유능한 프로젝트 관리자는 성공하는 조직의 숨은 영웅입니다. 프로젝트 관리자는 클라이언트의 입가에 미소가 떠오르게 하는 크리에이티브 자료를 직접 제작하지는 않지만, 모든 일이 효율적으로 진행되고 제 시간에 완료될 수 있도록 전반적인 상황을 관리하는 역할을 합니다. 또한 수면 위로 떠오르기 전에 문제를 파악하고 업무 역량을 극대화하는 조직 구조를 구축해 회사의 수익을 높입니다.
Dropbox가 프로젝트 관리와 조직 철학 분야의 권위자 2명에게 성공하는 프로젝트 관리자가 되기 위해 키워야 할 습관에 대해 물었습니다.
1. 팀 유대감 쌓기
지금과 같은 비동기식 원격 근무의 시대에 팀원과 클라이언트는 고립된 느낌을 받기가 쉽습니다. 정수기 앞에서 나누는 잡담, 퇴근 후 맥주 한 잔, 불만을 털어놓을 상대도 없죠. 그래서 프로젝트 관리자가 나서서 팀원들 간에 유대감을 쌓는 시간을 만들어야 합니다.
St. Francis College의 경영·정보기술학부 교수이자 Center of Excellence 임원으로 활동하는 Barbara Edington 박사는 "사적 관계는 협업 환경에서 유대감을 쌓을 때 매우 중요한 요소"라고 말합니다. Dropbox의 경우, 작가들이 매주 금요일 오후 온라인 해피아워를 가집니다. 그리고 술 한 잔과 함께 한 주간 무엇을 했는지, 어떤 책을 읽고 있는지 잡담을 나누며 동료가 아닌 인간 대 인간으로 정을 나누며 교류합니다.
이 아이디어가 누구의 아이디어였을까요? 네, 바로 프로젝트 관리자의 아이디어였습니다.
클라이언트와 유대감을 쌓고자 할 때는 프로젝트 개시 관련 사항, 진행 상황 업데이트, 사후 분석 등을 간단하게 동영상으로 제작해 전송하는 방법을 고려해보세요. (이때 Dropbox Capture를 사용하면 정말 간편하게 동영상을 제작할 수 있습니다!) 그러면 클라이언트가 동영상을 통해 팀원들의 성격과 스타일을 가늠할 수 있죠.
2. 의사 결정 프로세스 수립
팀과 클라이언트 그리고 그 외의 모든 관계자들로부터 질문을 받는 것은 피할 수 없습니다. 하지만 유능한 프로젝트 관리자는 이러한 질문에 어떻게 답변하고, 어떻게 의사 결정을 내릴지에 관한 구체적인 규칙을 정해 놓습니다.
Project Management Podcast의 진행자 Cornelius Fichtner는 "'이러한 유형의 의사 결정은 프로젝트 관리자가 내리고, 이러한 유형의 의사 결정은 이사회에 넘기고, 이러한 유형의 의사 결정은 프로젝트 후원자에 넘겨야 한다'라고 구체적으로 정해 놓은 거버넌스 구조"를 갖추는 것이 좋다고 제안합니다.
Fichtner는 "누가, 무엇을 결정하는지가 투명하면 신뢰 구축에 도움이 된다"라고 덧붙입니다. 최종 의사 결정을 내리는 사람이 누구인지, 누가, 어떤 수준까지 관여하는지 결정할 때 사용할 수 있는 방법 중 하나가 DACI 프레임워크입니다.
Edington 박사는 "각 작업을 맡은 개인이 각 작업과 연관된 워크플로를 파악하고 있어야 한다"고 덧붙입니다. 즉, 각자의 일에 충실해야 한다는 뜻이죠.
3. 팀원 간의 관계에 집중
팀원 간의 유대 관계가 좋아야 팀의 결속력도 높아집니다. 관리자는 한 팀원의 강점이 다른 팀원의 약점을 덮어주는 강력한 팀을 구축하기 위해 노력해야 합니다. 그래서 가끔은 팀의 규모를 줄여야 할 수도 있습니다.
Edington 박사는 "프로젝트 관리자는 모두를 하나의 큰 '팀'으로 뭉뚱그리기보다는 고도로 숙련된 개인들 간의 협업에 중점을 둬야 한다"고 말합니다. 왜냐고요? Edington 박사는 개인의 강점을 최소화하고 결국 "책임감"까지 잃게 하는 상황을 만들어서는 안 되기 때문이라고 그 이유를 설명합니다.
개인의 전문성이 전반적인 프로젝트에 어떻게 부합되며, 다른 사람의 전문성과 어떻게 시너지를 낼 수 있는지를 보여줄 때는 흐름도를 사용하는 것이 좋습니다. 부서명 대신 개별적인 팀원들의 이름을 적어 넣어 더 큰 책임감을 느끼게 할 수도 있죠. (약간의 입에 발린 말처럼 사람들의 관심을 끌기에 좋은 것은 없으니까요!)
