Contact opnemen met externe teams
Bedrijven over de hele wereld bewegen zich richting een kantoormodel dat uit teams met externe medewerkers bestaat. Externe medewerkers brengen duidelijke voordelen met zich mee. Je kunt belangrijke talenten aanwerven, ongeacht hun locatie of tijdzone. Als jouw externe medewerkers op freelancebasis werken, profiteren jullie beiden van de bijbehorende flexibiliteit. Maar hoe zit het met jouw fulltimemedewerkers die thuiswerken? Hoe kunnen ze zich nog steeds verbonden voelen als er geen koffiepraat in de gedeelde keuken is? Dat is makkelijker dan je denkt.
Het is heel normaal om een digitale nomade te zijn of om er een paar in jouw team te hebben. In dit digitale tijdperk is het juist raar als dit niet het geval zou zijn. Van veel bedrijven wordt verwacht dat ze flexibel werken bieden, zelfs als ze over een werkplek op een traditionele kantoorlocatie beschikken. Ruim de helft van alle Gen Z en millennials geeft aan dat deze mogelijkheid een cruciale rol speelt in hun zoektocht naar een nieuwe functie.
Zo geef je jouw bedrijfscultuur een gevoel van saamhorigheid, zelfs als jouw bedrijf over een handvol locaties is verspreid of als je op afstand werkt.
Betrokkenheid van medewerkers
Communicatie is de sleutel tot onderlinge verbondenheid, of jouw teamleden nu vanuit de plaatselijke coffeebar, een coworkingruimte of hun logeerkamer werken.
Tools als Slack, Dropbox Paper en Zoom helpen jou en jouw medewerkers contact te houden. Zelfs als jullie je allemaal in verschillende tijdzones bevinden, hoeft dat dankzij asynchrone communicatie de productiviteit niet te belemmeren. Zorg ervoor dat elke dag de nadruk ligt op communicatie, of je nu een videogesprek inplant of berichten achterlaat die later worden opgepakt. Een team bestaat immers uit mensen die met elkaar samenwerken en dat gaat lastig als niet iedereen op de hoogte wordt gehouden. Pas jouw beste communicatievaardigheden toe. Wees open en benaderbaar, zelfs als jouw belangrijkste communicatiekanaal digitaal is.
Zorg ervoor dat iedereen tijdens werkuren bereikbaar is en bereid je voor om flexibel te zijn. Verbied medewerkers in de ene tijdzone niet om contact op te nemen met medewerkers in de andere tijdzone, enkel omdat het buiten kantooruren is. Dat gezegd hebbende, moet je ook het belang van de werk-privébalans niet uit het oog verliezen. Als je je steeds meer richting externe medewerkers begeeft, moet je als team een voor iedereen aangename werkwijze overeenkomen om barrières als tijdsverschillen te overwinnen.
Universele bedrijfscultuur
Wanneer de ene helft van jouw team achter het bureau op kantoor zit en de andere helft over het land is verspreid, hoeft dat nog niet te betekenen dat hun algehele werkervaring van elkaar zou moeten verschillen. Het hart van een kantoor wordt gevormd door cultuur en communicatie, en tegenwoordig kan dat allemaal digitaal. Als je op kantoor waarde hecht aan een open, eerlijke en losse cultuur met een platte organisatiestructuur en zo min mogelijk micromanagement, geldt voor jouw externe personeel hetzelfde. Koester voor jouw interne team dezelfde verwachtingen als voor jouw externe team.
Dus als je op kantoor elke vrijdag eerder stopt met werken voor een groepsborrel mag je niet jouw externe team vragen om op diezelfde dag om 16:30 uur aan een rapport te beginnen dat voor het weekend klaar moet zijn. Evenzo, als medewerkers op kantoor zelf mogen bepalen wanneer ze lunchpauze nemen, mag je het externe medewerkers niet aanrekenen wanneer ze om 11:00 uur hun status op 'afwezig' zetten. Kortom: behandel jouw externe teams niet als buitenstaanders. Een team is een team, ongeacht de vorm of de omvang ervan.
Het is normaal om bij externe medewerkers het gevoel te hebben dat 'als de kat van huis is, dansen de muizen op tafel'. Uiteindelijk is het zo dat zolang ze gemotiveerd, geïnformeerd en verbonden zijn, er geen reden is om aan te nemen dat zij hun werk kunnen of willen verwaarlozen. En je moet zeker niet de ene helft van jouw team een werk-privébalans bieden en de andere niet.
Geef jouw externe teams de ondersteuning die ze nodig hebben
Het is niet altijd gemakkelijk om in het ritme van een bedrijf te komen als je je fysiek niet in dat bedrijf bevindt. Als je met het idee speelt om personeel aan te nemen dat permanent thuiswerkt, ben je verplicht om jouw nieuwe medewerkers net zo grondig uit te rusten als jouw interne team. Dat betekent dat je ze dezelfde informatie moet geven als jouw kantoormedewerkers, zodat ze weten bij wie ze terecht kunnen voor salariskwesties, HR-verzoeken en vakantieaanvragen. Alle medewerkers moeten ook weten dat ze contact kunnen opnemen met hun managers om te praten over al dan niet werkgerelateerde problemen. Je mag ook niet verwachten dat mensen op hun eigen laptop of thuiskantoor-pc's werken of hun eigen software kopen. Als je wilt dat een teamlid zijn beste werk verricht, moet je diegene van de beste tools voorzien. Nu we het erover hebben…
De beste tools vinden
Op kantoor kun je naar elkaar roepen, elkaar bijpraten in de pauzeruimte of iets op het whiteboard schrijven. Dat kan niet als jouw team op afstand werkt. Alleen met de juiste digitale tools zorg je voor de meest efficiënte en succesvolle digitale nomaden, dus rust je goed uit.
Dropbox maakt samenwerken simpel, ongeacht de locatie van jij en jouw team. Van bestanden delen tot bewerken: Dropbox biedt een online kantoor voor jouw externe personeel. Geef en ontvang feedback in realtime, deel veilig afbeeldingen, video's en documenten, en zie hoe deze in realtime worden bijgewerkt met aantekeningen en bewerkingen. Dropbox zorgt ervoor dat geen enkel teamlid achterloopt, hoe laat het ook is in zijn of haar tijdzone.
