Pengurus projek yang hebat merupakan bintang yang tidak didendang bagi setiap organisasi yang berjaya. PP (pengurus projek) mungkin bukan mereka yang melakukan kerja kreatif yang membuatkan klien tersenyum, tetapi mereka memastikan kerja dilakukan dengan baik, tepat pada masanya dan cekap. Mereka melihat masalah sebelum ia menjadi masalah, membina unit yang sangat berfungsi dan meningkatkan keuntungan secara menyeluruh.
Kami meminta dua pakar dalam pengurusan projek dan falsafah organisasi untuk berkongsi tip teratas mereka untuk pengurus projek yang sangat berkesan.
1. Satukan orang ramai
Dalam zaman tidak selaras pejabat jarak jauh ini, ahli pasukan dan klien boleh berasa terasing dan keseorangan. Tiada perbualan sambil mengisi air, tiada sesi minum spontan selepas bekerja, tiada merungut tentang kejengkelan yang dikongsi. Oleh itu, jadikan ia satu tugas anda untuk membina masa untuk pasukan itu bersatu.
"Hubungan peribadi adalah instrumen ikatan yang penting dalam persekitaran kolaboratif," kata Dr. Barbara Edington, pengarah Pusat Kecemerlangan dalam Pengurusan Projek dan profesor di Jabatan Pengurusan dan Teknologi Maklumat di St. Francis College. Di Dropbox, contohnya, penulis kami mempunyai waktu gembira maya pada petang Jumaat. Mereka bercerita tentang minggu mereka, berkongsi apa yang mereka baca, minum dan berhubung sebagai manusia—bukan sebagai rakan sekerja.
Individu yang mempunyai idea itu? Seorang PP.
Apabila melibatkan klien anda dengan sentuhan peribadi, pertimbangkan untuk menghantar video ringkas dengan nota permulaan, kemas kini status dan pascanilai. (Dropbox Capture menjadikan ini pantas!) Dengan cara itu, mereka boleh merasakan personaliti dan gaya ahli pasukan.
2. Wujudkan proses membuat keputusan
Tidak dapat dielakkan, persoalan timbul—daripada pasukan, klien dan semua orang antaranya. PP yang baik menetapkan peraturan yang kukuh tentang cara untuk menjawab persoalan itu, dan cara untuk membuat keputusan secara umum.
Cornelius Fichtner, hos Podcast Pengurusan Projek, mencadangkan supaya mempunyai "struktur tadbir urus yang menyatakan, 'Jenis keputusan ini boleh dibuat oleh pengurus produk; jenis keputusan ini perlu diajukan kepada lembaga; keputusan ini perlu diajukan kepada penaja projek.'"
"Memahami siapa yang memutuskan perkara yang akan membantu untuk membina kepercayaan," tambahnya. Menggunakan rangka kerja DACI ialah satu cara untuk menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan muktamad serta siapa yang terlibat di setiap peringkat.
Dr. Edington menambah, "Pastikan aliran kerja yang dikaitkan dengan setiap tugasan difahami dari segi individu yang bertanggungjawab untuk tugas tersebut." (Baca: Kekal di jalan anda.)
3. Fokus pada perhubungan individu
Satu pasukan adalah seerat ikatan antara ahli. Pemimpin harus berusaha untuk mewujudkan unit yang kuat yang akan mengukuhkan kekuatan satu sama lain dan menutup sebarang kelemahan. Kadangkala, ini bermakna mengecilkan saiz pasukan.
"Pemimpin projek mesti menumpukan pada kerjasama antara individu berkemahiran tinggi daripada cuba menggabungkan [mereka] bersama-sama menjadi satu 'pasukan' yang besar," jelas Dr. Edington. Mengapa? Anda tidak mahu meminimumkan kekuatan individu, jelasnya, dan—yang penting—kehilangan "rasa tanggungjawab."
Pertimbangkan untuk menggunakan carta alir untuk menunjukkan bagaimana kepakaran solo sesuai dengan keseluruhan projek dan berhubung dengan kepakaran orang lain, menggunakan nama ahli pasukan dan bukannya jabatan generik untuk mengukuhkan rasa tanggungjawab dan kebolehkepercayaan individu. (Tidak seperti sanjungan kecil untuk menarik perhatian semua orang!)
