Réduire le nombre de réunions

Virtual First | Kit Efficacité

Les réunions inutiles constituent les principaux obstacles à l'efficacité au travail. D'après une étude, jusqu'à 50 % des réunions sont inutiles, tandis qu'une autre étude estime qu'elles font perdre 37 milliards de dollars par an aux employeurs. Et elles ont tendance à se multiplier en télétravail ! Cet atelier vous aidera à déterminer quelles réunions sont essentielles, et lesquelles peuvent faire l'objet de discussions asynchrones.

40 MINUTES | EXERCICE INDIVIDUEL

Étape 1 : analysez vos réunions

Faites la liste des réunions auxquelles vous participez chaque semaine (face à face, réunions debout, réunions d'équipe, etc.).‑ Que remarquez‑vous ?

Étape 2 : apprenez à déterminer si une réunion est nécessaire

Les réunions efficaces tournent essentiellement autour des 3D : décisions importantes, débat, discussion. Toutes les autres peuvent faire l'objet d'échanges asynchrones. Consultez l'encart Réunions : les bases. Quelque chose vous a‑t‑il surpris ou déconcerté ?
Réunions : les bases

Étape 3 : donnez une note à vos réunions

Une fois que vous savez quels sujets justifient une réunion, vous pouvez déterminer lesquelles sont efficaces dans votre cas. Remplissez la feuille de score des réunions. Lorsque vous avez terminé, réfléchissez : à quelle fréquence vos réunions se concentrent‑elles sur les 3D ? Remarquez‑vous des thèmes récurrents ?
Feuille de score des réunions

Vos réunions sont‑elles efficaces ?

Maîtrisez‑vous les 3D, ou avez‑vous besoin de faire du tri dans vos réunions ? Remplissez la feuille de score pour le découvrir.

Étape 4 : faites le tri dans vos réunions

Utilisez la fiche de tri des réunions ci‑dessous pour écarter celles qui ne portent pas sur les 3D.  Si éviter une réunion ou gérer le sujet de façon asynchrone présente des risques ou des inconvénients, réfléchissez à la manière de les gérer. Pourriez‑vous par exemple demander à une personne plus proche du sujet d'y assister et de vous passer ses notes ? Pourriez‑vous convenir de vous envoyer mutuellement les informations importantes par chat au même moment chaque semaine ? Intégrez ce processus dans les objectifs communs de votre équipe afin d'être tous sur la même longueur d'onde. Lorsque vous avez terminé, annulez les réunions dont vous n'avez pas besoin, sans oublier d'en informer vos collègues.
Faire le tri dans vos réunions

C'est l'heure du ménage de printemps.

Utilisez cette fiche pour décider quelles réunions supprimer. Vous vous demandez quelles applications utiliser pour partager des informations de façon asynchrone ? Consultez notre antisèche sur les outils de collaboration.

Fiche de tri des réunions

Étape 5 : faites le point avec vous‑même

Après un ou deux mois, demandez‑vous si votre nouvel emploi du temps est efficace. Entretemps, si l'on vous demande encore de participer à des réunions inutiles, voici comment refuser poliment :

    Merci d'avoir pensé à moi. J'essaie d'intégrer plus de discipline dans l'organisation de mes journées. Est‑ce qu'on pourrait essayer d'en discuter d'abord par e‑mail ?

    Je serais ravi(e) de te donner mon avis ! Avant de programmer une réunion, est‑ce que tu pourrais m'envoyer un document sur le sujet ? 

    Ce sujet n'implique ni débat, ni décision, ni discussion : pourrions‑nous essayer de résoudre de façon asynchrone ?

    En ce moment, je suis vraiment fatigué(e) de toutes ces réunions Zoom. Pourrait‑on plutôt se passer un coup de téléphone ?

Ressources complémentaires

3 objectifs faciles à atteindre

Prendre de bonnes habitudes

  • Demain : partagez les informations importantes par chat.
  • La semaine prochaine : créez un document partagé que vous mettrez à jour tout au long de la semaine pour gagner du temps sur les réunions.
  • Chaque trimestre : programmez un “ménage de printemps” dans vos réunions d'équipe.