Étape 1 : analysez vos réunions
Faites la liste des réunions auxquelles vous participez chaque semaine (face à face, réunions debout, réunions d'équipe, etc.).‑ Que remarquez‑vous ?
Virtual First | Kit Efficacité
Réduire le nombre de réunions
Les réunions inutiles constituent les principaux obstacles à l'efficacité au travail. D'après une étude, jusqu'à 50 % des réunions sont inutiles, tandis qu'une autre étude estime qu'elles font perdre 37 milliards de dollars par an aux employeurs. Et elles ont tendance à se multiplier en télétravail ! Cet atelier vous aidera à déterminer quelles réunions sont essentielles, et lesquelles peuvent faire l'objet de discussions asynchrones.
40 MINUTES | EXERCICE INDIVIDUEL
Étape 2 : apprenez à déterminer si une réunion est nécessaire
Les réunions efficaces tournent essentiellement autour des 3D : décisions importantes, débat, discussion. Toutes les autres peuvent faire l'objet d'échanges asynchrones. Consultez l'encart Réunions : les bases. Quelque chose vous a‑t‑il surpris ou déconcerté ?
Étape 3 : donnez une note à vos réunions
Une fois que vous savez quels sujets justifient une réunion, vous pouvez déterminer lesquelles sont efficaces dans votre cas. Remplissez la feuille de score des réunions. Lorsque vous avez terminé, réfléchissez : à quelle fréquence vos réunions se concentrent‑elles sur les 3D ? Remarquez‑vous des thèmes récurrents ?
Étape 4 : faites le tri dans vos réunions
- Utilisez la fiche de tri des réunions ci-dessous pour écarter celles qui ne portent pas sur les 3D. Si éviter une réunion ou gérer le sujet de façon asynchrone présente des risques ou des inconvénients, réfléchissez à la manière de les gérer. Pourriez-vous par exemple demander à une personne plus proche du sujet d'y assister et de vous passer ses notes ? Pourriez-vous convenir de vous envoyer mutuellement les informations importantes par chat au même moment chaque semaine ? Pourriez-vous utiliser Dropbox Capture pour faire et partager des enregistrements d'écran afin de présenter votre travail ? Cela permettra aux membres de l'équipe de consulter vos idées au moment qui leur convient le mieux, sans avoir à participer à une réunion. Intégrez ce processus dans les objectifs communs de votre équipe afin d'être tous sur la même longueur d'onde. Lorsque vous avez terminé, annulez les réunions dont vous n'avez pas besoin, sans oublier d'en informer vos collègues.
Étape 5 : faites le point avec vous‑même
Après un ou deux mois, demandez‑vous si votre nouvel emploi du temps est efficace. Entretemps, si l'on vous demande encore de participer à des réunions inutiles, voici comment refuser poliment :
Merci d'avoir pensé à moi. J'essaie d'intégrer plus de discipline dans l'organisation de mes journées. Est‑ce qu'on pourrait essayer d'en discuter d'abord par e‑mail ? |
Je serais ravi(e) de te donner mon avis ! Avant de programmer une réunion, est‑ce que tu pourrais m'envoyer un document sur le sujet ? |
Ce sujet n'implique ni débat, ni décision, ni discussion : pourrions‑nous essayer de résoudre de façon asynchrone ? |
En ce moment, je suis vraiment fatigué(e) de toutes ces réunions Zoom. Pourrait‑on plutôt se passer un coup de téléphone ? |
Ressources complémentaires
| Dropbox | Autres sources |
3 objectifs faciles à atteindre
Prendre de bonnes habitudes
- Demain : partagez les informations importantes par chat.
- La semaine prochaine : créez un document partagé que vous mettrez à jour tout au long de la semaine pour gagner du temps sur les réunions.
- Chaque trimestre : programmez un “ménage de printemps” dans vos réunions d'équipe.