テクノロジー、そしてそれが仕事の習慣に与える影響は常に変化しています。
米国で定職に就く人の 58 %、およそ 9,200 万人が、パートタイムまたはフルタイムでリモート ワークができるというのも驚くことではありません。また、同調査によれば、柔軟な勤務形態は、プロフェッショナルが転職を希望する動機の上位 3 つの中に挙げられます。
しかし、同僚との距離が遠くなり、物理的に一緒にいる時間が短くなると、創造性や共同作業にはどのような影響があるでしょうか？ホーム オフィスからウェブカメラを見つめながら、同じ熱量を作り出すことができるのでしょうか？
簡潔に言えば、それは可能です。実際、ハイブリッド ワークの普及により、チーム共同作業ツールは急速に進化し、需要の増加に対応できるようになりました。
では、多種多様にデジタル化された新しい時代において、どのように共同作業を促進すればよいのでしょうか？このガイドでは、Dropbox Paper のような共同作業ツールについて知っておくべきことや、チームで今すぐ試せる実用的なヒントをご紹介します。
その前に、まず基本的なことから始めましょう。そもそもドキュメント共同作業とは何でしょうか？
ドキュメント共同作業とは
ドキュメント共同作業とは、チーム メンバーが一緒にドキュメントを作成したり編集したりするための共有アクセスの仕組みのことです。共同作業のドキュメントには以下のような種類があります。
- カレンダー
- スプレッドシート
- To-do リスト
- 議事録
- ブレインストーミング
- 記事の原稿などのコンテンツ
Google ドキュメントや Dropbox Paper のようなクラウドベースのドキュメント共同作業プラットフォームは、リモート チームのプロジェクト管理を効率化するのに役立ちます。メール チェーンやメッセージング アプリでドキュメントを編集し、共有するという時間のかかるプロセスの代わりに、共同編集、タスクの割り当て、注釈付けを 1 つのドキュメントで共同作業者全員と行うことができます。
Trello のようなドキュメント管理ツールや Dropbox のようなクラウド ストレージは、チーム全体がドキュメントにアクセスして共同作業するための一元化されたナレッジ ベースを提供することで、このような機能を強化しています。
ドキュメントで共同作業を行う理由
ハイブリッド ワークやリモート ワークが一般的になりつつある現代の多くのビジネスでは、デジタル ワークスペースは、主に生産性と効率性を重視することを意味します。その中で、ドキュメント共同作業ソフトウェアは、チーム内で簡単にドキュメントを共有し、作業負荷を効率化し、最高の成果物を作り出すのに役立ちます。
ドキュメント共同作業がチームのワークフローを改善する理由はさまざまです。たとえば、次のような例があります。
- 分散しているチームや遠隔地にいるチームのつながりと連携を可能にします。
- チーム メンバー間の知識共有とコミュニケーションが向上します。
- プロジェクト ドキュメントにおけるチーム共同作業は、チーム エンゲージメントを高めることができます。
- 整理とタスク管理がしやすくなります。長々と続くメールのやり取りをスクロールして正しいドキュメントを探したり、複数のバージョンのドキュメントを 1 つのファイルにまとめたりする必要がなくなります。
- デジタルファーストにすることで、紙媒体への記録を減らし、異なるフォーマットや異なるデバイスでのファイル共有が容易になります。
- さらに高度な機能として、変更の自動保存と追跡、バージョン履歴とバージョン管理によるリアルタイムのドキュメント更新の監視が可能です。こうすることで、ミスやエラーを発見したら以前のバージョンのドキュメントに簡単に戻すことができます。
チーム内でドキュメントの共同編集を促進
ビジネスの性質にもよりますが、共同作業の可能性は無限大です。クリエイティブなチームで働いているなら、共有ドキュメントを使ってアイデアを出し合って交換し、それを基に作業を進めることができます。詳細と正確さが最優先される分野で働いている場合は、QA プロセスの一環として共同作業ツールを使って、お互いの仕事をチェックできるでしょう。
