การบริหารจัดการพนักงานระยะไกลที่กำลังทำงานจากที่บ้าน

ขอความช่วยเหลือจากทีมพนักงานทำงานจากระยะไกล

บริษัทต่างๆ ทั่วโลกกำลังเปลี่ยนไปสู่รูปแบบสำนักงานที่มีทีมพนักงานทำงานจากระยะไกล ซึ่งเห็นได้ชัดว่าการจ้างคนที่ทำงานจากระยะไกลนั้นมีประโยชน์ คุณสามารถจ้างคนที่มีความสามารถได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่หรือเขตเวลาของคนเหล่านั้น นอกจากนี้ ถ้าพนักงานทำงานจากระยะไกลของคุณทำงานอิสระ คุณทั้งคู่จะเพลิดเพลินไปกับความยืดหยุ่นในการทำงาน แล้วสำหรับพนักงานประจำของคุณ ที่กำลังทำงานจากที่บ้านล่ะ พวกเขาจะยังรู้สึกเชื่อมต่อกันได้อย่างไรเมื่อไม่มีห้องครัวส่วนกลางไว้คุยกันตอนพักดื่มกาแฟ นี่เป็นเรื่องง่ายกว่าที่คุณคิด

การเป็นคนทำงานอิสระในยุคดิจิทัลหรือการมีคนแบบนี้เป็นสมาชิกในทีมของคุณอยู่หลายคนไม่ใช่เรื่องแปลก แต่คงเป็นเรื่องประหลาดเสียด้วยซ้ำถ้าไม่มีคนประเภทนี้ในยุคดิจิทัล แม้ว่าคุณจะมีที่ตั้งสำนักงานแบบเดิมสำหรับการทำงาน แต่ผู้คนต่างคาดหวังว่าธุรกิจหลายแห่งจะมีการทำงานที่ยืดหยุ่น ในความเป็นจริงแล้ว กว่าครึ่งหนึ่งของคนทำงาน Gen Z และ Millennial กล่าวว่านี่เป็นปัจจัยสำคัญที่พวกเขามองหาในตำแหน่งงาน

ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างความรู้สึกของทีมและวัฒนธรรมองค์กรที่แท้จริง แม้ว่าบริษัทของคุณจะกระจายอยู่ในสถานที่ตั้งเกือบสิบแห่งหรือคุณจะทำงานจากระยะไกล

การมีส่วนร่วมของพนักงาน

ไม่ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะทำงานจากร้านกาแฟท้องถิ่น Coworking Space หรือห้องนอนสำรอง การสื่อสารคือกุญแจสำคัญที่จะทำให้คุณทุกคนเชื่อมต่อกัน

เครื่องมือ อย่างเช่น Slack, Dropbox Paper และ Zoom ต่างมีไว้เพื่อช่วยให้คุณและพนักงานติดต่อกันได้ แม้ว่าคุณจะอยู่ในเขตเวลาที่ต่างกัน แต่ประโยชน์ของ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ทำให้เขตเวลาที่ต่างกันไม่เป็นอุปสรรคต่อ ประสิทธิภาพการทำงานอีกต่อไป ไม่ว่าคุณกำลังฝากข้อความไว้ให้ผู้อื่นรับในภายหลังหรือกำลังสนทนาทางวิดีโอ อย่าลืมที่จะให้ความสำคัญกับการสื่อสารในแต่ละวัน ทีมคือผู้คนที่ทำงานร่วมกัน แต่ไม่มีใครสามารถทำงานร่วมกันได้ถ้าทุกคนไม่อยู่ในวงสนทนา ฝึกฝนทักษะการสื่อสารที่ดีที่สุดของคุณ เปิดเผย และเข้าถึงได้ แม้ว่าช่องทางการสื่อสารหลักของคุณจะเป็นแบบดิจิทัลก็ตาม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนติดต่อคุณได้ง่ายในช่วงเวลาทำงานของคุณและเตรียมพร้อมที่จะทำงานแบบยืดหยุ่น อย่าห้ามคนทำงานในเขตเวลาแปซิฟิกของคุณไม่ให้ติดต่อกับทีมของคุณในนิวยอร์กเพียงเพราะอยู่นอกเวลาทำการ แต่อย่ามองข้ามความสำคัญของ Work Life Balance ถ้าคุณกำลังเปลี่ยนเป็นคนทำงานจากระยะไกล คุณต้องตกลงกันเป็นทีมตามวิธีที่ทุกคนยอมรับร่วมกันเพื่อเอาชนะอุปสรรคต่างๆ อย่างเช่น ความแตกต่างของเวลา

