Untuk mencipta pelan projek yang tidak mungkin gagal, anda memerlukan alat yang betul untuk membuat kerja terlebih dahulu. Pada masa ini, perkara itu bermakna mencari tempat untuk mencipta, berkongsi dan bekerjasama pada dokumen pelan projek anda.
Dropbox Paper mempunyai semua yang anda perlukan untuk menulis pelan projek anda dan melakukan banyak kerja lain, cuba secara percuma dan gunakan panduan kami untuk peluang terbaik untuk berjaya.
Sudah bersedia? Buka Templat pelan projek dan kita boleh mulakan.
Pergi ke bahagian:
- Definisi dan mengapa pelan projek itu penting?
- Langkah-langkah untuk mencipta pelan projek yang menakjubkan
- Langkah 1: Tentukan skop projek
- Langkah 2: Tetapkan ukuran kejayaan
- Langkah 3: Pecahkan projek kepada tugasan yang lebih kecil
- Langkah 4: Cipta garis masa projek
- Langkah 5: Peruntukkan sumber dan belanjawan
- Langkah 6: Kenal pasti risiko
- Langkah 7: Berkomunikasi dan bekerjasama
- Langkah 8: Pantau dan jejak kemajuan
- Langkah 9: Semak dan nilai
- Langkah 10: Raikan kejayaan dan akui kegagalan
- Petua untuk pengurusan projek yang lebih baik
Apakah pelan projek dan mengapa ia penting?
Pelan projek ialah peta laluan terperinci yang menggariskan skop, objektif, hasil, garis masa, sumber dan risiko sesuatu projek.
Pelan projek adalah penting kerana ia memberikan gambaran yang jelas tentang matlamat keseluruhan projek, pencapaian penting dan tugas individu. Pelan projek yang terbaik memberikan manfaat berikut:
- Jangka masa yang tepat untuk projek
- Belanjawan dan unjuran kewangan yang tepat
- Peruntukan sumber yang seimbang
- Risiko yang lebih rendah atau lebih kesedaran dan pengurangan risiko
- Cara yang jelas untuk menyampaikan jangkaan antara pasukan dan pihak berkepentingan
Projek mengambil masa dan melibatkan penggunaan banyak data dan fail yang berbeza. Jangan tunggu sesuatu yang tidak betul berlaku—gunakan Dropbox Backup untuk melindungi dan menyimpan kerja keras anda dengan cepat.
10 langkah untuk mencipta pelan projek yang menakjubkan
Perkara spesifik dalam pelan projek akan berbeza-beza antara projek. Mungkin anda sedang membina apl, mungkin anda sedang membuat filem—ia boleh jadi apa sahaja.
Syukurlah, tidak kira apa yang anda sedang usahakan, terdapat langkah-langkah berulang yang boleh anda ikuti untuk merangka sebarang pelan projek.
Langkah 1: Tentukan skop projek
Untuk peringkat pelan ini, anda hanya perlu memikirkan sempadan projek—apa yang disertakan dan apa yang tidak? Apakah matlamat projek yang akan kelihatan seperti satu kemenangan?
Contohnya termasuklah hasil yang lebih tinggi atau kepuasan pelanggan, peningkatan jualan atau asas pelanggan—atau mengurangkan kos anda. Matlamat membantu anda menentukan hasil dan tugasan untuk projek.
Langkah ini penting kerana ia membantu meletakkan asas untuk perancangan, tetapi ia juga memberikan pasukan yang lebih luas sedikit lebih motivasi—kerana mereka dapat melihat gambaran yang lebih besar.
Langkah 2: Tetapkan ukuran kejayaan
Anda memerlukan kriteria yang jelas untuk menentukan sama ada anda memenuhi objektif yang menentukan kejayaan. Pencapaian besar mungkin termasuk perkara seperti beralih ke ujian beta atau memuktamadkan reka bentuk papan iklan.
Tentukan matlamat dan pastikan matlamat itu khusus, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan berhad masa (SMART). Matlamat tidak dicapai dengan perasaan sahaja, anda memerlukan data yang kukuh untuk menyokongnya.
Contoh ukuran yang konkrit mungkin 1,000 muat turun podcast pada bulan pertama, 500 tempahan sebelum akhir tahun, 10,000 tera iklan menjelang S2—dan seterusnya.
Langkah 3: Pecahkan projek kepada tugasan yang lebih kecil
Berikut ialah bahagian yang mana anda boleh gariskan pemegang kepentingan utama, mula mengagihkan kerja dan menentukan tanggungjawab. Ini merupakan peluang untuk menentukan siapa yang terlibat dan perkara yang anda harapkan daripada mereka.
Untuk melakukan ini, kenal pasti blok tugas yang besar dan pecahkannya kepada bahagian yang boleh diurus. Contohnya, anda mungkin membahagikan pelan projek untuk video kepada penulisan skrip, penggambaran dan penyuntingan.
Perkara yang paling penting adalah untuk menganggarkan masa dan sumber yang anda perlukan bagi menyelesaikan setiap satu tugasan, yang membawa anda ke langkah seterusnya.
Langkah 4: Cipta garis masa projek
Anda memerlukan jadual yang menyeluruh yang merangkumi setiap tugas, pencapaian dan tarikh akhir. Dropbox Paper mempunyai ciri kerjasama hebat yang memudahkan perancangan—gunakannya untuk merancang kursus dengan tepat.
