Pembuatan faktur sangat penting bagi penulis untuk melacak alur keuangan yang nantinya berguna untuk kepatuhan pajak dan perlindungan hukum jika timbul perselisihan pembayaran. Kabar baiknya, meskipun bukan bagian paling menarik dari rutinitas bisnis Anda, pembuatan faktur membuat pembayaran pajak menjadi lebih sederhana dan mengurangi kemungkinan timbulnya perselisihan.
Faktur yang terstruktur dengan baik juga membantu menunjukkan profesionalisme. Klien akan tahu bahwa Anda berbisnis dengan sungguh-sungguh. Jadi, pembuatan faktur yang baik juga dapat membantu Anda memenangkan dan mempertahankan pekerjaan.
Faktur juga dapat memberikan kejelasan. Dengan menguraikan jumlah dan ketentuan pembayaran, Anda telah menetapkan ekspektasi yang jelas kepada klien dan menghindari potensi kesalahpahaman.
Kami memiliki kiat dan panduan untuk membantu Anda memahami semua yang perlu Anda ketahui mengenai pembuatan, pengelolaan, dan pengiriman faktur untuk layanan menulis.
Kapan dan mengapa harus menggunakan faktur sebagai penulis lepas
Faktur adalah aspek penting untuk mengelola bisnis menulis lepas Anda, tetapi bagian dari proses pembuatan faktur sebagai penulis adalah mengetahui kapan harus mengirimkannya.
Sebagai seorang penulis lepas, berikut adalah beberapa waktu terbaik untuk mengirimkan faktur:
- Setelah menyelesaikan proyek penulisan: Waktu yang paling lazim untuk mengirim faktur adalah tepat setelah Anda mengirimkan pekerjaan akhir Anda. Hal ini membantu memastikan tidak ada penundaan pembayaran.
- Pada tahap penting selama proyek besar: Untuk proyek-proyek besar, sebaiknya Anda membuat faktur pada tahap penting tertentu sehingga Anda tidak perlu menunggu hingga akhir proyek untuk menerima pembayaran.
- Saat melakukan pekerjaan per jam: Bila penagihan dilakukan per jam, kirimkan faktur secara berkala atau setelah proyek selesai untuk menjaga aliran dana tetap stabil.
- Saat menangani layanan berulang atau berbasis retainer: Jika Anda bekerja dengan sistem retainer, kirimkan faktur di setiap awal periode baru agar semuanya berjalan sesuai rencana dan pembayaran terkirim ke Anda.
- Saat bekerja dengan klien baru: Selalu berikan faktur kepada klien baru sebelum memulai pekerjaan untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dan memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama. Menetapkan ekspektasi di awal membantu menghindari kesalahpahaman atau perselisihan di kemudian hari.
- Saat pembayaran di muka atau deposit: Jika Anda meminta deposit sebelum memulai proyek, faktur dapat digunakan untuk meresmikan permintaan pembayaran tersebut dan penyimpanan catatan untuk kedua belah pihak.
- Saat ruang lingkup proyek berubah: Bila ruang lingkup pekerjaan berubah, terbitkan faktur pembaruan yang menjelaskan ketentuan atau tagihan biaya baru. Berdiskusi dengan klien memang penting, tetapi faktur tetap berfungsi untuk mencatat dan meresmikan persetujuan Anda.
- Saat ada pengeluaran terkait proyek: Jangan lupa untuk menagih semua biaya tambahan seperti perjalanan atau material khusus yang Anda gunakan selama pengerjaan proyek, jadi tidak ada yang terlewat dan Anda tidak rugi.
Pada dasarnya, jika Anda ingin mendapatkan bayaran dari tulisan Anda, Anda harus mengirim faktur. Faktur adalah tanda bukti bahwa pekerjaan telah selesai, pembayaran telah jatuh tempo, dan Anda meminta pembayaran itu dari klien.
