Tidak perlu berdolak-dalik lagi – kertas kerja memang menyusahkan.
Dan walaupun banyak syarikat sudah menyingkirkan proses mencetak dan mengimbas dengan mendigitalkan aliran dokumen mereka, masih banyak lagi syarikat dan industri yang merasa tersekat dalam sistem lama menggunakan kertas. Ada cara yang lebih baik!
Di bawah, anda akan menemukan enam cara yang berbeza untuk menjadikan kertas kerja lebih mudah di pejabat, dalam pasukan, jabatan, atau syarikat anda. Tip ini sesuai untuk mana-mana industri yang sedia untuk bebas daripada bebanan kertas. Setiap cadangan memerlukan anda mempunyai akaun Dropbox Sign (sebelum ini HelloSign) yang aktif.
Klik di sini untuk mendaftar akaun percubaan anda.
1. Jimat masa dengan mencipta templat untuk dokumen yang digunakan secara kerap
Mengapa melakukan perkara yang sama 100 kali apabila anda boleh melakukan sekali dan kemudian mengautomatikkan perkara itu? Templat Dropbox Sign membenarkan anda memformat dokumen sekali dan kemudian menyimpan pemformatan bagi kegunaan pada masa akan datang. Ini kaedah yang bagus untuk menyingkirkan pemformatan berlebihan dan memberi diri anda sumber masa dan mental.
Ketahui cara untuk menyediakan templat pertama anda di sini.
2. Jimat lebih banyak masa dengan mengisi maklumat secara automatik pada dokumen anda
Bayangkan anda baru sahaja menerima paket kertas kerja yang rumit dan berbanding mengisi ratusan medan teks, semua yang anda hanya perlu lakukan adalah menyemak maklumat dan menandatangan pada garis putus-putus? Sungguh melegakan! Berita baiknya ialah perkara ini boleh dilakukan dengan menggunakan tag teks dengan Dropbox Sign API.
Tag teks membenarkan pelanggan API untuk memformat templat dokumen (ingat, kita baru sahaja membincangkan tentangnya!) dengan tag khas yang mengisi medan teks dengan data secara automatik. Data termasuk perkara seperti jawatan kerja, alamat, nombor telefon, alamat e-mel dan banyak lagi.
3. Membolehkan peringatan e-mel supaya anda termaklum
Peringatan e-mel Dropbox Sign memastikan anda sentiasa termaklum dengan aktiviti dokumen, menjadikan proses lancar apabila anda perlu memberitahu penandatangan untuk menandatangan atau jika anda sendiri perlu menandatangan dokumen yang terlepas pandang.
Peringatan e-mel memberikan anda pandangan hebat tentang aktiviti dokumen, membantu anda mengelakkan semakan yang tidak kena. Anda boleh melihat dokumen yang telah dibuka, dilihat, ditandatangan dan banyak lagi.
Navigasi ke tab tetapan anda dalam Akaun Dropbox Sign anda untuk mengurus pemberitahuan e-mel anda.
4. Tugaskan arahan menandatangan untuk memastikan semua orang kekal teratur
Adakah anda mempunyai dokumen dalam syarikat atau industri anda yang memerlukan tandatangan daripada berbilang pihak berkepentingan? Sangat mudah untuk mendapatkan tandatangan bagi dokumen ini dengan cara yang tersusun apabila anda membolehkan arahan menandatangan untuk dokumen.
Arahan menandatangan menyingkirkan kesukaran untuk menghantar dokumen yang sama ke berbilang alamat e-mel dan menjejak secara manual individu, masa dan perkara yang dilihat. Ciri ini sangat hebat apabila digandingkan dengan peringatan e-mel. Semua orang kekal termaklum!
Anda boleh menugaskan arahan menandatangan apabila anda menyediakan dokumen anda untuk tandatangan. Anda kini juga boleh menugaskan arahan menandatangan apabila menyediakan templat dokumen.
5. Elakkan rasa pening kepala kerana menyemak dokumen dengan pengesahan data secara manual
Mempunyai ralat ialah perkara biasa bagi manusia, untuk melindungi daripada ralat ialah dengan pengesahan data. Pengesahan data ialah ciri yang memaklumkan penandatangan jika mereka memasukkan data diformat yang salah.
Contohnya, mesej ralat akan muncul jika seseorang secara tanpa sengaja memasukkan nombor telefon ke kotak teks e-mel. Ciri ini menenangkan minda kerana maklumat yang anda kumpul ialah maklumat yang anda mahu, dan mengelakkan anda daripada perlu menyemak seluruh dokumen bagi mencari setiap kesalahan lalai.
6. Ubah sepenuhnya cara kerja anda dan benamkan tandatangan dalam talian ke dalam aliran kerja anda
Jika anda ingin bertanggungjawab sepenuhnya bagi pengalaman menandatangan, pertimbangkan untuk membawa pengalaman menandatangan ke dalam aliran kerja, aplikasi, atau pelantar anda dengan Dropbox Sign API (Antara Muka Pengaturcaraan Aplikasi).
API (Antara Muka Pengaturcaraan Aplikasi) membenarkan anda membenamkan fungsi Dropbox Sign ke dalam aliran kerja khusus anda. Bercakap tentang naik taraf!
Baca lebih lanjut tentang cara penyepaduan aliran kerja berfungsi.
Nikmati aliran kerja kertas yang tidak menyusahkan
Sama ada anda bersedia untuk membawa dokumen pertama anda ke dalam talian, mengautomatikkan aliran kertas kerja yang sedia ada, atau membenamkan pengalaman menandatangan dalam talian ke dalam laman web anda, semua itu lebih mudah dilakukan dengan Dropbox Sign dan Dropbox.
