Cara mengurus invois: 5 tip pengurusan invois untuk pekerja bebas

Pekerja bebas ialah impian ramai orang, tetapi realitinya, mengurus invois boleh menjadi suatu mimpi ngeri. Proses ini sama seperti permainan Tetris kewangan yang tidak berkesudahan, cuba untuk menyesuaikan semua nombor dan tarikh akhir bersama-sama. Dan jangan lupa tentang pengalaman yang tidak menyenangkan apabila anda perlu menghubungi klien berkenaan dengan pembayaran lewat.

Walau bagaimanapun, dengan alat dan strategi yang betul, anda boleh memperkemas proses dan mendapat bayaran dengan lebih cepat. Dalam artikel ini, kami akan berkongsi lima tip pengurusan invois untuk membantu anda kekal teratur dan kembali kepada perkara terbaik yang anda lakukan—menarik perhatian klien dan mengembangkan perniagaan anda.

Mengapakah pengurusan invois penting?

Proses pengurusan invois yang berkesan membantu anda—dan klien anda—menghalang kesilapan yang besar dalam pemprosesan dan pembayaran invois anda. Ini boleh membantu anda mengelakkan kelewatan dalam menerima bayaran untuk produk atau perkhidmatan anda yang disebabkan oleh kesilapan manusia dalam kemasukan data. Akibatnya, pengalaman invois yang lancar dan tanpa tekanan boleh membina hubungan positif dengan klien anda.

Dilengkapi dengan alat yang sesuai, pengurusan invois juga boleh membantu anda mengurus aliran tunai dan inventori anda serta meramalkan kewangan dan pertumbuhan anda.

Cara mengurus invois dengan berkesan

Berikut ialah lima tip untuk membantu anda mengurus invois anda dengan berkesan:

1. Pilih perisian terbaik untuk anda

Langkah pertama untuk pengurusan invois yang berkesan adalah memilih perisian yang terbaik. Sesetengah klien mungkin lebih suka invois dihantar kepada mereka sebagai dokumen Word, Google Doc atau PDF supaya mereka boleh memuat naik terus dokumen tersebut kepada sistem pengurusan invois mereka sendiri untuk diproses.

Walau bagaimanapun, untuk memudahkan lagi proses bagi semua orang, dapatkan perisian yang membenarkan anda mencipta, mengurus dan menghantar invois anda dari satu tempat.

Dropbox menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan semua invois, memudahkan lagi untuk invois diakses, diurus dan dikongsi dari mana-mana peranti dan di mana-mana sahaja. Ini menghapuskan keperluan untuk simpanan fizikal, seperti fail kertas atau simpanan komputer tempatan, yang mungkin boleh hilang atau rosak.

Jika anda sedang mencari cara untuk menyambungkan fail anda kepada perisian pengurusan projek atau invois anda, Dropbox berintegrasi dengan pelbagai alat seperti ActiveCollab dan Xero Tax.

2. Permudahkan klien anda untuk membayar anda

Tiada keadaan yang lebih teruk daripada klien tidak bersedia untuk menerima invois. Penting untuk membincangkan terma pembayaran dengan klien anda secepat mungkin—sebaik-baiknya sebelum anda memulakan sebarang kerja. Dengan cara itu, anda boleh menjelaskan cara yang anda pilih untuk dibayar dan pembayaran tersebut boleh dibuat oleh klien semudah mungkin apabila tiba masanya.

Proses pembayaran yang mudah bermanfaat untuk semua orang—klien boleh mengurangkan beberapa tugas yang memakan masa serta melibatkan proses membuat invois dan anda boleh meningkatkan aliran tunai anda dengan menerima pembayaran dengan lebih cepat.

Kaedah pembayaran elektronik seperti Stripe dan PayPal adalah lebih selamat daripada pembayaran tunai tradisional. Kaedah ini juga jauh lebih pantas daripada membuat pindahan bank melalui perbankan dalam talian.

