Manajer proyek yang hebat adalah bintang yang tak terlihat di balik setiap organisasi yang sukses. PM mungkin bukan orang yang melakukan pekerjaan kreatif yang membuat klien tersenyum, tetapi mereka memastikan pekerjaan selesai dengan baik, tepat waktu, dan efisien. Mereka melihat masalah sebelum menjadi masalah, menciptakan unit yang sangat fungsional, dan meningkatkan keuntungan secara keseluruhan.
Kami meminta dua ahli dalam manajemen proyek dan filosofi organisasi membagikan kiat terbaik mereka untuk manajer proyek yang sangat efektif.
1. Jalin ikatan dengan anggota lain
Di era kantor jarak jauh yang asinkron ini, anggota tim dan klien dapat merasa terisolasi dan sendirian. Tidak ada obrolan basa basi, tidak ada ajakan makan-makan mendadak setelah bekerja, tidak ada keluhan tentang sesuatu yang terasa mengganggu. Jadikan itu sebagai tugas Anda untuk menciptakan momen bagi tim untuk terikat.
“Hubungan pribadi adalah instrumen ikatan yang penting dalam lingkungan kolaboratif,” kata Dr. Barbara Edington, direktur Pusat Keunggulan dalam Manajemen Proyek dan profesor di Departemen Manajemen dan Teknologi Informasi di St. Francis College. Di Dropbox, misalnya, penulis kami mengadakan happy hour virtual setiap Jumat sore. Mereka membahas tentang kegiatan mereka selama satu minggu, berbagi apa yang mereka baca, minum bersama, dan terhubung sebagai sesama manusia—bukan rekan kerja.
Siapakah orang di balik ide tersebut? PM.
Saat melibatkan klien dengan sentuhan pribadi, pertimbangkan untuk mengirim video singkat dengan catatan awal, pembaruan status, dan evaluasi. (Dropbox Capture membuat semua itu jadi mudah!) Dengan begitu, mereka bisa merasakan kepribadian dan gaya anggota tim.
2. Tetapkan proses pengambilan keputusan
Mau tidak mau, pertanyaan muncul—dari tim, klien, dan semua orang. PM yang baik menetapkan aturan konkret seputar cara menjawabnya dan cara membuat keputusan secara umum.
Cornelius Fichtner, pembawa acara Project Management Podcast, menyarankan untuk memiliki “struktur tata kelola yang menjelaskan, 'Jenis keputusan ini dapat dibuat oleh manajer produk; jenis keputusan ini harus diteruskan ke dewan; keputusan ini perlu diteruskan ke sponsor proyek.'"
“Memahami siapa yang memutuskan apa yang akan membantu membangun kepercayaan,” tambahnya. Menggunakan kerangka kerja DACI adalah salah satu cara untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan akhir serta siapa yang terlibat pada level apa.
Dr. Edington menambahkan, “Pastikan bahwa alur kerja yang terkait dengan setiap tugas dipahami dalam kaitannya dengan individu yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.” (Baca: Tetap di jalur Anda.)
3. Fokus pada koneksi individu
Sebuah tim dapat dikatakan baik jika ikatan antara anggota individu juga baik. Pemimpin harus berupaya untuk menciptakan unit yang kuat yang akan memperkuat kekuatan satu sama lain dan menutupi kelemahan apa pun. Terkadang, itu berarti mengurangi ukuran tim.
"Pemimpin proyek harus fokus pada kolaborasi antara individu yang sangat terampil daripada mencoba menggabungkan [mereka] menjadi satu 'tim' besar," jelas Dr. Edington. Mengapa? Anda tidak ingin meremehkan kekuatan individu, jelasnya, dan—yang terpenting—kehilangan "rasa tanggung jawab".
Pertimbangkan untuk menggunakan bagan alur guna menunjukkan bagaimana keahlian tunggal sesuai dengan keseluruhan proyek dan terhubung dengan keahlian orang lain, menggunakan nama anggota tim bukan nama departemen umum untuk memperkuat rasa tanggung jawab dan akuntabilitas individu. (Pujian kecil selalu dapat menarik perhatian semua orang!)
