建築家とエンジニアが建造物を設計し、建設チームがそれを施工する。単純な話のようで意外と大変です。工事が始まる前から、頭の中のイメージと現場の状況が食い違うことがあるのです。施工業者が設計者とコミュニケーションをとる手段といえば、最近まで電話やメール、図面内のメモくらいしかありませんでした。どの方法も時間がかかるので情報が最新でないことも多く、しかるべき関係者全員に伝わらないことがほとんどでした。その点、Dropbox には面倒なやり取りを省略し、次のプロジェクトに向けてコラボレーションに弾みをつけるためのツールが揃っています。
さらに、導入の手間がほとんどなく、Dropbox を使い始めたその日からチームの時間を節約できるメリットもあります。
情報源を一元化
施工業者が持っている施工図は最新版ですか？特に現場での意思決定に影響を与えるような変更が頻繁に発生する場合、各関係者が最新の情報を把握することが重要になります。すべてを Dropbox に保存しておけば、建設チームのモバイル デバイスで、プロジェクトに関する最新情報のアクセスと閲覧が可能になります。オフィスにいる建築家やエンジニアが変更を加えた時点で、即座にその内容を作業者に通知し、共有することができます。バージョンの同期がとれなくなるリスクが少なく、情報源の一元化も簡単です。
プロジェクトの共同作業を効率化
電気のことなら電気技師、建具のことなら建具職人、設計のことなら建築家やエンジニアが熟知しています。良い建物を作るには、全員が独自のスキルを正しく活用し、効果的にコミュニケーションをとる必要があります。常に最新のファイルを利用でき、オープンなコミュニケーションがとれる環境を整えることで、プロジェクト関係者全員のコラボレーションを推進できます。Dropbox の注釈機能を使うと、現場の施工業者は図面の PDF に直接コメントを入れることができ、建築家はその場で内容を確認できます。内容を確認した建築家は必要な変更を加え、最新の情報をリアルタイムで共有できます。つまり建築家はオフィスにいながらにして、現場に常駐しているようなものです。
プロジェクトの進捗状況を写真で保存して共有
建築家とエンジニアは、現場で何が起こっているかを把握することで、より的確な判断を下し、必要な修正を加えることができます。請負業者はカメラアップロードを設定して、現場で撮影した写真や動画を Dropbox に自動でバックアップできます。そうすればデータをフォルダに移動するだけで、オフィスにいるチームと簡単に共有できます。
利用を開始
ワークフローの完全なデジタル化に踏み切ることは、取引先の請負業者や下請業者の顔ぶれが次々と変わる状況では特に難しいかもしれません。幸いにも、先ほど紹介した Dropbox のツールはそれぞれ単独で使うことができます。特定のタスクを管理するツールを 1 つずつ導入していくのは、完全に統合されたプロセスの構築に効果的な方法です。まずは整理した Dropbox フォルダにすべてのドキュメントを保存し、チーム内で共有することから始めましょう。そうすることで、誰もが快適に Dropbox を使えるようになり、アプリのダウンロードを促すことができます。その後なら、注釈の導入やカメラアップロードの利用も簡単になります。知らず知らずのうちに時間とお金を節約し、これまで以上に効率的なコラボレーションを実現できるはずです。
