Mener des réunions efficaces

Avant de planifier machinalement une réunion virtuelle, vérifiez que vos 3D sont au rendez-vous : décisions majeures, débat, discussion. S'il ne s'agit que d'un point d'étape ou d'une question rapide, un échange de messages peut suffire. Consultez l'encart Réunions : les bases pour en savoir plus.

Les réunions efficaces ont un objectif clair, une brève liste de points à couvrir et une liste de participants bien équilibrée. Si vous décidez d'organiser une réunion, remplissez la fiche de préparation ci-dessous. Lorsque c'est fait, demandez-vous à nouveau si toutes les personnes invitées à participer doivent impérativement être présentes ou pourraient se contenter d'une synthèse envoyée plus tard par e-mail ?

Dans l'invitation, résumez brièvement les points de la fiche Préparation de réunion ci-dessus. Si vos collègues aiment être bien préparés, ou si vous essayez de recueillir des avis de façon asynchrone avant la réunion, assurez-vous d'inclure des documents de référence et des instructions claires. Votre invitation est trop longue ? Supprimez-en la moitié. Vous gagnerez des points en plus si vous incluez l'un des 3D dans votre titre (par exemple : décision sur la conception produit, discussion sur les objectifs de l'équipe ou débat sur la stratégie produit).

Une fois la réunion ajoutée au calendrier, permettez aux participants et à vous-même de vous y préparer. Votre réunion se déroulera mieux si l'équipe a fait son travail de préparation et est prête à discuter.

• Lisez et partagez les documents nécessaires avant la réunion afin que chacun dispose des mêmes informations.
• Assurez-vous que chacun a bien réalisé son travail de préparation. Envoyez un rappel si nécessaire.
• Si vous souhaitez qu'un participant partage son écran, prévenez-le afin qu'il ait les bons documents à portée de main.
• Pensez au ton que vous souhaitez adopter. Par exemple, le ton d'une réunion de team building devrait être léger. Toutefois, si vous faites un point sur le bien-être de votre équipe, vous devriez plutôt employer un ton rassurant et bienveillant.

Si vous avez organisé la réunion, suivez les conseils de Priya Parker, auteur de The Art of Gathering (l'Art de se réunir), et soyez un hôte à la fois agréable et responsable. Faites preuve de chaleur et d'ouverture tout en affirmant votre rôle d'organisateur. En début de réunion : 

• Prévoyez quelques minutes d'échanges informels. Si les membres de votre équipe travaillent à distance, il y a de fortes chances pour que de telles conversations leur manquent. 
• Accueillez chaleureusement les participants en appelant chaque personne par son prénom. Si certains ne se connaissent pas, demandez aux participants de se présenter. Personne n'ose parler ? Essayez de lancer la discussion de façon créative. 
• Rappelez brièvement votre objectif et l'ordre du jour, ainsi que le résultat de votre dernière réunion.
• Si nécessaire, accordez quelques minutes aux participants en début de réunion pour jeter un œil aux documents de référence. 
• