効果的な会議を実施する

バーチャル ファースト | コミュニケーション キット

ビデオ会議で効果的なミーティングを行うのは決して難しくありません。にもかかわらず、多くのリモート チームでは、毎週のように成果の上がらない会議が何度も行われています。幸いなことに、会議を効果的に進めるのに組織管理の専門知識は必要ありません。このエクササイズを応用すれば、グループでのブレインストーミングでもスタンドアップ ミーティングでも、会議の効果を高めることができます。

30 分 | パーソナル エクササイズ

ステップ 1:会議が必要かどうか自問する

条件反射的にバーチャル会議を設定しようとせず、会議が重要な決定(Decision)、討議(Debate)、検討(Discussion)の「3 つの D」に当てはまるか確認します。状況報告や簡単な質問だけなら、全員が同時に集まらなくてもよい方法で処理しましょう。詳しくは会議の基本をご覧ください。

ステップ 2:議題を準備する

効果的な会議にするには、明確な目標の設定、議題を簡潔にまとめたリスト、参加者の適切な選定が必要です。会議の開催が決まったら、以下の会議準備用ワークシートに必要事項を入力します。入力が終わったら、議題にリストアップされている全員が本当に参加する必要があるのか、それとも後で議事録をメールで送付するだけでいいのかを再確認します。
会議準備用ワークシート

会議の目的を明確にする

ちょっとした準備をするだけで、会議が有意義になり、チーム メンバーの時間を無駄にしなくて済みます。

会議準備用ワークシート

ステップ 3:効果的な招待メッセージを作成する

招待メッセージには、上述の会議準備用ワークシートから抜き出した要点を簡潔にまとめます。事前に準備をしてくる参加者がいる場合や、会議前に参加者の都合のよい時間にフィードバックを集める場合は、参考資料を共有します。招待メッセージが長すぎるようであれば半分にしてみましょう。会議のタイトルに「3 つの D」のいずれかを含めるとさらに効果的です(例:製品デザインの決定、チームの目標についての検討、製品ロードマップに関する討議)。
タイトル:ブランド デザインのコンセプト決定

    デザイン部門リーダーの皆様

    最新のデザイン コンセプトについてご意見をお聞かせください。会議の内容は以下のとおりです。

  • 3 つのコンセプト案についての検討
  • 採用するコンセプトの決定

    お時間がある方は会議の前に提案書をご覧ください。

    ご参加をお待ちしています。

    – ステラとチーム一同

ステップ 4:温かみのある会議を開く

会議を主催する方は、「最高の集い方:記憶に残る体験をデザインする」の著者であるプリヤ・パーカー氏のアドバイスを参考にすると、温かくも自信に満ちた印象を与え、主催者としてそつなく振る舞うことができます。会議を始めるときは以下を意識してください。

  • 会議の冒頭で台本にない雑談の時間を設けましょう。チーム メンバーが遠隔地にいる場合、せっかくの交流の機会を逃してしまう可能性があります。
  • 全員の名前を呼んで温かく歓迎します。面識のない人たちには自己紹介してもらいましょう。沈黙が気まずい場合は、なるべく会話の糸口を見つけるようにします。
  • 目標や議題、そして前回の会議で何があったかを簡潔に述べます。
  • 必要であれば、会議の冒頭で短い「勉強会」を開いて参考資料を確認してもらいましょう。

ステップ 5:意見を言える雰囲気を作る

ビデオ会議では人が話しているときにぼんやりしたり、人の話をさえぎったりしがちです。自分の役割が何であっても、主張が強い人ばかりでなく、さまざまな人の意見を確実に引き出せるような会議にしましょう。次のことを試してみてください。

  • 参加しやすく、全員が意見を言えるような会議にしたいということを明確に伝える。
  • 話が主題から逸れたときは軌道修正をする。「とてもよい考えだと思いますが、今は議題が最優先です。それはまた別の機会に話しましょう。」
  • 話をさえぎる人はたしなめる。「ご意見をありがとうございます。でも山田さんの話を最後まで聞いてからにしましょう。では山田さん、続きをどうぞ。」
  • 発言が少ない人には呼びかける。「まだ発言していない方の意見も伺いたいのですが、伊藤さんはどうお考えですか?」

会議を終えた後に会議の平等性の採点表を利用すると、成果を確認できます。

会議の平等性の採点表

誰もが意見を言える会議でしたか?

多様な視点からの意見を集められたかどうか、採点表を基に判断しましょう。

ステップ 6:次のステップを決定して早めに切り上げる

会議が終わったら、参加してくれた全員にお礼の言葉を述べます。次に、会議で決まったことや次の予定、そして誰が何をするかについて簡潔に要約します。議事録の担当者に簡単なまとめを作成してもらい、後で送付します。予定より 5 分早く切り上げると、参加者が一息入れるための時間が増えるというメリットがあります。

その他のリソース

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:すべての会議を温かい歓迎の言葉と雑談から始める
  • 来週:最近実施した会議について「会議の平等性の採点表」を完成させる
  • 四半期ごと:「不要な会議の一掃」をチームで実行する