Untuk dapat menyusun rencana proyek yang kompeten, Anda perlu menggunakan alat dan sarana yang cocok. Itu berarti Anda perlu mencari tempat untuk membuat, membagikan, dan berkolaborasi dalam menyusun dokumen perencanaan proyek Anda.
Dropbox Paper memiliki semua yang Anda perlukan untuk membuat rencana proyek dan melakukan pekerjaan lainnya, cobalah secara gratis dan gunakan panduan kami untuk meningkatkan peluang keberhasilan Anda.
Sudah siap? Buka Templat rencana proyek untuk memulai.
Langsung ke bagian:
- Definisi dan alasan pentingnya rencana proyek.
- Langkah-langkah untuk membuat rencana proyek yang hebat
- Langkah 1: Tentukan lingkup proyek
- Langkah 2: Tetapkan tolok ukur keberhasilan
- Langkah 3: Pecah proyek menjadi tugas-tugas kecil
- Langkah 4: Buat kronologi proyek
- Langkah 5: Alokasikan sumber daya dan anggaran
- Langkah 6: Identifikasi risiko
- Langkah 7: Berkomunikasi dan berkolaborasi
- Langkah 8: Pantau dan lacak kemajuan
- Langkah 9: Tinjau dan evaluasi
- Langkah 10: Rayakan keberhasilan dan akui kegagalan
- Kiat untuk manajemen proyek yang lebih baik
Apa itu rencana proyek dan mengapa itu penting?
Rencana proyek adalah peta detail yang menguraikan lingkup, tujuan, hasil, kronologi, sumber daya, dan risiko suatu proyek.
Rencana proyek penting karena fungsinya untuk memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan keseluruhan proyek, tonggak pencapaian utama, dan setiap tugas yang diperlukan. Rencana proyek yang unggul dapat memberikan manfaat berikut:
- Kronologi proyek yang akurat
- Penentuan anggaran dan proyeksi keuangan yang detail
- Alokasi sumber daya yang seimbang
- Risiko yang dapat diminimalkan, atau wawasan untuk mengatasi risikonya
- Komunikasi yang jelas untuk menyampaikan ekspektasi kepada tim dan pemangku kepentingan
Proyek dapat memerlukan waktu lama dan penggunaan berbagai data dan file yang berbeda. Jangan menunggu sampai terjadi kesalahan—gunakan Dropbox Backup untuk mengamankan dan menyimpan hasil kerja Anda.
10 langkah untuk membuat rencana proyek yang hebat
Detail dalam rencana proyek tidak akan sama untuk setiap proyek. Mungkin Anda berencana untuk membuat aplikasi, atau membuat film—proyeknya bisa beraneka macam.
Untungnya, apa pun yang Anda kerjakan, ada langkah-langkah yang selalu bisa Anda ikuti untuk menyusun rencana proyeknya.
Langkah 1: Tentukan lingkup proyek
Dalam tahap ini, Anda perlu mencari tahu batasan-batasan proyeknya—apa saja yang dilibatkan dalam proyek Anda, dan apa saja yang dikecualikan? Tujuan seperti apa yang menandakan keberhasilan proyek Anda?
Contohnya meliputi perolehan pendapatan atau tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, penjualan yang lebih banyak, atau basis pelanggan yang lebih besar—atau biaya pengeluaran yang lebih kecil. Tujuan dapat membantu Anda menentukan hasil dan tugas yang relevan bagi proyek.
Langkah ini sangat penting karena dapat membantu pembuatan fondasi perencanaan, serta dapat menjadi sumber motivasi bagi tim—karena mereka dapat melihat gambaran yang lebih besar.
Langkah 2: Tetapkan tolok ukur keberhasilan
Anda perlu kriteria yang jelas untuk dapat menentukan apakah Anda berhasil mewujudkan tujuan atau tidak. Tonggak pencapaian utama dapat menyertakan hal-hal seperti peralihan ke pengujian beta atau menentukan desain final papan reklame.
Tentukan tujuannya dan pastikan tujuan itu bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART). Tujuan tidak hanya dicapai dengan angan-angan saja, Anda perlu memiliki data yang andal untuk membantu mewujudkannya.
Contoh pengukuran yang konkret dapat berupa 1.000 unduhan podcast pada bulan pertama, 500 reservasi sebelum akhir tahun, 10.000 tayangan iklan pada periode Q2—dan seterusnya.
Langkah 3: Pecah proyek menjadi tugas-tugas kecil
Di sini adalah tahap Anda dapat menguraikan para pemangku kepentingan utama, mulai membagikan tugas, dan menentukan tanggung jawab. Ini adalah kesempatan untuk menentukan siapa saja yang terlibat dan apa saja ekspektasi yang Anda harapkan dari mereka.
Untuk melakukannya, identifikasi tugas yang berskala besar dan bagi menjadi beberapa tugas kecil. Misalnya, Anda dapat membagi rencana proyek pembuatan video menjadi penulisan naskah, perekaman video, dan pengeditan.
Anda harus memperkirakan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas kecil, yang kemudian berlanjut ke langkah berikutnya.
Langkah 4: Buat kronologi proyek
Anda perlu membuat jadwal menyeluruh yang menyertakan setiap tugas, pencapaian, dan tenggat waktu. Dropbox Paper memiliki fitur kolaborasi yang andal untuk mempermudah proses perencanaan—gunakanlah untuk menyusun kronologi secara akurat.
