CRM を強化して承認をスピードアップ

何はなくても CRM。セールス部門のリーダーであれば、顧客データに瞬時にアクセスできる重要性を知っているはずです。顧客の考えやニーズについてリアルタイムで有用な情報が得られれば、見込み客との関係構築が驚くほど簡単になります。同じ認識を共有できていれば、提供できるサービスが格段に良いものになります。

セールス チームの働き方がハイブリッドになり、CRM はこれまで以上に価値のあるものになっています。しかし顧客との関係構築においては、依然として重要な疑問（そして可能性）が残されていると話すのは、Sales Readiness Group の CEO でセールス トレーニングの指導者であるレイ・マケラ氏です。「共同作業やコミュニケーション、顧客体験をどのように管理していますか？ドキュメントのやり取りはどのように行っていますか？提案書や推薦状は、どうやって提出していますか？」

CRM は、社内の人にとっても顧客にとっても欠かせないツールです。ただし、社内外の人とつながり、連絡を取り、共同作業するための機能にも同じくらい重要です。仕事がリモートでハイブリッドとなった現在は特に、顧客との関係の半分はこうしたコミュニケーションであると言っても過言ではないでしょう。

Dropbox に Dropbox Sign や DocSend を組み合わせることで、従来の CRM では不可能だったことが実現できます。いくつか具体例をご紹介しましょう。

1. 瞬時に同期して顧客に最新情報を提供する

たとえば、見込み顧客と契約内容の詳細を詰めているとしましょう。テーブルを挟んで向かい合い、一字一句を突き合わせて話し合うことはないはずです。コメントのやり取り、寄せられた質問への回答、予想外の変更に対応する、というのが実際の姿ではないでしょうか。もちろんこれは、順調に進んでいるときの様子です。

こうした個々のやり取りをシンプルな形で一元化できないとしたら、課題となっているすべての内容を漏らさず管理することが果たして可能でしょうか。たとえば 9 つのチームに対して合計で 19 件のメールがばらばらに送られていたとしたら、そのすべてを確実にチェックする方法があるでしょうか。

終わらないメールの連鎖を終わりにしましょう。ファイルに加えた変更はすぐに同期されるので、すべての Salesforce ユーザーがリアルタイムで最新バージョンのコンテンツにアクセスできます（Dropbox と Salesforce のインテグレーションについて詳しくはこちらでご覧ください）。

2. チームの足並みを揃える

提案内容についてセールス チームの全員が同じ認識を持てるようにするため、現時点でどのようなことをしていますか？たとえばチーム内でルールを守らない人が 1 人いて、その人が問題のある行動（承認を受けずに価格を変更するなど）を 1 回行った場合に、後工程ではどれほどの問題が起こるでしょうか（多数の問題が予想されますね）。

セールス チームでは、資料、価格、提案などの情報をスムーズに把握しコラボレーションできる方法を必要としています。そうした手段がなければ、どんなに優れた CRM でも有効活用することはできないでしょう。Dropbox は、迅速なファイル アップデートとコラボレーションで、チームのスムーズな共同作業を支援します。

3. フォローアップの方法とタイミングがわかる

CRM にデータがそろっていたとしても、Zoom 会議の画面を通して見込み客の考えを探るのは簡単ではありません。提案内容を取りまとめて送信した後は、顧客がどれほど関心を持っているかを想像するしかありません。

DocSend なら、ページごとの分析機能やメール キャプチャなどのきめ細かい権限設定、ワンクリックの NDA、パスワード保護などが利用できるので、商談の内容や進捗をしっかりと把握できます。たとえば、見込み客が提案書に記載した価格帯のどこに興味を持っているか、企業内で他の意思決定者に共有したかどうかなどがわかります。見込み客が 80 % の時間を「価格オプション B」を調べるために費やしているのがわかれば、商談をすばやくクローズするための効果的で先を見越したフォローアップを行うのもずっと楽になります。

4. 迅速にクロージングできる

CRM に Dropbox Sign の電子署名を直接組み込むことで、契約書の印刷、署名、スキャンのプロセスにかかっていた時間を大幅に短縮できます。署名業務はモバイルにも対応していて、リマインダーや通知の機能も用意されているので、署名のプロセスをスピーディに進めることができます。途中で変更が発生した場合でも、その場ですぐに契約内容を修正したり、署名者を追加したりできます。

Dropbox が発行しているセールス e ブックの新刊「Closing from Anywhere（仕事の場所を問わずスムーズに契約を締結）」では、ハイブリッドになったこの世界で、自社のチーム、顧客、そして見込み顧客とつながり共同作業をする方法について解説しています。たとえば、最も重要な情報を手に入れる方法、共同作業のプロセスをスムーズにする方法のほか、データを詳細に分析して見込み顧客が興味を示している提案内容を把握する方法や、署名プロセスをスピードアップして対応できる商談の数を増やす方法などです。

簡単に読める分量ですが、CRM やセールスに関連する重要な問題を多く扱うとともに、その解決方法についても触れています。