter eller kundetilfredshet, økende salg eller kundebase – eller reduksjon av kostnadene dine. Mål hjelper deg med å bestemme leveransene og oppgavene for prosjektet.
Dette trinnet er kritisk siden det bidrar til å legge grunnlaget for planlegging, men det gir også det bredere teamet litt mer motivasjon – ettersom de kan se det større bildet.
Trinn 2: Angi suksessmål
Du trenger krystallklare kriterier for å avgjøre om du oppfyller målene som definerer suksess. Store milepæler kan inkludere ting som å gå over til betatesting eller å fullføre et billboarddesign.
Definer målene og sørg for at de er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART). Mål oppnås ikke av følelser alene, du trenger solide data for å sikkerhetskopiere dem.
Eksempler på konkrete mål kan være 1000 podcast-nedlastinger den første måneden, 500 reservasjoner før slutten av året, 10 000 annonsevisninger innen kvartal 2 – og så videre.
Trinn 3: Del opp prosjektet i mindre oppgaver
Her er delen der du kan skissere de viktigste interessentene, begynne å dele ut arbeid og fordele ansvar. Dette er sjansen til å finne ut hvem som er involvert og hva du forventer av dem.
For å gjøre dette, identifiser store blokker med oppgaver og bryt dem ned i håndterbare deler. Du kan for eksempel dele en prosjektplan for en video inn i manusskriving, opptak og redigering.
Det viktigste er å estimere tiden og ressursene du trenger for å fullføre hver enkelt, noe som fører deg til neste trinn.
Trinn 4: Lag en tidslinje for prosjektet
Du trenger en grundig tidsplan som inkluderer hver oppgave, milepæl og frist. Dropbox Paper har suverene samarbeidsfunksjoner som gjør planleggingen enklere – bruk det til å nøyaktig plotte en kurs.
Prøv å lage et Gantt-diagram for å utvikle tidslinjen din, som kan være måneder unna, da dette gjør det litt lettere å forstå. Visuelle elementer i en tidslinje kan bidra til at et prosjekt føles mer gjennomførbart.
Trinn 5: Tildel ressurser og budsjett
Det er her du identifiserer ressursene du trenger – som mennesker, utstyr eller materiell – for hver oppgave. Denne delen er avgjørende for å sikre at alt er tilgjengelig når du trenger det.
Kanskje du for eksempel trenger to skuespillere og én kameraperson for en kommersiell opptak – eller en designer for å utarbeide en logo. Uansett hva det er, sørg for å estimere hver oppgaves ressurser nøyaktig.
Trinn 6: Identifiser risikoer
Planlegg for forsinkelser eller overraskende utfordringer, som sykdom, og sørg for å ha beredskap på plass for å unngå problemer. Risikoer kan omfatte for mange runder med tilbakemeldinger fra en klient, tekniske forsinkelser eller til og med dårlig vær.
Analyser avhengighetene (hvilke oppgaver må fullføres før en annen kan starte) og fokuser på disse. De fleste risikoer er ganske håndterbare hvis du har faste planer for å håndtere dem.
Trinn 7: Kommuniser og samarbeid
Denne delen av prosjektplanen er der du skisserer kommunikasjonskjeden mellom interessenter. Bestem hvem som rapporterer til hvem, for eksempel juniorteammedlemmer til avdelingsledere.
Et viktig eksempel på dette er i endringsledelse. Avgjørende for langsiktige prosjekter.
Hvem setter forventninger hvis et prosjekt endres og hvem motiverer teamet? Du må utpeke interessenter til å holde møter eller spørsmål og svar for å kommunisere endringer – og løse eventuelle problemer.
Oppmuntre til samarbeid på dette stadiet av planen og underveis i fortsettelsen av styring av prosjektet. Samarbeid bidrar til å fremme teamarbeid og sikrer at alle jobber mot samme mål.
Dropbox har kraftige funksjoner som lar deg kommentere PDF-er, kommentere videoer bilde-for-bilde, gi tilbakemelding på dokumenter i sanntid og mer. Velg ditt abonnement og registrer deg i dag.
Trinn 8: Overvåk og spor fremdrift
Gode nyheter! Alt for en vellykket prosjektplan er på plass, så nå kan du lene deg tilbake og slappe av. Vi bare tuller – du må hele tiden overvåke fremdriften og gjøre justeringer – beklager.
Dropbox Paper har oppgaveadministrasjonsverktøy og funksjoner som hjelper deg med å administrere datoer, spore arbeid og få automatiske påminnelser. Det er flott å følge fremgang opp mot budsjett og tidsplan.
Trinn 9: Gjennomgå og evaluer
Etter hvert som prosjektplanen skrider frem, må du gjennomføre regelmessige gjennomganger for å finne ut hva som fungerer bra og hva som trenger forbedring. Er det en hake i planen du ville revurdert?
Hvis prosjektet ditt for eksempel er en annonse for bleier med foreldre og barn på settet – er det vanskelig å planlegge nøyaktig. Som en god prosjektleder kan du regne inn ting (som sovetider) i fremtidige prosjekter.
Trinn 10: Feir suksess og anerkjenn feil
Prosjektplanlegging innebærer å feire suksess når det skjer, for eksempel når en milepæl passeres. Dette fremmer en teamånd på store prosjekter med mange bevegelige deler og på tvers av ulike avdelinger.
Planlegging og effektiv ledelse går hånd i hånd. Så selv om noe ikke fungerer, må du anerkjenne innsatsen til teammedlemmene dine og ta deg tid til å reflektere over gruppeprestasjoner.
For best sjanse for å lykkes med prosjektplanen din – bruk gratis prosjektplanmal i Dropbox Paper, som inkluderer et stort bibliotek med nyttige maler for også andre typer arbeid.
Lag imponerende prosjektplaner og mer med Dropbox Paper
Prosjektplaner er et viktig veikart og en skanse mot risiko – du trenger en for å holde prosjektet innenfor tidslinjer, innenfor budsjett og ha størst sjanse for et vellykket resultat. Men hvem som helst kan gjøre det!
Dropbox Paper er det perfekte stedet å lage en idiotsikker prosjektplan. Registrer deg for Dropbox for å bruke Paper gratis, eller bare logg på og start arbeidet med din neste vellykkede prosjektplan med en gang.