완벽하게 프로젝트를 기획하려면 먼저 작업에 필요한 올바른 도구를 갖춰야 합니다. 그러기 위해서는 프로젝트를 기획서를 만들고, 공유하고, 협업하는 데 사용할 도구가 있어야 합니다.
Dropbox Paper는 프로젝트 기획을 비롯해 수많은 작업을 수행하는 데 필요한 모든 도구를 제공합니다. 게다가 무료로 체험할 수 있고 안내서를 활용해 성공의 가능성을 높일 수도 있죠.
모든 준비를 마치셨나요? 그렇다면 이제 프로젝트 기획서 템플릿을 열고 시작해봅시다.
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프로젝트 기획의 정의와 프로젝트 기획이 필요한 이유
프로젝트 기획이란 프로젝트의 범위, 목표, 결과물, 일정, 필요한 자원, 위험을 설명하는 상세한 로드맵을 수립하는 것을 의미합니다.
프로젝트 기획은 프로젝트의 전반적인 목표, 주요 이정표, 개별적인 작업에 대한 명확한 그림을 제공한다는 점에서 중요합니다. 프로젝트를 잘 기획하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
- 프로젝트의 정확한 일정 수립
- 정확한 예산 책정과 재무적 예측
- 자원의 균형 잡힌 배분
- 위험 감소 또는 위험에 대한 인식 강화와 위험 완화
- 팀과 관계자 사이에 기대치를 명확하게 소통
프로젝트는 시간이 걸리는 작업입니다. 그리고 많은 양의 데이터와 다양한 파일을 사용해야 하죠. 문제가 발생할 때까지 기다리지 말고 Dropbox Backup을 사용해 힘들게 작업한 파일을 간편하게 저장하고 보호하세요.
프로젝트 기획의 10단계
프로젝트 기획의 세부 사항은 프로젝트에 따라 다릅니다. 프로젝트는 앱 개발, 영화 제작 등 어떤 것이든 될 수 있죠.
다행히도 어떤 작업을 하든 프로젝트를 기획할 때 따를 수 있는 반복적인 단계가 니다.
1단계: 프로젝트의 범위 설정
이 단계에서는 프로젝트의 경계, 즉, 프로젝트에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 파악하기만 하면 됩니다. 그리고 어떤 목표를 달성해야 프로젝트가 성공적이었다고 말할 수 있는지를 생각해봐야 하죠.
수익 또는 고객 만족도 상승, 매출 또는 고객 기반 성장, 비용 절감 등이 그 예가 될 수 있습니다. 목표는 프로젝트의 결과물과 작업을 정하는 데도 도움이 됩니다.
이 단계는 기획의 토대를 마련한다는 점에서 중요합니다. 또한, 프로젝트에 관한 큰 그림을 제공함으로써 팀 전체의 의욕을 높여주기도 하죠.
2단계: 성공 측정 방식 설정
성공을 규정하는 목표를 충족했는지 여부를 결정하는 기준은 대단히 명확해야 합니다. 프로젝트의 핵심 이정표에는 베타 테스트 버전 출시, 광고판 디자인 마무리 등이 포함될 수 있습니다.
명확한 목표를 설정했다면 수립한 목표가 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 관련성 있고, 기한이 정해져 있는지(SMART) 확인하세요. 목표는 단순히 기분에 따라 달성 여부를 결정할 수 있는 것이 아닙니다. 목표 달성을 뒷받침할 확실한 데이터가 있어야 하죠.
구체적인 측정 방식의 예로는 첫 달 팟캐스트 다운로드 횟수 1,000회, 연말 전까지 예약 500건, 2분기까지 광고 노출 횟수 10,000회 등이 있습니다.
3단계: 프로젝트를 작은 단위의 작업으로 분류
이 단계는 주요 관계자를 추려 작업을 분류하고 책임을 정하는 단계입니다. 누가 프로젝트에 참여할지 그리고 이들에게 무엇을 기대하면 되는지 정리할 좋은 기회이죠.
그러려면 먼저 작업을 큰 블록으로 구분한 후 관리 가능한 수준의 작은 덩어리로 나누세요. 예를 들어, 동영상 프로젝트 기획의 경우 대본 작성, 촬영, 편집으로 작업을 분류할 수 있습니다.
가장 중요한 것은 각 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 자원을 추정하는 것입니다. 자세한 내용은 다음 단계에서 살펴봅시다.
4단계: 프로젝트 일정 수립
이 단계는 각 작업과 주요 이정표, 마감일이 포함된 빈틈없는 일정을 수립하는 단계입니다. 이때 Dropbox Paper를 사용하면 편리한 협업 기능을 통해 간편하게 정확한 일정을 수립할 수 있습니다.
간트 차트를 사용해 일정을 수립할 수도 있습니다. 그러면 몇 개월 후의 일정도 조금 더 간편하게 확인할 수 있죠. 타임라인에 시각 자료를 활용하면 프로젝트의 진행 상황을 가늠하기가 수월합니다.
5단계: 자원과 예산 배정
이 단계는 사람, 장비, 자료 등 각 작업에 필요한 자원을 파악하는 단계로, 필요할 순간에 필요한 자원을 사용할 수 있게 한다는 준비한다는 점에서 대단히 중요한 단계입니다.