Cuba cipta satu carta Gantt untuk membangunkan garis masa anda, yang mungkin beberapa bulan lagi, kerana ini menjadikan garis masa tersebut lebih mudah untuk difahami. Visual dalam garis masa boleh membantu menjadikan projek berasa lebih boleh dilaksanakan.
Langkah 5: Peruntukkan sumber dan belanjawan
Di sinilah anda mengenal pasti sumber yang anda perlukan—seperti orang, peralatan atau bahan—untuk setiap tugas. Bahagian ini penting untuk memastikan semuanya tersedia apabila anda memerlukannya.
Contohnya, mungkin anda memerlukan dua orang pelakon dan seorang jurukamera untuk penggambaran komersial—atau seorang pereka bentuk untuk menghasilkan logo. Walau apa pun, pastikan anda menganggarkan sumber setiap tugasan dengan tepat.
Langkah 6: Kenal pasti risiko
Rancang untuk masalah kelewatan atau kejutan, seperti penyakit, dan sediakan kontingensi untuk mengelakkan masalah. Risiko boleh termasuk terlalu banyak pertukaran maklum balas daripada pelanggan, kelewatan teknologi atau cuaca buruk.
Analisis kebergantungan (tugas apa yang perlu diselesaikan sebelum yang lain boleh dimulakan) dan fokus pada ini. Kebanyakan risiko agak terurus jika anda mempunyai pelan yang kukuh untuk menanganinya.
Langkah 7: Berkomunikasi dan bekerjasama
Bahagian pelan projek ini ialah tempat anda menggariskan rantaian komunikasi antara pihak berkepentingan. Tentukan siapa yang melaporkan kepada siapa, seperti ahli pasukan junior kepada ketua jabatan.
Contoh penting penetapan ini adalah dalam pengurusan perubahan. Penting untuk projek jangka panjang.
Siapa yang menetapkan jangkaan jika projek berubah dan siapa yang memotivasikan pasukan? Anda perlu mencalonkan pihak berkepentingan untuk mengadakan mesyuarat atau sesi Soal Jawab untuk menyampaikan perubahan—dan menyelesaikan sebarang masalah.
Galakkan usahasama pada peringkat pelan ini dan semasa anda terus menguruskan projek. Usahasama membantu menggalakkan kerja berpasukan dan memastikan semua orang berusaha ke arah matlamat yang sama.
Dropbox mempunyai ciri-ciri berkuasa yang membolehkan anda menganotasi PDF, memberi komen pada video bingkai demi bingkai, memberi maklum balas tentang dokumen dalam masa nyata dan banyak lagi. Pilih pelan anda dan daftar hari ini.
Langkah 8: Pantau dan jejak kemajuan
Berita baik! Segala-galanya untuk pelan projek yang berjaya telah disediakan, jadi kini anda boleh duduk dan berehat. Bergurau sahaja—anda perlu sentiasa memantau kemajuan dan membuat penyelarasan—maaf.
Dropbox Paper mempunyai alat pengurusan tugas dan ciri-ciri yang membantu anda mengurus tarikh, menjejak kerja dan mendapat peringatan automatik. Anda harus membuat kemajuan yang bersesuaian dengan belanjawan dan jadual anda.
Langkah 9: Semak dan nilai
Semasa pelan projek berjalan, anda perlu menjalankan semakan berkala untuk menentukan perkara yang berfungsi dengan baik dan perkara yang memerlukan penambahbaikan. Adakah terdapat halangan dalam pelan yang perlu anda pertimbangkan semula?
Contohnya, jika projek anda ialah iklan lampin dengan ibu bapa dan anak-anak di set—sukar untuk menjadualkan dengan tepat. Sebagai pengurus projek yang baik, anda boleh memasukkan perkara (seperti waktu tidur siang) ke dalam projek masa hadapan.
Langkah 10: Raikan kejayaan dan iktiraf kegagalan
Perancangan projek melibatkan meraikan kejayaan apabila ia berlaku, seperti melepasi penanda aras. Ini memupuk semangat berpasukan pada projek besar dengan banyak bahagian bergerak dan merentasi jabatan yang berbeza.
Perancangan dan pengurusan yang berkesan berjalan seiring. Jadi, walaupun sesuatu tidak berjaya, iktiraf usaha ahli pasukan anda dan luangkan masa untuk merenung pencapaian kumpulan.
Untuk peluang terbaik untuk berjaya dalam rancangan projek anda—gunakan templat Pelan Projek percuma dalam Dropbox Paper, yang termasuk pustaka besar templat yang berguna untuk jenis kerja lain juga.
Cipta pelan projek yang mengagumkan dan banyak lagi dengan Dropbox Paper
Pelan projek ialah pelan hala tuju yang penting dan benteng kepada risiko—anda memerlukannya untuk memastikan projek anda menepati masa, mengikut bajet dan dengan peluang terbaik untuk mencapai hasil yang berjaya. Tetapi sesiapa sahaja boleh melakukannya!
Dropbox Paper ialah tempat yang sesuai untuk mencipta pelan projek yang tidak mungkin gagal. Daftar diri untuk Dropbox bagi menggunakan Paper secara percuma, atau hanya daftar masuk dan mula bekerja pada pelan projek anda yang berjaya seterusnya dengan segera.