Sju vaner som svært effektive prosjektledere har

Dyktige prosjektledere er de usynlige stjernene i alle organisasjoner som gjør det bra. Det er kanskje ikke prosjektlederne som utfører det kreative arbeidet som får kundene til å smile, men de sørger for at jobben blir godt utført, til riktig tid og på en effektiv måte. De ser problemet før det blir et problem, skaper svært funksjonelle enheter og hever bunnlinjen over hele linjen.

Vi ba to eksperter på prosjektledelse og organisasjonsfilosofi om å gi oss sine beste tips til svært effektiv prosjektledelse.

1. Bidra til at folk knytter bånd

I en asynkron tid med fjernarbeid, kan teammedlemmer og kunder komme til å føle seg isolerte og alene. De kan ikke slå av en prat rundt vanndispenseren eller ta en spontan drink etter jobb, og de kan ikke klage over irritasjonsmomenter. Derfor bør du sette av tid til at teamet kan knytte bånd.

– Personlige relasjoner fungerer som lim i samarbeidsmiljøer, sier Dr. Barbara Edington, direktør for Center of Excellence in Project Management og professor ved avdelingen for ledelse og informasjonsteknologi på St. Francis College. Hos Dropbox har for eksempel tekstforfatterne en virtuell happy hour hver fredag ettermiddag. Da snakker de om uken som har gått, forteller hva de leser, tar en drink og knytter bånd, som mennesker – ikke kolleger.

Og hvem fikk idéen til det? En prosjektleder.

For at kundene skal føle at de får personlig behandling, kan du vurdere å sende korte videoer med startnotater, statusoppdateringer og vurderinger i etterkant. (Med Dropbox Capture er dette gjort på et blunk!) På den måten får de en følelse av stilen og personligheten til hvert enkelt teammedlem.

2. Fastsett en prosess for beslutningstaking

Det er uunngåelig at det blir spørsmål, fra teamet, kundene og mange andre. En god prosjektleder fastsetter konkrete regler for hvordan de skal besvares og hvordan avgjørelser skal tas på generelt grunnlag.

Cornelius Fichtner, vert for podkasten Project Management, foreslår å få på plass en styringsstruktur som sier noe om hvilke typer beslutninger prosjektledere kan ta, hvilke styret bør ta og hvilke eieren av prosjektet bør ta.

– Å forstå hvem som bestemmer hva vil bidra til å skape tillit, legger hun til. En HUKI-matrise er én måte å fastsette hvem som er ansvarlig for den endelige avgjørelsen på, samt hvem som er involvert og på hvilket nivå.

– Sørg for at arbeidsflyten for hver enkelt oppgave blir forstått av medarbeiderne som er ansvarlige for oppgavene, legger Dr. Edington til. (Les: Stay in your lane.)

3. Ha fokus på individuell tilknytning

Er båndene mellom hvert enkelt teammedlem sterke, blir teamet sterkt. Ledere bør gå inn for å skape sterke enheter som gjør hverandre enda sterkere og med det kompenserer for eventuelle svakheter. Noen ganger innebærer det å redusere størrelsen på teamet.

– Prosjektledere må se på teamet som et samarbeid mellom svært kompetente enkeltpersoner, ikke som ett eneste, stort team, forklarer Dr. Edington. Hvorfor? – Hvis du legger for liten vekt på de sterke sidene til hver enkelt, kan – og dette er viktig – de miste ansvarsfølelsen, forklarer hun.

Du kan vurdere å bruke et flytskjema for å vise hvordan individuell ekspertise passer inn i prosjektet og kan kobles til ekspertisen andre innehar. Bruk navnene til teammedlemmene i stedet for avdelingene for å styrke følelsen av individuelt ansvar og ansvarsfølelse. (Ingenting er som smiger for å fange oppmerksomheten!)

4. Utarbeid en flygekontrollplan

Tenk på alle elementene som inngår i et typisk prosjekt: Det kan være flere titalls dokumenter, bilder, videoer eller trådrammer. En virkelig god prosjektleder visualiserer arbeidsflyten, sørger for at oppdragstakere har skrevet under på den stiplede linjen, at designeren har de rette ressursene, utvikleren de rette filene og at den kreative lederen kan se gjennom alt til riktig tid. Ideelt sett kan du gjøre alt på ett sted, som i Dropbox, hvor du kan sende kontrakter ut for e-signatur, organisere ressurser og overføre dem på en sikker måte.

5. Hovedtidsplan – utarbeidelse av en hovedtidsplan

Du er en flygeleder. Med fjernarbeid på globalt nivå, er det avgjørende å kunne jobbe på en asynkron måte. Prosjektledere må vite når teammedlemmer jobber og om arbeidstiden overlapper med de rette teamkollegene, og de må kunne holde et øye med det helhetlige bildet.

– Du må vite mye om virtuell prosjektledelse og kunne lese et virtuelt rom og forstå hvordan det går, sier Fichtner.

Følger du tidsplanen til enhver tid, unngår du at noen i Boston må vente på svar mens motparten i Singapore sover. De rette produktene vil være til stor hjelp: Dropbox gjør det enkelt for Mary i Boston å gjøre anmerkninger i en fil eller legge ved en personalisert video som Brian i Singapore kan se gjennom når han våkner. På den måten kan alle spørsmål og svar samles på ett sted, samtidig som sjefen deres i Los Angeles kan gå gjennom arbeidet.

Du kan godt vurdere en god, gammeldags tavle som du bare kan kaste et blikk på for å se hvem som jobber med hva og om det er gjort. (Gjør du det digitalt? Vurder fargekoder.) Hvis mulig kan du sette av tid slik at alle kan sjekke inn og stille spørsmål.

6. Be om tilbakemeldinger

Til syvende og sist er prosjektlederen en emosjonell leder, rådgiver, venn, coach, sjef og den som holder i alle tråder. Tillit til teamet, teknologien og verktøyet er kjernen i den gode jobben de gjør.

Samtidig må prosjektlederen være god for at teamet skal bli godt. Dette innebærer å hente inn tilbakemeldinger fra teamet og prøve å forbedre seg hele tiden.

– Få tilbakemeldinger fra teamet på individuell basis, ikke som en gruppe, sier Dr. Edington. – Gå til hvert enkelt teammedlem og spør hvordan de synes du gjør det og hvordan du kan gjøre jobben enklere for dem.

En prat ansikt til ansikt i stedet for i et gruppemiljø vil bidra til at folk føler seg mer komfortable og gir ærlige tilbakemeldinger, sier Dr. Edington. Å skape et trygt miljø der folk kan si hva de mener bør også gjøre teamet mer funksjonelt.

7. Observer de beste lederne (og de dårligste!)

Hvem beundrer du for jobben de gjør? Ta en grundig titt på team og ledere som gjør det bra og – enda viktigere – som er dysfunksjonelle. Det trenger ikke være prosjektledere eller noen i din egen bransje, det kan være basketballtrenere, administrerende direktører, lærere, ingeniører eller motedesignere.

– Observer, observer, observer, sier Dr. Edington. – Hva gjorde de bra, og hva gjorde de dårlig? Studer arbeidet de gjør, og tenk på i hvor stor grad du kan kopiere dem for å hjelpe teamet med å være kreative og handlingsrettede.

Gjennom å skape bedre vaner, praktisere dem og bruke Dropbox-verktøy, kan prosjektledere oppnå mer enn bare å klare seg. De kan vokse. Enklere prosesser og mer effektive arbeidsflyter trenger ikke bare være en uoppnåelig drøm, og prosjektledelse trenger ikke være en plikt. Sørg for at det blir en glede.