4. Kembangkan rencana kontrol lalu lintas udara
Pikirkan tentang aset yang terlibat dengan proyek khusus: Mungkin ada belasan dokumen, gambar, video, atau gambar rangka. Manajer proyek yang hebat akan memvisualisasikan alur kerja, memastikan kontraktor telah membubuhkan tanda tangan di tempat yang sesuai, desainer memiliki aset yang tepat, pengembang memiliki file yang sesuai, dan direktur kreatif dapat meninjau semuanya pada waktu yang tepat. Idealnya, Anda memiliki toko serba ada seperti Dropbox yang dapat membantu Anda mengirim kontrak untuk tanda tangan elektronik, mengatur aset, dan mentransfernya dengan aman.
5. Penjadwalan induk—dan buat jadwal induk
Anda adalah kontrol lalu lintas udara. Dalam dunia global pekerjaan jarak jauh ini, kemampuan untuk bekerja secara asinkron sangatlah penting. Manajer proyek harus memahami kapan anggota tim bekerja, dan apakah jam kerja mereka tumpang tindih dengan rekan tim yang tepat—dan mengawasi gambaran keseluruhan.
“Anda harus cerdas dalam manajemen proyek virtual, agar dapat membaca ruang virtual, dan memahami prosesnya,” kata Fichtner.
Selalu mengetahui jadwal terbaru akan memastikan seseorang yang berada di Boston tidak akan menunggu jawaban sedangkan rekan di Singapura sedang tertidur lelap. Produk yang tepat akan membantu: Dropbox memudahkan Mary di Boston untuk menganotasi file atau menyertakan video hasil personalisasi yang dapat ditinjau oleh Brian di Singapura saat dia bangun nanti. Ini adalah cara agar semua pertanyaan dan jawaban berada di satu tempat, sehingga akan memudahkan manajer yang berada di LA untuk meninjau pekerjaan mereka.
Sedangkan untuk Anda, pertimbangkan papan tulis kuno yang bagus sehingga Anda dapat mengetahui secara sekilas siapa yang mengerjakan apa dan apakah sudah selesai. (Melakukan ini secara digital? Pertimbangkan kode warna.) Dan—jika memungkinkan—tetapkan waktu tunggu ketika semua orang bisa melakukan evaluasi dan mengajukan pertanyaan.
6. Minta umpan balik
Pada akhirnya, seorang PM—pemimpin emosional, consigliere, teman, pelatih, dan manajer—menyatukan semuanya. Keyakinan pada tim, teknologi, dan alat dapat mendorong kesuksesan mereka.
Sebaliknya, agar tim menjadi hebat, seorang PM juga harus hebat. Itu artinya terus meminta umpan balik dari kru Anda dan terus berusaha untuk melakukan peningkatan.
"Dapatkan umpan balik dari tim Anda secara individu, bukan sebagai kelompok," kata Dr. Edington. “Temui setiap anggota tim dan tanyakan, ‘Bagaimana sejauh ini?’ dan ‘Apa yang dapat saya lakukan untuk mempermudah pekerjaan Anda?’”
Dibanding diskusi kelompok, mengobrol secara empat mata akan membantu memastikan bahwa orang lain merasa nyaman memberikan umpan balik yang jujur, kata Dr. Edington. Menciptakan ruang yang aman bagi orang lain untuk mengungkapkan pikiran mereka seharusnya juga akan meningkatkan fungsionalitas tim secara keseluruhan.
7. Belajar dari pemimpin terbaik (dan terburuk)
Karya siapa yang Anda kagumi? Perhatikan baik-baik tim dan pemimpin yang sukses dan—yang lebih penting—disfungsional. Tidak harus manajer proyek atau bahkan seseorang di industri Anda, tetapi bisa pelatih bola basket, CEO, guru kelas, insinyur, atau perancang busana.
"Amati, amati, amati," kata Dr. Edington. "Elemen apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang mereka lakukan dengan buruk?" Pelajari pekerjaan mereka, lalu pertimbangkan bagaimana Anda dapat meniru mereka untuk membantu tim Anda menjadi kreatif dan berorientasi pada tindakan.
Dengan membangun kebiasaan yang lebih baik, mempraktikkannya, dan menggunakan alat Dropbox, PM bisa melakukan lebih dari sekadar bertahan: Mereka bisa berkembang. Proses yang lebih sederhana dan alur kerja yang lebih efisien bukan lagi mimpi belaka, dan manajemen proyek tidak harus menjadi beban. Jadikan itu menyenangkan.
