Administrere eksterne ansatte som jobber hjemmefra

Team som arbeider hjemmefra? Her er noen gode fremgangsmåter for fjernarbeid for å hjelpe deg med å gjøre det beste arbeidet ditt.

En hjemmeboende ansatt som jobber fra den bærbare datamaskinen

Nå ut til eksterne medarbeiderteam

Bedrifter rundt om i verden går mot en kontormodell som inkluderer team av eksterne ansatte. Fordelene med eksterne ansatte er klare. Du kan ansette viktige talenter uavhengig av beliggenhet eller tidssone. I tillegg, hvis dine eksterne ansatte jobber på frilansbasis, liker dere begge fleksibilitet. Men hva med dine heltidsansatte som jobber hjemmefra? Hvordan kan de fortsatt føle seg tilkoblet når det ikke er et felleskjøkken for chatter over kaffe? Det er lettere enn du tror.

Det er ikke uvanlig å være en digital nomade, eller å ha flere som medlemmer av teamet ditt. Det ville være rart å ikke være det i denne digitale tidsalderen. Selv om du har et tradisjonelt kontorsted å jobbe fra, forventes det at mange virksomheter tilbyr fleksibelt arbeid. Faktisk sier over halvparten av alle Gen Z- og tusenårsarbeidere at dette er en avgjørende faktor de ser etter i jobbroller.

Slik skaper du en ekte følelse av team- og selskapskultur, selv om din bedrift er spredt over et halvt dusin steder eller hvis du jobber på en ekstern jobb.

Ansattes engasjement

Enten teammedlemmene dine jobber fra den lokale kaffebaren, en båsarbeidsplass eller deres ekstra soverom, er kommunikasjon nøkkelen til å holde deg tilkoblet.

Verktøy som SlackDropbox Paper og Zoom er alle her for å hjelpe deg og dine ansatte med å holde kontakten. Selv om dere alle er i forskjellige tidssoner, betyr skjønnheten i asynkron kommunikasjon at dette ikke lenger er en barriere for produktivitet. Enten du legger igjen meldinger for å bli hentet senere eller deltar i en videosamtale, må du sørge for at kommunikasjon blir vektlagt fra dag til dag. Et team er tross alt mennesker som jobber sammen, og ingen kan jobbe sammen hvis de ikke holdes oppdatert. Øv dine beste kommunikasjonsevner; vær åpen og tilgjengelig selv om hovedkommunikasjonskanalen din er digital.

Sørg for at du er lett tilgjengelig i arbeidstiden, og forbered deg på å være fleksibel. ikke forby arbeidere i din tidssone i Stillehavet å kontakte teamet ditt i New York, bare fordi det er utenfor kontortiden. Når det er sagt, ikke glem viktigheten av balanse mellom arbeid og privatliv. Hvis du beveger deg mot eksterne arbeidere, må dere som et team bli enige om en gjensidig akseptabel måte å overvinne barrierer som tidsforskjeller.

Universell bedriftskultur

Bare fordi halvparten av teamet ditt er på skrivebordet ditt og den andre halvparten er spredt rundt i landet, betyr det ikke at deres generelle arbeidserfaring skal variere. I hjertet av et kontor er kultur og kommunikasjon, og i dag kan alt dette være digitalt. Hvis du verdsetter å være åpen, ærlig og avslappet, med flate hierarkier og minimal mikrostyring rundt kontoret, gjelder det samme for din eksterne arbeidsstyrke. Hvis du ikke ville forvente det av kontoret ditt, ikke forvent det av dine eksterne team.

Så, for eksempel, hvis fredag ettermiddag betyr at du tar noen timer for tidlig for gruppedrikker, ikke forvent at de eksterne arbeiderne dine begynner på rapporten klokken 16:30 for å være klare innen slutten av dagen. På samme måte, hvis du er glad for å la ansatte på kontoret dra til lunsj når de vil, når som helst på døgnet, ikke begynn å granske hvorfor en ekstern ansattes status på Internett har blitt «borte» klokken 11.00. Kort sagt, ikke behandle dine eksterne team som «andre» — et team er et team, uansett form og størrelse.

Det er naturlig å føle at det å ikke være i samme rom muliggjør det gamle ordtaket «når katten er borte, vil musene leke.» Men på slutten av dagen, så lenge de er motiverte, informerte og tilkoblede, er det ingen grunn til at noen skal føle at arbeidet er noe de er i stand til eller villig til å forsømme. Du burde også absolutt ikke tilby en balanse mellom arbeid og privatliv til den ene halvdelen av teamet ditt, og ikke til den andre.

Gi de eksterne teamene den støtten de trenger

Det er ikke alltid lett å komme inn i arbeidsmoralen til et selskap når du faktisk ikke befinner deg fysisk i deres selskap. Hvis du beveger deg mot ideen om å ansette personer som skal jobbe fast hjemmefra, er du forpliktet til å utstyre de nye ansatte like grundig som du gjør på kontoret. Det betyr å gi dem alle de samme opplysningene kontoransatte har, inkludert å vite hvem de skal henvende seg til for lønn, HR og ferieforespørsler. Alle arbeidere bør også vite at de kan kontakte ledere for å snakke om eventuelle problemer de har, arbeidsrelaterte eller på annen måte. Du bør heller ikke forvente at folk jobber med sine egne bærbare datamaskiner eller hjemmekontor-PC-er, eller kjøper sin egen programvare. Hvis du vil at et teammedlem skal gjøre sitt beste arbeid, må du gi dem de beste verktøyene. Apropos…

Finn de beste verktøyene

På kontoret kan du nøye deg med å rope over skrivebordet, ta igjen i utbruddsområdet eller skrive på tavlen. Ikke hvis teamet ditt jobber eksternt. De riktige digitale verktøyene er de som gir de mest effektive og vellykkede digitale nomadene, så bli utstyrt.

Dropbox gjør samarbeidet enkelt, uansett hvor du og teamet ditt befinner deg. Fra fildeling til redigering, oppretter Dropbox et nettkontor for din eksterne arbeidsstyrke. Gi og få tilbakemelding i sanntid, del bilder, video og dokumenter på en sikker måte, og se dem oppdateres med annotasjoner og redigeringer i sanntid. Dropbox gjør det ikke mulig å utelate et teammedlem, uansett hvor langt bak tidssonen deres er.

La Dropbox hjelpe deg med å komme i kontakt

Kom i gang