3. Automatikkan proses

Alat pengurusan invois digital boleh membantu anda mengelakkan banyak kemungkinan ralat yang biasa berlaku pada invois kertas. Invois anda boleh dihantar terus daripada alat invois anda kepada klien anda, tanpa berisiko untuk tersesat semasa proses penghantaran.

Jika anda perlu mendapatkan tandatangan untuk invois anda, alat seperti Dropbox Sign boleh membantu anda mempercepatkan proses ini dengan mengautomatikkan kebanyakan proses. Anda boleh mencipta templat boleh guna semula dan borang praisi yang boleh anda sesuaikan dan hantar kepada klien untuk mendapatkan eTandatangan. Anda akan menerima pemberitahuan e-mel apabila klien anda melihat, membuka atau menandatangani invois anda.

4. Jimat masa dengan templat tersuai

Jika anda perlu membuat invois pembayaran langganan atau kerja projek biasa untuk klien, maka templat akan menjimatkan banyak masa dan usaha anda.

Dengan cara itu, maklumat sama yang perlu anda masukkan secara manual dan berulang kali telah dipraisi. Menambah logo jenama anda dan menyesuaikan gaya templat anda juga memastikan invois anda lebih dikenali oleh klien.

Jika anda tidak memerlukan tandatangan pada invois anda, Dropbox membenarkan anda menyunting dokumen PDF dengan mudah, jadi anda boleh mencipta invois baru daripada templat dengan beberapa klik. Kawalan versi membenarkan anda menjejaki perubahan pada invois—yang mungkin berguna untuk pengauditan. Kemudian, anda boleh berkongsi fail ini menggunakan pautan mudah, dan klien, pembekal atau pihak berkepentingan yang lain boleh mengakses fail ini walaupun mereka tidak mempunyai akaun Dropbox.

5. Mempunyai pelan untuk invois yang belum dibayar

Malangnya, ramai pekerja bebas memberitahu bahawa situasi invois tertunggak dan tidak dibayar menjadi perkara biasa. Terdapat banyak faktor yang boleh menyebabkan situasi ini berlaku, daripada invois tidak dihantar kepada orang atau jabatan yang sesuai, hinggalah kepada klien yang terlalu sibuk untuk memproses invois.

Oleh sebab itu, penting untuk menyediakan proses bagi invois yang tidak dibayar. Ini boleh termasuk:

• Menetapkan sebarang bayaran lewat atau caj faedah dalam kontrak anda dengan klien
• Meminta pembayaran semasa penerimaan, bermakna klien harus membayar anda sebaik sahaja mereka menerima invois
• Menetapkan tempoh pembayaran yang munasabah supaya klien tidak tergesa-gesa
• Menjadualkan peringatan untuk dihantar kepada klien melalui e-mel—seperti tujuh hari sebelum tarikh akhir pembayaran, pada tarikh akhir itu sendiri dan tujuh hari selepas tarikh akhir—sekiranya invois anda hilang dalam e-mel klien anda secara tidak sengaja

Cara mengurus invois dengan Dropbox

Jika anda tidak menggunakan perisian invois, sebaliknya mencipta invois secara manual sebagai dokumen, Dropbox boleh menjadi cara yang berguna untuk menyimpan, menyusun dan berkongsi invois anda.

Muat naik invois ke akaun Dropbox anda dan selaraskan invois tersebut ke peranti anda. Kongsi dokumen terus daripada penyimpanan awan anda dengan beberapa klik. Atau, untuk menggunakan ciri penghantaran fail lanjutan seperti penjejakan penglibatan, hantar invois anda dengan Hantar dan jejaki.

Pengurusan invois dipermudahkan

Percepatkan proses mencipta, menyesuaikan dan menghantar invois dengan Dropbox.

Dropbox berfungsi sebagai hab terpusat untuk menyimpan, menyunting dan berkongsi invois anda supaya anda boleh kekal teratur dan termaklum dengan kewangan anda.