Cobalah membuat bagan Gantt untuk menyusun kronologi Anda, yang durasinya mungkin bisa sampai berbulan-bulan, karena bagan tersebut memudahkan Anda dalam memahami kronologi. Visual dalam kronologi akan membantu mempermudah proses pengerjaan proyek.
Langkah 5: Alokasikan sumber daya dan anggaran
Di langkah ini, Anda perlu mengidentifikasi sumber daya yang Anda perlukan—misalnya orang, peralatan, atau bahan—untuk setiap tugas. Bagian ini sangat penting untuk memastikan Anda memiliki semua yang Anda perlukan.
Misalnya, Anda mungkin memerlukan dua aktor dan satu operator kamera untuk merekam iklan video—atau seorang desainer untuk membuat logo. Apa pun proyeknya, pastikan untuk membuat perkiraan sumber daya yang tepat untuk setiap tugasnya.
Langkah 6: Identifikasi risiko
Antisipasi penundaan atau masalah yang tak terduga, seperti sakit, dan siapkan kontingensi untuk mengatasi masalahnya. Risiko yang muncul dapat meliputi umpan balik dari klien yang terlalu banyak, keterlambatan teknologi, atau bahkan cuaca buruk.
Analisis dependensi yang ada (tugas apa saja yang perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum memulai tugas lainnya) dan pusatkan fokus ke dependensi tersebut. Sebagian besar risiko dapat diatasi jika Anda memiliki rencana yang tepat untuk menghadapinya.
Langkah 7: Berkomunikasi dan berkolaborasi
Bagian ini adalah saat ketika Anda menguraikan rantai komunikasi di kalangan pemangku kepentingan. Tentukan siapa saja yang harus melapor dan menerima laporannya, misalnya anggota tim junior yang melapor ke kepala departemen.
Contoh penting dari langkah ini adalah pada manajemen perubahan. Ini sangat penting untuk proyek jangka panjang.
Siapa yang menetapkan ekspektasi jika ada perubahan pada proyek dan siapa yang memotivasi tim? Anda harus menunjuk pemangku kepentingan untuk mengadakan rapat atau sesi tanya jawab untuk menyampaikan perubahan—dan mengatasi masalah yang timbul.
Dorong kolaborasi pada tahap rencana ini dan saat Anda melanjutkan pengelolaan proyeknya. Kolaborasi dapat membantu memupuk kerja sama tim dan memastikan semua orang bekerja demi tujuan yang sama.
Dropbox memiliki sejumlah fitur yang dapat membantu Anda membuat anotasi PDF, komentar di video bingkai demi bingkai, umpan balik di dokumen dalam waktu nyata, dan banyak lagi. Pilih paket Anda dan daftar hari ini.
Langkah 8: Pantau dan lacak kemajuan
Kabar baik! Semua yang diperlukan untuk membuat rencana proyek yang sukses sudah tersedia, jadi Anda tidak perlu repot-repot lagi. Eh, tidak juga—Anda tetap harus terus memantau kemajuan dan membuat penyesuaian—maaf, ya.
Dropbox Paper memiliki alat manajemen tugas dan fitur yang dapat membantu Anda mengelola tanggal, memantau kerja, dan mendapatkan pengingat otomatis. Anda bisa memantau kemajuan dengan mengacu pada anggaran dan jadwal Anda.
Langkah 9: Tinjau dan evaluasi
Saat rencana proyek sudah berjalan, Anda perlu melakukan tinjauan berkala untuk menentukan bagian mana yang berhasil dan bagian mana yang perlu diperbaiki. Apakah ada bagian rencana tertentu yang perlu Anda pertimbangkan ulang?
Misalnya, jika proyek Anda adalah iklan popok yang memerlukan orang tua dan anak-anak di lokasi syuting—sulit rasanya untuk bisa membuat jadwal secara akurat. Sebagai manajer proyek yang baik, Anda dapat memasukkan beragam faktor (seperti waktu tidur anak) ke dalam proyek mendatang.
Langkah 10: Rayakan keberhasilan dan akui kegagalan
Proses perencanaan proyek turut melibatkan perayaan prestasi yang bisa diraih, misalnya saat berhasil menggapai pencapaian tertentu. Perayaan semacam ini dapat menumbuhkan semangat tim yang turut serta dalam proyek berskala besar yang melibatkan banyak komponen dan berbagai departemen.
Perencanaan dan manajemen yang efektif adalah dua hal yang tak terpisahkan. Sekalipun jika ada faktor yang tidak berfungsi dengan baik, berikan pengakuan atas upaya anggota tim Anda dan luangkan waktu untuk merenungkan pencapaian kelompok.
Demi memaksimalkan peluang keberhasilan untuk rencana proyek Anda—gunakan templat Rencana Proyek di Dropbox Paper, yang turut menyertakan pustaka templat untuk berbagai jenis pekerjaan lainnya.
Buat rencana proyek yang mengesankan dengan Dropbox Paper
Rencana proyek berfungsi bak peta yang vital untuk membantu melindungi dari risiko—Anda perlu memiliki rencana agar proyek Anda tepat waktu, tidak melebihi anggaran, dan memperoleh hasil sebaik-baiknya. Dan semua orang bisa mewujudkannya!
Dropbox Paper adalah sarana yang tepat untuk membuat rencana proyek dengan mudah. Daftar ke Dropbox untuk menggunakan Paper secara gratis, atau daftar dan mulai susun rencana proyek Anda berikutnya.