วัฒนธรรมองค์กรแบบสากล

เพียงเพราะทีมของคุณจำนวนครึ่งหนึ่งอยู่ที่โต๊ะทำงานในที่ทำงานของคุณและอีกครึ่งหนึ่งกระจายกันอยู่ทั่วประเทศ ก็ไม่ได้หมายความว่าประสบการณ์การทำงานโดยรวมของพวกเขาจะแตกต่างกัน หัวใจสำคัญของที่ทำงานคือวัฒนธรรมและการสื่อสาร และในปัจจุบัน ทั้งหมดนี้สามารถเป็นแบบดิจิทัลได้ ถ้าคุณให้ความสำคัญกับการการเปิดเผย ซื่อสัตย์ และผ่อนคลาย โดยมีโครงสร้างการทำงานแบบราบและการบริหารจัดการขนาดเล็กที่สุดในที่ทำงาน คนทำงานจากระยะไกลของคุณต้องให้ความสำคัญกับเรื่องต่างๆ ดังกล่าวเช่นกัน ถ้าคุณไม่คาดหวังสิ่งนี้จากทีมในที่ทำงานของคุณ ก็อย่าคาดหวังว่าสิ่งนี้จากทีมระยะไกลของคุณเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ถ้าช่วงบ่ายวันศุกร์หมายถึงการเลิกงานเร็วขึ้นสองสามชั่วโมงเพื่อไปดื่มด้วยกัน ก็อย่าคาดหวังว่าคนทำงานจากระยะไกลของคุณจะเริ่มทำรายงานตอน 16.30 น. เพื่อให้เสร็จภายในวันนั้น ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณยินดีที่จะให้พนักงานในที่ทำงานออกไปรับประทานอาหารกลางวันได้ทุกเมื่อที่ต้องการไม่ว่าจะเป็นเวลาใด ก็อย่าเพิ่งเริ่มตรวจสอบว่าทำไมสถานะออนไลน์ของคนทำงานจากระยะไกลจึงเปลี่ยนเป็น "ไม่อยู่" ในเวลา 11.00 น. กล่าวโดยสรุปคือ อย่าปฏิบัติกับทีมระยะไกลของคุณเหมือนเป็นทีม "อื่น" ทีมคือทีมไม่ว่าจะมีรูปร่างและขนาดใดก็ตาม

เป็นเรื่องธรรมดาที่จะรู้สึกว่าการไม่ได้อยู่ที่เดียวกันทำให้เกิดเหตุการณ์ตามสุภาษิตโบราณที่ว่า "แมวไม่อยู่ หนูร่าเริง" แต่ในท้ายที่สุด ตราบใดที่คนทำงานมีแรงจูงใจ ได้รับข้อมูล และเชื่อมต่อกัน ก็ไม่มีเหตุผลให้ใครรู้สึกว่างานเป็นสิ่งที่พวกเขาสามารถที่จะละเลยหรือตั้งใจที่ละเลยได้ และแน่นอนว่าคุณไม่ควรให้ Work Life Balance กับครึ่งหนึ่งของทีมแต่ไม่ให้กับอีกครึ่งหนึ่งที่เหลือ

ให้การสนับสนุนที่ทีมระยะไกลของคุณต้องการ

การทำงานเข้ากับบริษัทได้ในขณะที่คุณไม่ได้อยู่ในบริษัทจริงๆ ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ถ้าคุณกำลังกำลังเปลี่ยนแนวคิดเป็นการจ้างบุคคลที่จะทำงานประจำจากที่บ้าน คุณจำเป็นต้องจัดหาอุปกรณ์ให้พนักงานใหม่ให้ครบถ้วนเช่นเดียวกับที่คุณทำให้ทีมในที่ทำงาน ซึ่งหมายถึงการให้ข้อมูลเดียวกันกับที่พนักงานในที่ทำงานมี รวมถึงการทราบว่าจะปรึกษาใครเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล และการขอลาพักร้อน คนทำงานทุกคนควรรู้ว่าตนสามารถขอความช่วยเหลือจากผู้จัดการเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่มี เรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน หรือเรื่องอื่นๆ นอกจากนี้ คุณไม่ควรคาดหวังให้พนักงานทำงานโดยใช้แล็ปท็อปของตนเองหรือเครื่องพีซีที่บ้าน หรือซื้อซอฟต์แวร์เอง ถ้าคุณต้องการให้สมาชิกในทีมทำงานดีที่สุด คุณต้องให้เครื่องมือที่ดีที่สุดแก่ทุกคน ในกรณีนี้

ค้นหาเครื่องมือที่ดีที่สุด

ในที่ทำงาน คุณยอมรับการตะโกนข้ามโต๊ะ การคุยกันในพื้นที่พักผ่อน หรือการเขียนไวท์บอร์ด แต่ทำไม่ได้สำหรับทีมที่ทำงานจากระยะไกล เครื่องมือดิจิทัลที่ถูกต้อง คือสิ่งที่สร้างขึ้นเพื่อคนทำงานอิสระในยุคดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จสูงสุด ดังนั้นจงเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม

Dropbox ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าคุณและทีมของคุณจะอยู่ที่ไหน ตั้งแต่ การแบ่งปันไฟล์ ไปจนถึงการแก้ไขไฟล์ Dropbox ก็ช่วยสร้างสำนักงานออนไลน์ให้กับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลของคุณ ให้และรับข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ แบ่งปันรูปภาพ วิดีโอ และเอกสารอย่างปลอดภัย และดูการอัพเดตด้วย หมายเหตุประกอบและการแก้ไข แบบเรียลไทม์ Dropbox ช่วยให้ไม่มีใครถูกทิ้งไว้ข้างหลัง ไม่ว่าเขตเวลาของพวกเขาจะช้ากว่าแค่ไหนก็ตาม