Mener des réunions efficaces

Virtual First | Kit Communication

Il n'est pas si difficile d'organiser des réunions productives en visioconférence. Pourtant, la majorité des équipes travaillant à distance se plaignent de semaines surchargées de réunions inutiles. Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin d'un diplôme en gestion organisationnelle pour réussir vos réunions. Utilisez cet exercice pour rendre vos réunions plus efficaces, qu'il s'agisse d'une séance de brainstorming ou d'un point rapide.

30 MINUTES | EXERCICE INDIVIDUEL

Étape 1 : demandez-vous si un e-mail pourrait suffire

Avant de planifier machinalement une réunion virtuelle, vérifiez que vos 3D sont au rendez-vous : décisions majeures, débat, discussion. S'il ne s'agit que d'un point d'étape ou d'une question rapide, un échange de messages peut suffire. Consultez l'encart Réunions : les bases pour en savoir plus.

Étape 2 : soignez l'ordre du jour

Les réunions efficaces ont un objectif clair, une brève liste de points à couvrir et une liste de participants bien équilibrée. Si vous décidez d'organiser une réunion, remplissez la fiche de préparation ci-dessous. Lorsque c'est fait, demandez-vous à nouveau si toutes les personnes invitées à participer doivent impérativement être présentes ou pourraient se contenter d'une synthèse envoyée plus tard par e-mail ?
Fiche Préparation de réunion

À quoi cette réunion sert-elle ?

Faites en sorte que votre réunion soit fructueuse (et évitez à vos équipes de perdre du temps) en vous préparant à l'avance.

Fiche Préparation de réunion

Étape 3 : rédigez une invitation convaincante

Dans l'invitation, résumez brièvement les points de la fiche Préparation de réunion ci-dessus. Si vos collègues aiment être bien préparés, ou si vous essayez de recueillir des avis de façon asynchrone avant la réunion, partagez les documents de référence. Votre invitation est trop longue ? Supprimez-en la moitié. Vous gagnerez des points en plus si vous incluez l'un des 3D dans votre titre (par exemple : décision sur la conception produit, discussion sur les objectifs de l'équipe, ou débat sur la stratégie produit).
Titre : Décision sur un concept de design de marque

    Chers responsables du design,

    Nous aimerions recueillir votre opinion sur nos derniers concepts de design. Au programme de notre réunion :

  • Discussion sur les trois concepts proposés
  • Choix d'un concept

    Si vous avez le temps, veuillez examiner notre document de proposition avant la réunion.

    À bientôt !

    Stella et l'équipe

Étape 4 : mettez les participants à l'aise

Si vous avez organisé la réunion, suivez les conseils de Priya Parker, auteur de The Art of Gathering (l'Art de se réunir), et soyez un hôte à la fois agréable et responsable. Faites preuve de chaleur et d'ouverture tout en affirmant votre rôle d'organisateur. En début de réunion : 

  • Prévoyez quelques minutes d'échanges informels. Si les membres de votre équipe travaillent à distance, il y a de fortes chances pour que de telles conversations leur manquent. 
  • Accueillez chaleureusement les participants en appelant chaque personne par son prénom. Si certains ne se connaissent pas, demandez aux participants de se présenter. Personne n'ose parler ? Essayez de lancer la discussion de façon créative
  • Rappelez brièvement votre objectif et l'ordre du jour, ainsi que le résultat de votre dernière réunion.
  • Si nécessaire, accordez quelques minutes aux participants en début de réunion pour jeter un œil aux documents de référence. 

Étape 5 : soyez attentifs à tous les participants

Lors d'une vidéoconférence, il est facile de perdre le fil ou d'interrompre un participant par mégarde. Quel que soit votre rôle, vous pouvez contribuer à faire en sorte que toutes les voix (pas seulement les plus fortes) soient entendues dans votre réunion. Quelques suggestions  :

  • Dites clairement que vous tenez à ce que chacun s'exprime et partage son point de vue. 
  • Intervenez si les débats se dispersent : "Christophe, c'est très intéressant, mais il faut vraiment qu'on reprenne l'ordre du jour. Je note tes idées pour plus tard."
  • Interrompez les interrupteurs : Merci, Julien, mais Sophie n'avait pas fini de parler. Sophie, tu veux bien terminer ton idée ?
  • Interrogez les plus discrets : J'aimerais entendre les personnes qui n'ont pas encore parlé. Laetitia, qu'en penses-tu ?

La réunion terminée, vous pourrez remplir la feuille de score Inclusivité pour découvrir comment vous vous en êtes sorti.

Feuille de score Inclusivité

Votre réunion était-elle inclusive ?

Avez-vous recueilli des points de vue variés ? Remplissez la feuille de score pour le découvrir.

Étape 6 : décidez des étapes suivantes et terminez en avance

Lorsque la réunion est terminée, remerciez les participants pour leur présence. Résumez ensuite rapidement la décision que vous avez prise, la suite des opérations et les responsabilités de chacun. Demandez à un participant de prendre des notes afin de préparer et d'envoyer une courte synthèse. Vous marquerez des points supplémentaires si vous réussissez à terminer la réunion avec cinq minutes d'avance pour donner à chacun un peu de temps pour souffler.

Ressources complémentaires

Dropbox Autres sources

3 objectifs faciles à atteindre

Prendre de bonnes habitudes

  • Demain : commencez toutes vos réunions par un accueil chaleureux et un moment pour bavarder ensemble
  • La semaine prochaine : remplissez une feuille de score Inclusion pour une réunion récente
  • Tous les trois mois : programmez un “ménage de printemps” dans vos réunions d'équipe.