Come semplificare l'onboarding con Dropbox Paper

Creazione di un modello del programma di onboarding in Dropbox Paper

Quando hai la responsabilità di far sì che i nuovi assunti partano con il piede giusto dal primo giorno, è fondamentale avere una buona organizzazione. I dipendenti contano sul tuo aiuto per poter partire in quarta.

"I dipendenti non possono fare del loro meglio e farci progredire se sono stressati da problemi come raggiungere la sala riunioni, richiedere benefit o conoscere la data in cui arriverà il primo stipendio", afferma Joe Topansa, analista delle operazioni per le risorse umane di Dropbox. 

Alcuni responsabili delle risorse umane stanno trovando nuovi modi per ridurre i compiti ripetitivi e concentrarsi sul rendere l'esperienza più personale. In Dropbox, il nostro team addetto al personale utilizza Dropbox Paper per facilitare l'onboarding. Paper è uno spazio di lavoro collaborativo che può rendere più efficiente praticamente ogni fase dell'onboarding. Per mostrarti come funziona, abbiamo parlato con alcuni dipendenti di Dropbox che hanno la responsabilità di trasformare i nostri nuovi assunti in dipendenti eccezionali. 

1. Trasformazione in modello dei documenti

W-4s. I-9s. Country Compliance Docs. Non proprio il modo più entusiasmante di dire "Benvenuto sul tuo nuovo posto di lavoro", vero? Fortunatamente, esistono modi per eliminare carta (e lavoro) dal processo.

Come è ovvio per ogni responsabile delle risorse umane, il processo di onboarding è iterativo. Ciò che funzionava qualche anno fa potrebbe non funzionare oggi. Per esempio, le informazioni sui benefit cambiano da un mese all'altro. Pertanto, mantenere aggiornati tutti i documenti necessari può essere difficoltoso. 

Ma quando il team di Dropbox che si occupa del personale condivide un documento di Paper con una classe di onboarding, il team può fare in modo che i nuovi assunti abbiano accesso alle informazioni più recenti aggiornando i testi o aggiungendo link ai documenti Paper correlati.

"Con Paper, siamo in grado di apportare modifiche a un documento e gli utenti lo vedranno in tempo reale, eliminando così la necessità di inviare revisioni", afferma Dorena Sanchez, analista dell'esperienza dei dipendenti per i benefit di Dropbox. "Possiamo anche aggiungere commenti e chiedere alle persone di rivedere aspetti specifici direttamente nel documento, e questo è molto utile per il nostro team. Possiamo ripetere le nostre istruzioni in qualsiasi momento. I nuovi assunti non devono nemmeno fare clic su Aggiorna per vedere le modifiche".

Inoltre, risparmiano tempo usando i modelli, che permettono loro di evitare la fatica di creare un intero nuovo lotto di documenti per ogni nuova classe. Quando il team di Dorena riutilizza costantemente i documenti, sfrutta la funzione "trasformare in modello" di Paper. 

La funzione "trasformare in modello" di Dropbox Paper

Creare modelli personalizzati da documenti di Paper è facile. Puoi anche utilizzare i nostri modelli già pronti per aiutare il tuo team a far partire i progetti con appunti delle riunioni, piani dei progetti, riassunti creativi e molto altro.

Questa settimana, abbiamo introdotto un modello per l'onboarding dei nuovi assunti (visibile qui sotto) utilizzabile dal team delle risorse umane di qualunque azienda. È progettato appositamente per facilitare i compiti del primo giorno di lavoro per il team. I modelli sono solo in inglese e a breve saranno disponibili per dispositivi mobili.

Il modello per l'onboarding dei nuovi assunti di Dropbox Paper

Il modello per l'onboarding dei nuovi assunti di Dropbox Paper

2. Distribuzione di elenchi di controllo semplici

Con tutto ciò che accade il primo giorno di lavoro, è facile perdere traccia di ciò che deve essere fatto e quando. Per questo, il nostro team addetto al personale utilizza moltissimi elenchi di controllo. Con Paper, puoi  creare elenchi attività in modo rapido e assegnare le attività ai dipendenti con una menzione (@) che invia loro una notifica via e-mail con la data di scadenza dell'attività stessa.

Screenshot animato con la funzione elenco di controllo in Dropbox Paper

"Abbiamo appena implementato questo elenco di controllo per i benefit alla fine dello scorso anno", dice Dorena. "Prima di allora, condividevamo una presentazione da 60 diapositive con i dipendenti e ci aspettavamo che ne ricordassero ogni dettaglio". Dorena afferma di essersi resa conto in fretta che non è facile per i nuovi assunti, specialmente quando altri team richiamano la loro attenzione per compilare moduli. Oltre a tutta la burocrazia, c'è anche il nuovo lavoro da imparare. 

Dopo aver implementato l'elenco di controllo dei documenti di Paper, Dorena e il suo team si sono resi conto che non solo semplifica il processo, ma aiuta anche i nuovi assunti a concentrarsi sulle cose più importanti. "Ora, all'inizio della presentazione possiamo dire: non sforzatevi di ricordare tutto! Vi basta consultare l'elenco di controllo. Spesso ridono ma è vero: devono solo ricordare l'elenco di controllo".

Screenshot che mostra l'elenco di controllo relativo ai benefit in Dropbox Paper

Assegnazione delle attività e definizione delle scadenze in Dropbox Paper

Screenshot che mostra la funzione di assegnazione delle attività in Dropbox Paper

3. Maggiore visibilità e trasparenza

Con la funzione Informazioni sul visualizzatore in Paper (illustrata qui sotto), il team delle risorse umane può inviare un documento ai nuovi assunti, quindi controllare chi l'ha aperto (e chi non l'ha fatto). In questo modo, Dorena dice che può verificare che chiunque debba essere aggiornato abbia ricevuto le informazioni. "A volte ci fanno domande come: dove trovo queste informazioni? La nostra risposta: Sembra che tu non abbia ancora aperto questo documento. Il documento è il tuo migliore amico. Seguilo passo dopo passo e non ti perderai nulla".