Hal yang harus dicantumkan di faktur penulisan lepas Anda
Faktur yang baik untuk layanan penulisan lepas akan memuat semua detail yang tepat. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dicantumkan agar Anda dibayar tepat waktu dan dapat mempertahankan citra profesional:
- Informasi kontak: Cantumkan detail informasi Anda dan klien, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Hal ini bertujuan untuk memastikan semua orang tahu siapa yang terlibat dan ke mana harus menghubungi jika ada masalah atau pertanyaan.
- Nomor dan tanggal faktur: Tentukan nomor faktur yang unik dan sertakan tanggal penerbitan. Hal ini membuat pelacakan pembayaran menjadi lebih mudah dan menjaga catatan Anda tetap teratur.
- Deskripsi layanan: Jelaskan layanan yang diberikan. Baik itu postingan blog, penulisan ulang bab, atau pemeriksaan, dan berikan rincian cakupan pekerjaan seperti jumlah kata, revisi, dan hal-hal spesifik lainnya.
- Struktur pembayaran: Jelaskan apakah Anda mengenakan tagihan dengan biaya per jam atau biaya tetap. Hal ini membantu menghindari kebingungan atau perselisihan di kemudian hari. Semua pihak juga mendapatkan kejelasan.
- Ketentuan pembayaran: Tuliskan tanggal jatuh tempo pembayaran dengan jelas. Baik pembayaran yang dilakukan saat klien menerima faktur atau pembayaran dari perjanjian lain, klien Anda harus tahu persis kapan Anda ingin mereka membayar. Bagian ini juga dapat menyertakan daftar metode pembayaran yang dipilih, seperti PayPal, kartu kredit, dan lainnya.
- Biaya keterlambatan pembayaran: Jika ada, sebutkan biaya keterlambatan yang mungkin Anda tagih. Hal ini dapat membantu mengatur pembayaran yang tepat waktu dan menambahkan lapisan perlindungan untuk penghasilan Anda.
Beberapa hal di atas merupakan hal dasar bagi sebagian besar penulis lepas, tetapi persyaratannya bisa berbeda-beda, tergantung pada preferensi Anda atau klien serta karakteristik pekerjaan Anda.
Tujuan utama dari langkah ini adalah untuk membuat faktur profesional sejelas dan selengkap mungkin sehingga tidak ada ruang untuk kesalahpahaman dan Anda dapat segera menerima pembayaran.
Gunakan Dropbox untuk proyek penulisan lepas Anda
Dropbox adalah alat yang membantu penulis lepas menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur. Dengan Dropbox, Anda bisa:
- Mengunggah faktur ke akun Dropbox Anda dan menyinkronkannya secara instan ke perangkat Anda
- Membagikan dokumen ke klien langsung dari penyimpanan awan Anda hanya dalam beberapa klik walaupun klien tidak memiliki akun Dropbox
- Menggunakan Kirim dan lacak untuk mendistribusikan faktur Anda sehingga Anda dapat mengetahui kapan, berapa lama, dan di mana faktur dilihat, serta analitik lainnya
Alat seperti Dropbox dapat membuat proses penulisan lepas menjadi lebih sederhana dan menguntungkan. Kunjungi blog kami untuk melihat cara menjadi penulis yang lebih baik dan dapatkan lebih banyak kiat sukses.
Buat faktur penulis lepas dengan mudah
Membuat faktur tidak harus sulit. Dengan menggunakan Dropbox, Anda dapat memperoleh pembayaran lebih cepat dan mengoptimalkan proses pembuatan faktur. Melalui langkah yang efisiensi ini, Anda bisa fokus pada hal yang paling penting—mengembangkan karier penulisan lepas Anda.
Dengan memilih Dropbox, penulis dapat memperoleh akses ke rangkaian lengkap fitur yang tersedia dan memanfaatkan alat lain yang membantu mereka di setiap tahap alur kerja.
