Hantera distanspersonal som arbetar hemifrån

Team Arbeta Hemifrån? Här är några av de bästa metoderna för distansarbete som hjälper er att prestera maximalt.

En medarbetare som arbetar hemifrån på sin bärbara dator

Nå ut till distansmedarbetarteam

Företag runt om i världen går mot en kontorsmodell som inkluderar team av distansmedarbetare. Fördelarna med distansmedarbetare är tydliga. Du kan anställa de bästa talangerna oavsett plats eller tidszon. Dessutom är lösningen flexibel för alla partner om distanspersonalen är frilansare. Men hur fungerar det med dina heltidsanställda som arbetar hemifrån? Hur kan de fortfarande känna som en del av teamet när det inte finns något gemensamt fikarum? Det är lättare än du tror.

Digitala nomader är inte ovanliga, och du kanske har flera stycken sådana i ditt team. I dag vore snarare motsatsen konstig. Även om du har en traditionell kontorsplats att arbeta från förväntas många företag erbjuda flexibelt arbete. Faktum är att över hälften av alla yrkesverksamma födda efter 1980 säger att detta är en avgörande faktor som de tittar efter när de söker jobb.

Så här skapar du en verklig team- och företagskultur, även om ditt företag är utspritt över ett halvt dussin platser eller om ni arbetar på distans.

Medarbetarengagemang

Vare sig teammedlemmarna arbetar från det lokala kaféet, ett kontorshotell eller sovrummet, är kommunikation nyckeln till att hålla er alla inkopplade.

Verktyg som Slack, Dropbox Paper och Zoom finns där för att hjälpa dig och dina kolleger hålla kontakten. Även om ni befinner er i olika tidszoner gör den asynkrona kommunikationen att detta inte längre är ett hinder för produktiviteten. Se till att den dagliga kommunikationen får utrymme varje dag, vare sig det handlar om korta videosamtal eller meddelanden som blir lästa senare. Ett team är trots allt människor som arbetar tillsammans, och ingen kan samarbeta om hen inte är med i gänget. Plocka fram dina bästa kommunikationskunskaper – var öppen och tillgänglig även om din huvudsakliga kommunikationskanal är digital.

Se till att alla är lätta att nå under arbetstiderna och förbered dig på att vara flexibel: förbjud inte dina kolleger i Stillahavsområdet att kontakta teamet i New York bara för att det är utanför deras kontorstid. Med detta sagt är det också viktigt att bibehålla balansen mellan arbete och fritid. Om ni rör er mot allt fler distansarbetare måste ni som team komma överens om ett ömsesidigt acceptabelt sätt att hantera hinder som tidsskillnader.

Enhetlig företagskultur

Bara för att hälften av ditt team sitter vid skrivbordet på kontoret och den andra halvan är utspridd runt om i landet betyder det inte att deras övergripande upplevelse ska skilja sig åt. Kärnan på en arbetsplats är kultur och kommunikation, och i dag kan allt detta skapas digitalt. Om du uppskattar en öppen, ärlig och avslappnad miljö med platta hierarkier och frihet på kontoret, gäller samma sak för din distanspersonal. Om du inte förväntar en viss sak av teamet på kontoret ska du inte förvänta dig den från distanspersonalen.

Så om man till exempel på fredagseftermiddagen stämplar ut några timmar tidigare för after work ska du inte förvänta dig att dina kolleger på distans ska börja med en viss rapport klockan 16:30 för att kunna vara klara i slutet av dagen. På liknande vis kan du inte ifrågasätta varför en distansmedarbetares status är ”strax tillbaka” klockan 11 om du ger personalen på kontoret frihet att ta lunch när de känner för det. Kort sagt ska du inte behandla din distanspersonal som ett ”annat” team – teamet är teamet, oavsett var kollegerna befinner sig.

Det är naturligt att få känslan av att ”när katten är borta dansar råttorna på bordet” när alla medarbetare inte befinner sig på samma kontor. Men i slutändan kommer inte motiverade, informerade och inkopplade kolleger ha någon anledning negligera sitt arbete. Och du ska verkligen inte erbjuda en bra balans mellan arbete och fritid till ena halvan av teamet men inte till den andra.

Ge distansteamen stödet de behöver

Det är inte alltid lätt att komma in i ett företag när du faktiskt inte fysiskt befinner dig i deras lokaler. Om du funderar på att anställa personer som kommer att ha ett permanent arbete hemifrån är du skyldig att utrusta dem lika noggrant som du gör med ditt kontorsteam. Detta innebär att du ger dem samma information som dina kontorsanställda har, så att de vet vart de ska vända sig med lönefrågor, personalfrågor och semesterförfrågningar. All personal ska också veta att de kan kontakta sina chefer för att prata om eventuella problem de har, arbetsrelaterade eller andra. Du ska inte heller förvänta dig att personalen vill arbeta på sina egna bärbara datorer eller hemmadatorer, eller köpa in sin egen programvara. Om du vill att en kollega ska göra sitt bästa arbete måste du ge hen de bästa verktygen. På tal om detta …

Hitta de bästa verktygen

På kontoret kan ni nöja er med att hojta över skrivbordet, snacka ihop er i fikarummet eller skriva på whiteboardtavlan. Men detta gäller inte om teamet arbetar på distans. Rätt digitala verktyg gör digitala nomader maximalt effektiva och framgångsrika, så se till att rusta dig.

Dropbox gör samarbetet enkelt, var du och teamet än befinner er. Dropbox skapar ett onlinekontor för distanspersonalen, från fildelning till redigering. Ge och få feedback i realtid, dela bilder, videor och dokument på ett säkert sätt och se dem uppdateras med kommentarer och redigeringar i realtid. Dropbox ser till att ingen kollega glöms bort, oavsett var i världen eller i vilken tidszon hen befinner sig.

Låt Dropbox hjälpa er hålla kontakten

Kom igång