共同作業ツールの用途は多岐にわたりますが、どのようなチーム構成にも共同作業を取り入れる一般的な方法がいくつかあります。次に例を挙げます。
- フィードバック ワークフローの改善：お互いの仕事の QA やレビュー セッションをプロセスに組み込み、必要に応じてドキュメントにコメントや注釈を残します。
- 効率的なプロジェクト管理：お互いにタスクを割り当てることで、プロジェクト作業の詳細が正しく伝わらないのを防ぎます。
- プロジェクト ファイルを一元管理することで、全員の進捗を管理：タイムラインやコンテンツ カレンダーなどの「生きた」ドキュメントを作成し、チーム メンバー全員が、いつ、何をするのかを把握できるようにします。
使用できる共同作業ツール
クラウド ストレージ技術のおかげで、共同作業ツールはおなじみの存在になりつつあります。
例として、最も有名なドキュメントの共同編集アプリを 3 つご紹介します。
- Dropbox Paper：シンプルで、手間の掛からない、実用的なドキュメント編集
- Google ドキュメント：Google Workspace エコシステムの一部
- Microsoft Word：Microsoft Office 365 エコシステムの一部
複数のアプリで作業するチームにとって、エコシステム間を絶え間なく行き来することは、ワークフローと全体的な生産性を妨げる可能性があります。
複数のエコシステムをまとめて、どの言語で作成された文書であっても共同作業できる方法があればよいと思いませんか？
Dropbox クラウド ストレージならそれが可能です。
Word 文書であれ、Google ドキュメントであれ、Dropbox Paper 内のファイルであれ、すべて Dropbox 内で作成し、保存できます。
すべてのファイルを、ついに 1 か所に保存できるようになりました。
ドキュメント共同作業ツールに求められるもの
ここまで、検討する価値のある一般的な共同作業ツールをいくつか紹介してきましたが、自分のニーズに合ったものを見分けるにはどうすればよいでしょうか。
チームが必要とする正確な共同作業機能は、作業するドキュメントの種類、プロジェクトの要件、優先順位など、さまざまな要素によって異なります。
具体的なニーズが何であれ、共同作業に使用できるいくつかの基本的な機能は、一考の価値があります。
- 自動保存：ドキュメントを閉じても変更が失われることはありません
- 使いやすさ：高度なオプションが本当に必要なのか、それともそれらは混乱と不整合の原因になるだけなのかを考えましょう
- 画像、動画、GIF など、さまざまなメディアをドキュメントに組み込んだり、ドラッグ＆ドロップしたりする機能
- 一元化されたコンテンツ ライブラリ：各チーム メンバーは作業に適したドキュメントを簡単に見つけることができます
- カスタマイズ可能なテンプレート
- 通知：チーム メンバーに、ドキュメントに関する新たな作業が発生したことを知らせます
- リアルタイム更新
- バージョン履歴と制御
- ユーザー権限とファイル権限の制御
- iOS と Android の両方のデバイス用のアプリで、デスクトップだけでなくモバイル デバイスからもアクセスできる機能
- セキュリティ
- ユーザーとデバイス間の同期
- その他の共同作業機能（チーム メンバーへの @メンションやタスクの割り当てなど）
Dropbox Paper のコンテンツ共同作業とドキュメント編集機能では、表、アニメーション GIF、絵文字、ファイルから SoundCloud クリップや YouTube リンクまで、あらゆる種類のコンテンツを 1 つのドキュメントでチーム メンバーと共有できます。
チームで最新情報を共有
1 つ明確にしておきたい点として、共同作業は職場において不可欠ですが、適切なツールを備えることも同じくらい重要だということです。Dropbox では、すべてのコンテンツ共同作業に必要なスペースを 1 か所に集約できます。
Paper は柔軟性が高いため、ドキュメント共同作業プロセスのすべての段階でチームを導くことができます。Paper のドキュメント共同作業と編集機能により、同僚や共同作業者と 1 つのドキュメントであらゆる種類のコンテンツを共有することができます。