Gérer une équipe à distance
Peu à peu, les entreprises du monde entier adoptent un modèle d’organisation qui inclut des équipes travaillant à distance. Les avantages du télétravail sont évidents. Il vous permet de recruter des éléments talentueux sans tenir compte de leur pays de résidence ni de leur fuseau horaire. De plus, s’il s’agit de travailleurs à la pige, la flexibilité est garantie des deux côtés. Mais qu’en est-il de vos employés à temps plein qui travaillent de la maison? Comment peuvent-ils tisser des liens entre collègues sans cuisine commune pour discuter autour d’un café? Détrompez-vous, c’est bien plus facile que vous ne le pensez.
Une équipe compte souvent un ou plusieurs employés numériques en déplacement. À l’ère du numérique, le contraire serait surprenant. Les attentes ont évolué : les employés attendent désormais des conditions de travail flexibles, même lorsque leur entreprise possède des bureaux physiques. En fait, plus de la moitié des employés appartenant aux générations Y et Z admettent qu’il s’agit d’un facteur décisif dans leur recherche d’emploi.
Voici comment favoriser l’esprit d’équipe et la culture d’entreprise lorsque les employés de votre entreprise sont répartis sur plusieurs sites ou lorsque vous travaillez à distance.
Engagement des employés
Que les membres de votre équipe travaillent dans le café du coin, dans un espace de travail partagé ou dans leur chambre d’amis, la communication est essentielle pour que vous restiez tous connectés.
Des outils comme Slack, Dropbox Paper et Zoom sont là pour vous aider, vous et vos employés, à rester en contact. Même si vous êtes tous dans des fuseaux horaires différents, la magie de la communication asynchrone fait que ce n’est plus un obstacle à la productivité. Que vous laissiez des messages sur le répondeur de vos collaborateurs ou que vous organisiez un appel vidéo, l’essentiel est de mettre en place une communication au quotidien. Après tout, une équipe vit de la collaboration de ses membres, et une collaboration ne peut être efficace si certains sont laissés pour compte. Entraînez-vous afin de développer vos compétences en matière de communication, et restez ouvert et accessible, même lorsque votre principal canal de communication est numérique.
Assurez-vous que votre équipe reste joignable pendant les heures de travail et préparez-vous à faire preuve de flexibilité; n’interdisez pas à vos collaborateurs de contacter des collègues à l’autre bout du monde juste parce que leur journée de travail est terminée. Cela dit, il ne faut pas non plus empiéter sur le précieux équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Si vous envisagez une transition vers le télétravail, vous devez convenir en équipe de la façon la plus acceptable pour tous de surmonter des obstacles tels que le décalage horaire.
Culture d’entreprise universelle
Ce n’est pas parce que la moitié de votre équipe travaille dans le même bureau que vous et que l’autre moitié est dispersée dans tout le pays qu’il doit y avoir une différence de traitement. La culture et la communication font vivre les bureaux d’une entreprise. Et aujourd’hui, elles peuvent très bien être numériques. Si vous appréciez l’ouverture d’esprit, l’honnêteté et la décontraction, avec une structure hiérarchique horizontale et un minimum de microgestion, vous devez avoir les mêmes attentes concernant vos collaborateurs à distance. N’en demandez pas plus à vos équipes en télétravail qu’à vos équipes sur place.
Par conséquent, si le vendredi après-midi vous terminez quelques heures plus tôt pour aller boire un verre entre collègues, ne demandez pas à vos employés qui travaillent à la maison de rédiger un rapport pour le soir même à 16 h 30. De même, si vous laissez vos employés sur place prendre leur pause déjeuner à l’heure qui leur convient, ne commencez pas à demander pourquoi l’état en ligne d’un collaborateur qui travaille à distance est passé à « absent » à 11 h. En bref, ne traitez pas vos collaborateurs à distance différemment des autres : une équipe est une équipe, quelles que soient sa forme et sa taille.
Il est normal d’être un peu plus méfiant lorsque vos collaborateurs ne sont pas sous vos yeux... comme le dit le vieil adage : « Quand le chat n’est pas là, les souris dansent ». Mais en fin de compte, tant qu’ils sont motivés, informés et connectés, pourquoi mettre en doute le sérieux de vos télétravailleurs? Une chose est sûre : vous ne pouvez pas respecter l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle pour seulement une partie de votre équipe.
Offrez à vos équipes à distance l’assistance dont elles ont besoin
Il n’est pas toujours facile de s’intégrer à une entreprise lorsque l’on ne se trouve pas physiquement dans ses locaux. Si vous envisagez d’embaucher des salariés en télétravail à temps plein, vous êtes tenu de traiter vos nouvelles recrues de la même manière que votre équipe sur place. Vous devez donc leur donner le même niveau d’information : qui contacter en cas de questions sur les salaires, de demande de congés ou de questions liées aux ressources humaines. Les télétravailleurs doivent également savoir que leurs responsables sont à leur disposition pour discuter de sujets professionnels comme privés. N’exigez pas non plus qu’ils travaillent sur leur propre ordinateur portable ou de bureau, ni qu’ils achètent des logiciels. Pour que le membre d’une équipe puisse donner le meilleur de lui-même, donnez-lui les outils adaptés. À ce propos…
Trouver les meilleurs outils
Au bureau, vous pouvez vous contenter de crier d’un bureau à l’autre, de prendre des nouvelles près de la machine à café ou d’écrire des idées sur un tableau blanc. Ce ne sont plus des options si votre équipe travaille à distance. Pour être performant, un employé numérique en déplacement doit disposer des bons outils numériques. Alors, n’attendez plus, équipez-vous!
Dropbox facilite la collaboration, où que vous soyez. Du partage de fichiers à leur modification, Dropbox crée un bureau virtuel pour vos employés qui travaillent à la maison. Donnez et recevez des commentaires en temps réel, partagez des images, des vidéos et des documents de façon sécurisée, et regardez-les être mis à jour à l’aide des annotations en temps réel. Dropbox implique chaque membre de l’équipe, quel que soit son fuseau horaire.