4. Membangunkan pelan kawalan trafik udara
Fikirkan tentang aset yang terlibat dengan projek biasa: Mungkin terdapat berpuluh-puluh dokumen, imej, video atau bingkai wayar. Pengurus projek yang hebat akan menggambarkan aliran kerja, memastikan kontraktor telah menandatangani pada garis putus-putus, pereka bentuk mempunyai aset yang betul, pembangun mempunyai fail yang betul dan pengarah kreatif boleh menyemak segala-galanya pada masa yang sesuai. Sebaik-baiknya, anda mempunyai kedai sehenti seperti Dropbox di mana-mana anda boleh menghantar kontrak untuk eSignatures, menyusun aset, dan menghantar aset itu dengan selamat.
5. Penjadualan induk—dan buat jadual induk
Anda adalah kawalan trafik udara. Dalam dunia pekerjaan jarak jauh secara global ini, dapat bekerja dalam cara tak selaras adalah penting. Pengurus projek mesti memahami masa ahli pasukan bekerja, dan sama ada waktu kerja mereka bertindih dengan rakan sepasukan yang betul—dan memerhatikan gambaran keseluruhan.
"Anda perlu bijak dalam pengurusan projek maya, untuk dapat membaca bilik maya dan memahami bagaimana ia berlaku," kata Fichtner.
Mematuhi jadual akan memastikan seseorang di Boston tidak menunggu jawapan sementara rakan sejawatan Singapura mereka sedang tidur lena. Produk yang betul akan membantu: Dropbox memudahkan Mary di Boston untuk menanda fail atau menyertakan video yang diperibadikan yang boleh disemak oleh Brian di Singapura apabila dia bangun daripada tidur. Ini adalah satu cara untuk semua soalan dan jawapan berada di satu tempat, dan untuk pengurus mereka di L.A. menyemak kerja mereka juga.
Untuk anda pula, fikirkan papan putih lama yang bagus supaya anda boleh mengetahui sekilas pandang siapa yang sedang mengusahakan perkara itu dan sama ada ia telah selesai. (Melakukan ini secara digital? Pertimbangkan pengekodan warna.) Dan—jika boleh—tetapkan masa tetap apabila semua orang boleh mendaftar masuk dan bertanya soalan.
6. Minta maklum balas
Pada penghujung hari, seorang PP—pemimpin emosi, consiglier, rakan, jurulatih dan pengurus—menyimpan segala-galanya bersama-sama. Keyakinan pada pasukan, teknologi dan alatan mereka memacu kejayaan mereka.
Sebaliknya, untuk pasukan menjadi hebat, PP perlu hebat. Ini bermakna mendapat maklum balas daripada krew anda dan sentiasa berusaha untuk bertambah baik.
"Dapatkan maklum balas daripada pasukan anda secara individu, jangan sekali-kali sebagai satu kumpulan," kata Dr. Edington. "Pergi ke setiap ahli pasukan dan tanya, 'Bagaimana keadaan saya?' dan, 'Bagaimana saya boleh memudahkan kerja anda?'"
Berbual seorang demi seorang dan bukannya dalam tetapan kumpulan akan membantu untuk memastikan orang ramai berasa selesa memberikan maklum balas yang jujur, kata Dr. Edington Mewujudkan ruang yang selamat untuk orang ramai meluahkan fikiran mereka juga akan meningkatkan kefungsian pasukan secara keseluruhan.
7. Kaji pemimpin terkenal (dan yang kurang baik juga)
Karya siapa yang anda kagumi? Lihat dengan teliti pasukan dan pemimpin yang berjaya dan—lebih penting lagi—tidak berfungsi. Mereka tidak perlu menjadi pengurus projek atau dalam industri anda, tetapi boleh menjadi jurulatih bola keranjang, CEO, guru bilik darjah, jurutera atau pereka fesyen.
"Perhatikan, perhatikan, perhatikan," kata Dr. Edington. "Apakah elemen yang mereka lakukan dengan baik dan apakah yang mereka lakukan dengan buruk?" Kaji kerja mereka, kemudian pertimbangkan bagaimana anda boleh meniru mereka untuk membantu pasukan anda menjadi kreatif dan berorientasikan tindakan.
Dengan membina tabiat yang lebih baik, mengamalkannya dan menggunakan alatan Dropbox, PP boleh melakukan lebih daripada sekadar bertahan: Mereka boleh berkembang maju. Proses yang lebih mudah dan aliran kerja yang lebih cekap tidak perlu menjadi angan-angan semata, dan pengurusan projek tidak perlu menjadi tugas harian. Jadikan ia satu keseronokan.