예를 들어, 광고 촬영에 2명의 배우와 1명의 촬영기사가 필요할 수도 있고, 로고를 만드는 데 1명의 디자이너가 필요할 수도 있습니다. 무엇이 필요하든 각 작업에 필요한 자원을 정확하게 추정하도록 하세요.
6단계: 위험 식별
질병 등으로 인해 일정이 지연되거나 예상치 못한 상황이 생기는 것에 대비해 비상시 계획을 세워 놓아야 문제를 피할 수 있습니다. 클라이언트의 피드백 횟수가 지나치게 많아지거나, 기술적 문제로 인해 계획이 지연되거나, 악천후가 발생하는 등의 상황도 위험에 포함될 수 있습니다.
작업의 종속성(특정 작업이 완료되지 않고는 다음 작업을 시작하는 것이 불가능한 것)을 분석한 다음 이 부분에 특히 집중하도록 하세요. 확고한 계획만 수립해 놓는다면 대부분의 위험은 수월하게 관리할 수 있습니다.
7단계: 커뮤니케이션과 협업
이 단계는 관계자 간의 커뮤니케이션 사슬을 구축하는 단계입니다. 팀원에서 부서장까지 누가, 누구에게 보고해야 하는지 보고 체계를 수립하세요.
이 단계의 예시로는 변경 관리를 들 수 있습니다. 변경 관리는 장기적인 프로젝트에 필수적이죠.
프로젝트에 변경 사항이 발생할 경우 누가 기대치를 설정하고, 누가 팀의 사기를 끌어올리는 역할을 하게 되나요? 회의나 질의응답 시간을 통해 변경 사항을 전달하고 문제를 해결하는 담당자를 지정해 놓도록 하세요.
이 단계를 비롯해 프로젝트 관리 과정의 전반에 걸쳐 협업을 장려하세요. 협업은 팀워크를 강화해 모두가 같은 목표를 향해 나아갈 수 있도록 도와줍니다.
Dropbox는 실시간으로 PDF에 주석을 달고, 동영상 프레임에 댓글을 달고, 문서에서 피드백을 제공하는 강력한 기능을 제공합니다. 지금 바로 적합한 요금제를 선택해 가입해보세요.
8단계: 진행 상황 모니터링과 추적
좋은 소식입니다! 성공적인 프로젝트를 기획하기 위한 모든 것이 준비되었으니 이제 편안히 앉아 휴식을 취하면 됩니다! 라고 말할 수 있다면 좋겠지만 실상은 그렇지 않습니다. 진행 상황을 끊임없이 모니터링하며 세부적인 사항을 조정해야 하죠.
Dropbox Paper는 일정을 관리하고, 작업 진행 상황을 추적하고, 자동으로 리마인더를 보내는 작업 관리 도구와 기능을 탑재하고 있습니다. 예산과 일정에 따른 진행 상황을 확인하기에 매우 유용하죠.
9단계: 검토와 평가
프로젝트를 기획하는 중간중간에 정기적으로 어떤 부분이 효율적이고, 어떤 부분을 개선해야 하는지 검토해야 합니다. 다시 생각해봐야 할 걸림돌이 있나요?
예를 들어, 세트장에서 부모와 아이들을 촬영하는 기저귀 광고 프로젝트의 경우 정확하게 일정을 계획하기가 힘듭니다. 유능한 프로젝트 관리자라면 추후 프로젝트에 낮잠 시간 등의 요소를 반영할 겁니다.
10단계: 성공 축하와 실패 인정
프로젝트 기획에는 주요 이정표를 달성했을 때 프로젝트의 성공을 축하하는 것도 포함됩니다. 그러면 다양한 영역과 다양한 부서가 관여된 대규모 프로젝트에서 팀워크를 강화할 수 있습니다.
기획과 효과적인 관리는 서로 뗄 수 없는 관계입니다. 그러니 무언가가 제대로 작동하지 않는다고 해도 팀원들이 쏟아부은 노력을 인정하고 팀이 함께 무엇을 성취했는지 생각해보는 시간을 가지세요.
프로젝트 기획의 성공 가능성을 높이고 싶다면 Dropbox Paper의 무료 프로젝트 기획 템플릿을 사용하는 것도 한 방법입니다. 방대한 라이브러리에서 다양한 유형의 작업에 유용한 템플릿을 찾아볼 수 있습니다.
Dropbox Paper로 작성하는 프로젝트 기획서
프로젝트 기획은 프로젝트에 없어서는 안 될 로드맵이자 위험을 막아주는 방벽입니다. 프로젝트를 일정과 예산에 맞춰 원활하게 진행하고, 성공적인 결과를 달성하려면 반드시 프로젝트 기획서를 작성해야 하죠. 하지만 프로젝트 기획서 작성을 특별한 사람만 할 수 있는 것은 아닙니다.
Dropbox Paper는 실패 없는 프로젝트 기획서를 작성하기에 완벽한 공간입니다. Dropbox에 가입해 Paper 무료 사용을 시작하거나, 사용 중인 계정에 로그인해 바로 다음번 프로젝트 기획을 시작하세요.