Ketika menjadi seorang pekerja lepas, Anda terbiasa untuk memegang banyak jabatan. Anda bukan hanya genius kreatif di balik pekerjaan Anda; Anda juga seorang akuntan, tenaga pemasar, dan perwakilan layanan pelanggan. Dan salah satu tugas terpenting yang Anda miliki adalah mengirimkan faktur ke klien Anda.
Tapi apa cara terbaik untuk melakukan ini? Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa panduan tentang waktu dan cara mengirimkan faktur profesional kepada klien, termasuk alat untuk menyederhanakan proses dan kiat untuk menindaklanjuti faktur yang belum dibayar.
Kapan saya harus mengirimkan faktur saya?
Ada beberapa pendapat berbeda tentang kapan harus mengirim faktur ke klien. Beberapa pekerja lepas lebih suka mengirimkan faktur sebelum mulai bekerja, sementara yang lain menunggu hingga pekerjaan selesai. Setiap opsi memiliki manfaatnya masing-masing:
Sebelum: Ideal untuk proyek komisi atau proyek satu kali di mana Anda perlu membeli bahan tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan, atau untuk proyek jangka panjang di mana pekerjaan dikirimkan secara mencicil. Anda juga dapat meminta pembayaran sebagian di muka jika arus kas terbatas, atau jika klien yang bersangkutan memiliki riwayat tanggal jatuh tempo yang terlewat dan pembayaran yang terlambat.
Sesudah: Kebanyakan pekerja lepas menagih klien mereka segera setelah pesanan atau proyek dipenuhi. Selain itu, Anda dapat memberikan waktu beberapa hari antara pengiriman proyek dan pengiriman faktur sehingga klien dapat memastikan kepuasan mereka. Untuk kontrak yang sedang berjalan, akan lebih mudah untuk mengirimkan faktur setiap bulan. Ini berarti Anda mendapatkan pembayaran yang konsisten dan dapat diprediksi, serta memudahkan klien Anda untuk menerbitkan dan memproses faktur.
Pada akhirnya, waktu terbaik untuk mengirimkan faktur Anda bergantung pada tiga faktor utama:
- Jenis produk atau layanan yang Anda tawarkan.
- Syarat pembayaran dan tuntutan atau situasi keuangan Anda.
- Hubungan Anda dengan klien.
Berbagai cara untuk mengirim faktur
Setelah Anda memutuskan kapan akan mengirim faktur, Anda harus memilih bagaimana Anda akan mengirimkannya. Ada beberapa opsi berbeda yang tersedia, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Melalui pos
Di era email dan faktur online, mengirimkan faktur melalui pos mungkin tampak seperti peninggalan masa lalu. Namun, masih ada beberapa kasus di mana ini mungkin merupakan pilihan terbaik. Misalnya, jika klien Anda tidak menggunakan email atau faktur online, atau jika Anda lebih menyukai keamanan pengiriman dokumen fisik, maka mengirimkan faktur Anda mungkin merupakan cara yang tepat.
Penting untuk diingat bahwa pengiriman faktur melalui pos bisa lebih lambat, kurang aman, dan lebih mahal dibandingkan faktur online dan metode pembayaran. Selain itu, proses ini lebih rentan terhadap kesalahan—orang dan bisnis sering berpindah tempat, dan Anda tidak selalu dapat menjamin bahwa Anda memiliki informasi kontak terbaru (atau bahwa Anda telah menuliskannya dengan benar di amplop!)
2. Melalui email
Email adalah cara paling umum bagi pekerja lepas untuk mengirim faktur. Cepat, mudah, dan nyaman, serta memungkinkan Anda melacak dengan mudah kapan faktur Anda telah dibuka dan dilihat.
Untuk mengirim email faktur, cukup unggah file faktur sebagai lampiran, tulis baris subjek yang sesuai, dan kirim email ke klien Anda. Anda juga dapat menyertakan pesan singkat di badan email, seperti “Terlampir adalah faktur saya untuk proyek terbaru Anda.”
3. Melalui penyimpanan awan Anda
Jika Anda menggunakan perangkat lunak seperti Dropbox untuk mengelola faktur, Anda dapat mengirim faktur langsung dari akun Anda hanya dengan tautan. Ini bisa menjadi pilihan yang nyaman karena memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan mengirim semua faktur dari satu tempat.
Cara mengirim faktur dengan Dropbox
Dengan Dropbox, Anda dapat mengunggah templat faktur ke akun Anda dan mengubahnya menjadi, PDF yang dapat diedit dan dapat digunakan kembali serta dapat dibagikan secara langsung dari Dropbox atau dengan tautan sederhana.
Setelah faktur Anda siap dikirim, pertimbangkan untuk menggunakan fitur berbagi dokumen khusus seperti Kirim dan lacak untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana klien berinteraksi dengan faktur Anda setelah faktur tersebut dibagikan. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin memastikan bahwa klien Anda telah menerima dan melihat faktur Anda.
Anda juga dapat menyetel pengaturan berbagi unik untuk setiap penerima, memantau tindakan yang diambil terhadap konten Anda dan menganalisis tren tampilan file yang Anda bagikan di satu dasbor pusat.
Kiat untuk menindaklanjuti faktur
Jika Anda tidak menerima pembayaran untuk faktur Anda sesuai ketentuan yang telah disepakati, Anda mungkin perlu menghubungi klien Anda.
Berikut adalah beberapa kiat untuk menindaklanjuti faktur yang belum dibayar:
- Mulailah dengan panggilan telepon untuk memastikan bahwa Anda mengirimkan faktur ke orang atau departemen yang tepat
- Kirim email pengingat pada hari jatuh tempo pembayaran jika belum dibayar
- Jika tidak berhasil, coba metode alternatif, seperti mengirim surat melalui pos
- Bersikaplah tegas namun sopan dalam komunikasi Anda dan nyatakan dengan jelas konsekuensi jika tidak membayar tepat waktu, seperti keterlambatan biaya atau penghentian layanan di masa mendatang
- Catat semua upaya tindak lanjut Anda dan tanggapan yang Anda terima jika Anda perlu meningkatkan situasinya
- Pertimbangkan untuk menawarkan opsi pembayaran alternatif, seperti paket pembayaran, untuk memudahkan klien Anda melakukan pembayaran
- Jika semua upaya gagal, pertimbangkan untuk mencari nasihat hukum atau menggunakan agen penagihan utang untuk menagih pembayaran
Ingatlah untuk selalu bersikap profesional dan menangani situasi dengan integritas, karena menjaga hubungan baik dengan klien Anda sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda.
Sederhanakan setiap langkah proses pembuatan faktur
Dropbox dapat membantu Anda menyederhanakan seluruh proses pembuatan faktur, mulai dari membuat dan menyesuaikan faktur hingga mengirimkannya ke klien Anda dan melacak kemajuannya.
Konversi faktur PDF dengan mudah menjadi templat yang dapat diedit dan dapat Anda sesuaikan sebelum dikirim ke klien. Dan dengan fitur Kirim dan lacak, Anda dapat melacak kapan faktur Anda dibuka dan dilihat, sehingga Anda dapat segera menindaklanjuti klien jika diperlukan.
Dengan menggunakan Dropbox, Anda dapat menghemat waktu dan kerumitan dalam tugas pembuatan faktur, sehingga Anda dapat fokus pada hal terbaik yang dapat Anda lakukan: menciptakan pekerjaan hebat untuk klien Anda.