効果的な会議を実施する

条件反射的にバーチャル会議を設定しようとせず、会議が重要な決定（Decision）、討議（Debate）、検討（Discussion）の「3 つの D」に当てはまるか確認します。状況報告や簡単な質問だけなら、全員が同時に集まらなくてもよい方法で処理しましょう。詳しくは会議の基本をご覧ください。

効果的な会議にするには、明確な目標の設定、議題を簡潔にまとめたリスト、参加者の適切な選定が必要です。会議の開催が決まったら、以下の会議準備用ワークシートに必要事項を入力します。入力が終わったら、議題にリストアップされている全員が本当に参加する必要があるのか、それとも後で議事録をメールで送付するだけでいいのかを再確認します。

招待メッセージには、上述の会議準備用ワークシートから抜き出した要点を簡潔にまとめます。事前に準備をしたいという参加者がいる場合や、会議前に参加者の都合のよい時間にフィードバックを集める場合は、明確な指示を添えて参考資料を共有します。招待メッセージが長すぎるようであれば半分にしてみましょう。会議のタイトルに「3 つの D」のいずれかを含めるとさらに効果的です（例：製品デザインの決定、チームの目標についての検討、製品ロードマップに関する討議）。

会議の日程が決まったら、自分だけでなく、参加者全員の事前準備を促します。チーム全体が話し合いの準備を整えてから臨めば、会議を円滑に進めることができます。 

• 全員が同じ背景情報を得られるよう、関連するコンテンツはすべて事前に目を通し共有します。 
• 全員が事前準備を行ったことを確認し、必要な場合は、念のためリマインダーを送ります。 
• 誰かに画面の共有をお願いする場合は、必要な資料を準備できるよう前もって伝えます。 
• どのような姿勢で臨むかを考えます。たとえば、チーム構築のための会議であれば明るく楽しい雰囲気、幸福度を確認するためであれば安全で協力的な雰囲気にします。 

会議を主催する方は、「最高の集い方：記憶に残る体験をデザインする」の著者であるプリヤ・パーカー氏のアドバイスを参考にすると、温かくも自信に満ちた印象を与え、主催者としてそつなく振る舞うことができます。会議を始めるときは以下を意識してください。

• 台本にない雑談の時間を設けましょう。チーム メンバーが遠隔地にいる場合、せっかくの交流の機会を逃したくないはずです。
• 全員の名前を呼んで温かく歓迎します。面識のない人たちには自己紹介してもらいましょう。沈黙が気まずい場合は、なるべく会話の糸口を見つけるようにします。
• 目標や議題、そして前回の会議で何があったかを簡潔に述べます。
• 必要であれば、会議の冒頭で短い「勉強会」を開いて参考資料を確認してもらいましょう。
• 参加者が安心して自分の考えやアイデアを共有できる、安全で信頼できる空間を作り、正直で率直な意見を促しましょう。 

ビデオ会議では人が話しているときにぼんやりしたり、人の話をさえぎったりしがちです。自分の役割が何であっても、主張が強い人ばかりでなく、あらゆる人の意見を確実に引き出せるような会議にしましょう。次のことを試してみてください。

• 参加しやすく、全員が意見を言えるような会議にしたいということを明確に伝える。
• 話が主題から逸れたときは軌道修正をする。「とてもよい考えだと思いますが、今は議題が最優先です。それはまた別の機会に話しましょう。」
• 話をさえぎる人はたしなめる。「ご意見をありがとうございます。でも山田さんの話を最後まで聞いてからにしましょう。では山田さん、続きをどうぞ。」
• 発言が少ない人には呼びかける。「まだ発言していない方の意見も伺いたいのですが、伊藤さんはどうお考えですか？」

会議を終えた後に会議の平等性の採点表を利用すると、成果を確認できます。