4. 항공 교통 관제 계획 수립
일반적인 프로젝트와 관련된 자료를 생각해보세요. 수많은 문서, 이미지, 동영상, 와이어프레임 등 다양한 자료가 있을 수 있습니다. 유능한 프로젝트 관리자는 워크플로를 시각화해 계약업체들이 점선에 정확하게 서명하게 하고, 디자이너들이 정확한 자료를 받게 하고, 개발자들이 정확한 파일로 작업하게 하고, 크리에이티브 디렉터가 적시에 모든 것을 검토할 수 있게 합니다. 계약서를 전송해 전자 서명을 요청하고, 자료를 체계적으로 정리하고, 파일을 안전하게 전송할 수 있는 Dropbox 같은 원스톱 플랫폼을 활용하면 프로젝트 관리가 수월해지죠.
5. 전반적인 일정 수립과 관리
프로젝트 관리자는 항공 교통을 관제하는 사람입니다. 전 세계적으로 원격 근무가 보편화된 오늘날에는 비동기식으로 근무할 수 있는 환경을 필수적으로 제공해야 하죠. 프로젝트 관리자는 팀원들의 근무 시간이 언제이고, 이들이 근무하는 시간이 협업이 필요한 다른 팀원들의 근무 시간과 겹치는지 파악하며 전반적인 상황을 주시해야 합니다.
Fichtner는 "온라인 프로젝트 관리의 경우 온라인 공간의 분위기를 읽고 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악할 수 있어야 한다"고 말합니다.
일정을 잘 관리한다는 것은 미국 보스턴에 있는 팀원이 싱가포르에 있는 팀원이 자고 있는 동안 답변을 기다리지 않게 하는 것을 의미합니다. 이때 적절한 제품을 사용하면 일정 관리에 도움이 되는데요, Dropbox에서는 보스턴에 있는 영희 씨가 파일에 마크업을 추가하거나 맞춤 동영상을 전송해 싱가포르에 있는 철수 씨가 일어난 다음 검토할 수 있도록 하는 방식으로 간편하게 업무를 처리할 수 있습니다. 그러면 모든 질문과 답변이 한 공간에서 이루어져 로스앤젤레스에 있는 프로젝트 관리자도 작업을 간편하게 검토할 수 있죠.
약간 구식이긴 하지만 언제나 유용한 화이트보드를 사용하면 누가 어떤 작업을 진행 중이고, 어떤 작업이 완료되었는지를 한눈에 파악할 수 있습니다. (디지털 화이트보드를 사용한다면 작업을 색깔별로 구분해보세요!) 그리고 가능하다면 모든 사람이 참여해 궁금한 점을 질문할 수 있는 시간을 정해두도록 하세요.
6. 피드백 요청
결국 모든 것은 정신적 리더이자 상담가, 친구, 코치, 감독인 프로젝트 관리자의 책임입니다. 팀의 자신감, 팀이 사용하는 기술과 도구가 팀을 성공으로 이끌죠.
반대로 팀이 위대해지려면 프로젝트 관리자도 위대해져야 합니다. 즉, 팀원들에게 피드백을 요청하고, 이를 바탕으로 끊임없이 성장할 수 있도록 노력해야 하죠.
Edington 박사는 "팀 전체가 아닌 팀원 개별적으로 피드백을 요청해야 한다. 각 팀원에게 본인이 프로젝트 관리자의 역할을 잘 수행하고 있는지, 어떻게 하면 팀원들의 업무를 더 편하게 만들어줄 수 있는지 물어라"라고 말합니다.
단체보다 일대일로 면담을 하면 사람들이 편안함을 느껴 솔직한 피드백을 줄 수 있다고 Edington 박사는 덧붙입니다. 사람들이 마음을 솔직하게 털어놓을 수 있는 안전한 공간을 만들어 놓으면 팀의 전반적인 역량도 향상됩니다.
7. 좋은 리더와 나쁜 리더 연구
어떤 사람을 본받고 싶나요? 성공하는 팀과 그 관리자, 그리고 제대로 작동하지 않는 팀과 그 관리자를 면밀하게 살펴보세요. 반드시 같은 업종이거나 프로젝트 관리자일 필요는 없습니다. 농구 코치, CEO, 학교 교사, 엔지니어, 패션 디자이너 등 누구라도 상관없습니다.
Edington 박사는 "이들이 어떤 점을 잘했고, 어떤 점을 잘못했는지 관찰하고, 관찰하고, 또 관찰하라"고 말합니다. 이들의 방식을 연구하며 이들의 어떤 점을 본받아 팀의 창의력과 행동력을 개선할 수 있을지 생각해보세요.
더 좋은 습관을 들이고, 이러한 습관을 연습하는 데 Dropbox 도구를 사용하면 단순히 살아남는 것을 뛰어넘어 프로젝트 관리자로서 성공 가도를 달릴 수 있습니다. 더 간소화된 프로세스와 더 효율적인 워크플로가 허황된 꿈일 필요도, 프로젝트 관리가 번거로울 필요도 없습니다. Dropbox와 함께 업무를 즐겨보세요.
