リモート勤務のメンバーとつながる
今、世界中の企業が、リモートで仕事をする社員のいるオフィス モデルへと移行しています。テレワークに多くのメリットがあるのは明らかです。まず、居住地やタイムゾーンに関係なく、有能な人材を雇うことができます。テレワーカーがフリーランスの場合は、会社もその人も柔軟な働き方が可能になります。でも、正社員がテレワークをしている場合は、どうでしょうか？コーヒーを片手におしゃべりできる共有キッチンがない自宅で、同僚とのつながりを感じてもらうには、どうすればよいのでしょうか。実は、これは思っているよりも簡単です。
チームにデジタル ノマドが 1 人いることは、今や当たり前になりました。場合によっては、全員がデジタル ノマドというチームも見られます。このデジタル時代には、そうでないほうが不思議かもしれません。オフィスの形態が、全員出社の従来型だとしても、今は多くのビジネスに柔軟な働き方が求められています。実際、Z 世代とミレニアル世代では、働き手の半数以上が、「柔軟な働き方は仕事をするうえでの絶対条件だ」と答えています。
会社のオフィスが複数に点在していても、普段からテレワークをしていても、本当の意味でのチームと企業文化を感じることは大切です。この記事では、その実現方法をご紹介します。
メンバーとのコミュニケーション
チーム メンバーが働いている場所が地元のコーヒーショップでも、コワーキング スペースでも、予備のベッドルームでも、全員とのつながりを保つには、コミュニケーションが重要です。
メンバー同士でいつでも連絡を取り合えるよう、Slack、Dropbox Paper、Zoom などのツールを活用しましょう。全員のタイムゾーンが違っていても、非同期コミュニケーションの長所を活かせば、生産性が低下することはありません。メッセージを残して後で読んでもらう場合でも、ビデオ通話が最適な場合でも、日々のコミュニケーションを必ず重視してください。チームとは元来、一緒に働く人々のことです。チームの輪の外にいては、協力して働くことはできません。メインのコミュニケーション チャネルがデジタルだとしても、オープンで親しみやすいコミュニケーションが図れるよう、スキルの向上に努めましょう。
勤務時間中は、誰もが気軽に連絡し合えるようにするのはもちろんですが、勤務時間外も柔軟な対応を心がけます。たとえば、太平洋地域のタイムゾーンのメンバーが、単に勤務時間外だからという理由でニューヨークのチームからの連絡を禁止することがないようにしてください。とは言え、ワークライフ バランスの大切さを見失ってはいけません。勤務形態をテレワークに切り替えるときは、チームの一員として、時差などの障害をどう乗り越えるかを、互いに同意できる方法で解決することが必要です。
企業文化は全員のもの
チーム メンバーの半数はオフィスのデスクで勤務し、残りの半数は全国に散らばっているからといって、仕事で体験することが全体で異なってはいけません。会社を成り立たせているのは企業文化とコミュニケーションですが、今はそのすべてがデジタル化されています。オープンで誠実でおおらかであることに価値が置かれ、階層が少なく、マイクロマネジメントがほとんどない会社なら、テレワークでも同じであるべきです。オフィスのチームに期待しないことを、リモートのチームに期待すべきではありません。
たとえば、金曜日の午後、数時間早く退社してチームで飲みに行くときに、リモート勤務のメンバーには、4 時半から報告書の作成にかかって、その日中に仕上げるよう言い渡すのは間違いです。同じく、オフィスのスタッフには好きな時間に自由にランチに行くことを許可しているのに、リモート勤務のメンバーが午前 11 時にオフラインになっていると、すぐに理由を問いただすのも間違いです。一言で言うと、リモート チームを「他人」扱いしないということです。形や規模は違っても、チームはチームであることを忘れないでください。
同じ部屋にいないと、「鬼のいぬ間に洗濯」ということわざを思い出すのもわかりますが、必要な情報を把握し、いつでもつながりを感じながら、やる気に満ちた状態で 1 日を終えることができれば、「仕事はいつでもさぼれる」などと考えるはずもありません。チームの半数にはワークライフ バランスを認め、残りの半数には認めないということは、絶対にあってはなりません。
リモート チームに必要なサポートを提供する
実際にオフィスにいないと、会社のやり方どおりに物事を進めるのは、必ずしも簡単ではありません。テレワークを基本とする社員を雇う場合も、勤務開始の準備として、必要なツールや知識を提供しなければならないのは、オフィス勤務のチームとまったく変わりません。給与に関する問い合わせや人事上の相談、休暇の申請を誰にすればよいかなど、オフィスのスタッフと同じ情報を提供する必要があります。スタッフ全員が、仕事に関する問題やそれ以外の問題について、担当のマネージャーに連絡し、相談する方法を知っていなければなりません。また、作業の際に、スタッフ自前のノート パソコンやホーム オフィス用 PC を使用することや、ソフトウェアを自腹で購入することを期待するのも間違いです。チーム メンバーに最高の働きをしてほしければ、最高のツールを提供すべきです。最後に、そのことについてお話しします。
最高のツールを見つける
オフィスでは、デスクの向こうの人を大声で呼ぶ、打ち合わせスペースで最新情報を仕入れる、ホワイトボードに板書するといったことができます。しかしチームがリモートだと、そうもいきません。優れたデジタル ツールは、デジタル ノマドの作業効率をアップし、成功に導いてくれます。ぜひ、そうしたツールを活用しましょう。
Dropbox を使えば、簡単に共同作業を行うことができます。チーム メンバーがどこにいるかは関係ありません。ファイル共有から編集まで、Dropbox は、テレワーカーのためのオンライン オフィスとして機能します。画像や動画、ドキュメントの安全な共有、リアルタイムでのフィードバックのやり取り、注釈や編集の確認もできます。Dropbox があれば、タイムゾーンがどれほど離れていても、誰一人として取り残されることはありません。