Tenere traccia dell'avanzamento con la funzione Informazioni sul visualizzatore di Dropbox Paper

Screenshot animato con la funzione informazioni sul visualizzatore in Dropbox Paper

Inoltre, Paper consente a chiunque sia stato invitato nel documento di vedere il processo di modifica in tempo reale. I membri del team che hanno ricevuto l'accesso con modifica possono apportare modifiche e due o più persone possono fare revisioni contemporaneamente. Chi ha ricevuto l'accesso in sola lettura può aggiungere commenti per fare domande sui contenuti o proporre modifiche. Le conversazioni che spesso vanno perse tra le e-mail possono essere visualizzate in contesto di fianco al contenuto, nei commenti e nelle risposte.

Aggiunta di commenti in Dropbox Paper

Screenshot animato con la funzione di commento in Dropbox Paper

In Dropbox, crediamo fermamente che sia necessario consentire ai dipendenti di imparare l'uno dall'altro quando si lavora insieme e imparare dal passato guardando a ciò che è stato fatto in precedenza. Paper consente ai nuovi assunti di aggiornarsi rapidamente, perché un'unica ricerca in Paper consente di trovare documenti da progetti di tutta l'azienda.

"Come azienda, siamo molto trasparenti su ciò che avremmo potuto fare meglio, a livello di prodotti", afferma Joe. "Chiunque può cercare documenti di progetti passati. Non è una cosa a cui poniamo dei limiti. A livello di azienda, è il comportamento standard. La gente è affascinata da questo. I nuovi assunti vengono da me a dirmi: Lavoravo nell'azienda di tecnologie XYZ e cose del genere erano top secret. È una cosa nuova per le persone".

Naturalmente, non tutte le aziende hanno la stessa cultura della trasparenza. Per le aziende che vogliono rendere pubblici solo alcuni contenuti, Paper è progettato per consentire agli amministratori informatici di modificare le autorizzazioni di visualizzazione tramite impostazioni personalizzate in ogni documento di Paper. 

"Ho lavorato per altre aziende non di tecnologie e ho visto la loro procedura per i nuovi assunti", afferma Dorena. "Danno istruzioni cartacee e monotone. Ho avuto l'impressione che la differenza tra l'onboarding qui e nelle altre aziende stia nell'automazione e nella visibilità delle istruzioni. Nelle altre aziende ti dicono: per richiedere i benefit devi fare in questo modo. Buona fortuna. Qui invece diciamo: per richiedere i benefit devi fare in questo modo. Ecco come trovare un medico. Ed ecco come prendere appuntamento".

4. Semplificazione delle risposte alle richieste dei nuovi assunti 

Ogni giorno, una delle attività più comuni che i team delle risorse umane devono svolgere è rispondere alle richieste dei dipendenti. "Ricevo probabilmente tra le 30 e le 40 richieste al giorno", afferma Dorena. "Ma molte di queste riguardano questioni mediche e non hanno una risposta rapida e semplice. Ricevo probabilmente 40-50 domande standard ogni settimana, che si ripetono continuamente: Come faccio a iscrivermi a questa cosa? Poi, una settimana dopo: Quando mi arrivano i documenti medici?"

"Paper semplifica talmente questa procedura che il tutto richiede 15 minuti della giornata, anziché 3 ore distribuite nel tempo", dice. "Poiché abbiamo sviluppato così tanto i nostri contenuti, non dobbiamo inserire continuamente le stesse informazioni o cercare di personalizzarle per ogni dipendente. Mi basta rispondere e condividere un documento di Paper per dire: le informazioni sono tutte qui".

Invitare i membri del team in un documento di Paper condiviso

Screenshot animato che mostra come condividere un documento di Dropbox Paper

5. Trasformazione dei compiti noiosi in un gioco

Per rendere ancora meno faticoso il compito di districarsi tra i documenti e mantenere coinvolti i nuovi dipendenti, il team People di Dropbox ha deciso di trasformare la procedura in un gioco. Hanno creato una caccia al tesoro che guida i nuovi assunti attraverso le fasi della registrazione e presenta loro uno degli strumenti principali usati dall'azienda per coordinare i progetti e comunicare con i dipendenti: Dropbox Paper. 

"Uso la caccia al tesoro, che serve da tour delle nostre pagine relative ai benefit, come introduzione a Paper", dice Dorena. "Utilizziamo le informazioni sui benefit nei documenti Paper per mostrare loro le informazioni inziali relative alla registrazione. Poi inviamo loro un elenco puntato con tutto ciò che devono fare e le relative scadenze. Penso che serva a dimostrare l'utilità della collaborazione. Infatti, con la funzione Informazioni sul visualizzatore, è possibile vedere una foto e il nome degli altri nuovi assunti che stanno consultando il documento".

Il documento di Paper con la caccia al tesoro per i nuovi assunti

Screenshot che mostra la caccia al tesoro per i nuovi assunti in un documento di Dropbox Paper

"Mi sono unito recentemente al team e mi sono divertito con la caccia al tesoro", afferma Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager di Dropbox. "Anche se mi scoccia che il mio team non abbia vinto la caccia al tesoro, probabilmente è stato il metodo migliore per mettersi al corrente con le informazioni di base su Paper e conoscere come si lavora in Dropbox".

Per scoprire in che modo Dropbox Paper può facilitare l'onboarding e altre attività per il tuo team, consulta dropbox.com/paper.

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