Cara mengelola faktur: 5 kiat pengelolaan faktur bagi pekerja lepas

Menjadi pekerja lepas adalah impian banyak orang, namun jujur saja, mengelola faktur bisa menjadi mimpi buruk. Ini seperti permainan Tetris finansial yang tidak pernah berakhir, mencoba mencocokkan semua angka dan tanggal jatuh tempo secara bersamaan. Dan jangan lupa tentang kegembiraan mengejar klien yang terlambat membayar.

Namun, dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses dan menerima pembayaran dengan lebih cepat. Dalam artikel ini, kami akan membagikan lima kiat pengelolaan faktur untuk membantu Anda tetap teratur dan kembali melakukan yang terbaik—mengesankan klien dan mengembangkan bisnis Anda.

Mengapa manajemen faktur penting?

Proses manajemen faktur yang efektif membantu Anda—dan klien Anda—mencegah kesalahan yang merugikan dalam pemrosesan dan pembayaran faktur. Hal ini dapat membantu Anda menghindari keterlambatan pembayaran produk atau layanan yang disebabkan oleh kesalahan manusia dalam entri data. Hasilnya, pengalaman faktur yang lancar dan bebas stres dapat membangun hubungan positif dengan klien Anda.

Dilengkapi dengan alat yang tepat, manajemen faktur juga dapat membantu Anda mengelola arus kas dan inventaris, serta memperkirakan keuangan dan pertumbuhan Anda.

Bagaimana mengelola faktur secara efektif

Berikut lima kiat untuk membantu Anda mengelola faktur secara efektif:

1. Pilih perangkat lunak terbaik untuk Anda

Langkah pertama menuju manajemen faktur yang efektif adalah memilih perangkat lunak terbaik. Beberapa klien mungkin lebih memilih faktur dikirimkan kepada mereka sebagai dokumen Word, Google Doc, atau PDF sehingga mereka dapat mengunggahnya langsung ke sistem manajemen faktur mereka sendiri untuk diproses.

Namun, untuk mempermudah prosesnya bagi semua orang, carilah perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan mengirim faktur dari satu tempat.

Dropbox menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan semua faktur, sehingga memudahkan untuk mengakses, mengelola, dan membagikannya dari perangkat apa pun, di mana pun. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan fisik, seperti file kertas atau penyimpanan komputer lokal, yang rentan terhadap kehilangan atau kerusakan.

Dan jika Anda mencari cara untuk menghubungkan file Anda ke perangkat lunak faktur atau manajemen proyek, Dropbox terintegrasi dengan serangkaian alat seperti ActiveCollab dan Xero Tax.

2. Permudah klien untuk membayar Anda

Tidak ada yang lebih buruk daripada klien yang dikejutkan oleh faktur. Penting untuk mendiskusikan persyaratan pembayaran dengan klien Anda sesegera mungkin—idealnya bahkan sebelum Anda memulai pekerjaan apa pun. Dengan begitu, Anda dapat memperjelas bagaimana Anda ingin dibayar sehingga memudahkan klien ketika saatnya tiba.

Proses pembayaran yang sederhana bermanfaat bagi semua orang—klien dapat meringankan beberapa tugas yang memakan waktu terkait pemrosesan faktur, dan Anda dapat meningkatkan arus kas dengan menerima pembayaran lebih cepat.

Metode pembayaran elektronik seperti Stripe dan PayPal lebih aman dibandingkan pembayaran tunai tradisional. Mereka juga jauh lebih cepat dibandingkan mengirimkan transfer bank melalui perbankan online.

3. Otomatiskan prosesnya

Alat manajemen faktur digital dapat membantu Anda menghindari banyak potensi kesalahan yang umum terjadi pada faktur kertas. Faktur Anda dapat dikirim langsung dari alat faktur ke klien Anda, tanpa hilang melalui pos.

Jika Anda perlu mengumpulkan tanda tangan untuk faktur Anda, alat seperti Dropbox Sign dapat membantu Anda mempercepatnya dengan mengotomatiskan sebagian besar prosesnya. Anda dapat membuat templat yang dapat digunakan kembali dan formulir yang telah diisi sebelumnya yang dapat Anda sesuaikan dan kirimkan ke klien untuk mendapatkan tanda tangan elektronik. Anda akan menerima pemberitahuan email saat klien Anda melihat, membuka, atau menandatangani faktur Anda.

4. Hemat waktu dengan templat khusus

Jika Anda perlu menagih faktur pembayaran berulang atau pekerjaan proyek reguler untuk klien, maka templat akan menghemat banyak waktu dan tenaga.

Dengan begitu, informasi yang sama yang Anda masukkan secara manual berulang kali sudah terisi sebelumnya. Menambahkan logo merek dan menyesuaikan gaya templat juga memastikan faktur Anda lebih mudah dikenali oleh klien.

Jika tidak memerlukan tanda tangan pada faktur, Dropbox memungkinkan Anda dengan mudahnya mengedit dokumen PDF, sehingga Anda dapat membuat faktur baru dari templat hanya dengan beberapa klik. Kontrol versi memungkinkan Anda melacak perubahan pada faktur—yang mungkin berguna untuk audit. Anda kemudian dapat membagikan file-file ini dengan tautan sederhana, dan klien, pemasok, atau pemangku kepentingan lainnya dapat mengakses file-file ini meskipun mereka tidak memiliki akun Dropbox.

5. Buat rencana untuk tagihan yang belum dibayar

Sayangnya, banyak pekerja lepas yang akan memberi tahu Anda bahwa faktur yang telah jatuh tempo dan belum dibayar adalah hal yang lumrah. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan hal ini, mulai dari faktur yang tidak terkirim ke orang atau departemen yang tepat, hingga klien yang terlalu sibuk untuk memprosesnya.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki proses yang tepat jika tidak ada pembayaran. Ini dapat mencakup:

• Menetapkan segala biaya keterlambatan atau beban bunga dalam kontrak Anda dengan klien
• Meminta pembayaran setelah diterima, artinya klien harus membayar Anda segera setelah mereka menerima faktur
• Menetapkan jangka waktu pembayaran yang wajar agar klien tidak terburu-buru
• Menjadwalkan pengingat untuk dikirim ke klien melalui email—seperti tujuh hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran, pada tanggal jatuh tempo itu sendiri, dan tujuh hari setelah tanggal jatuh tempo—seandainya faktur Anda hilang tanpa sengaja di email klien

Cara mengelola faktur dengan Dropbox

Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak faktur, melainkan membuatnya secara manual sebagai dokumen, Dropbox bisa menjadi cara yang berguna untuk menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur Anda.

Unggah faktur ke akun Dropbox Anda dan sinkronkan secara instan ke perangkat Anda. Bagikan dokumen langsung dari penyimpanan awan Anda dalam beberapa klik. Atau, untuk fitur pengiriman file tingkat lanjut seperti pelacakan keterlibatan, kirimkan faktur Anda dengan fitur Kirim dan lacak.

Manajemen faktur menjadi mudah

Percepat proses pembuatan, penyesuaian, dan pengiriman faktur dengan Dropbox.

Dropbox berfungsi sebagai hub terpusat untuk menyimpan, mengedit, dan membagikan faktur Anda sehingga Anda dapat tetap teratur dan memantau keuangan Anda.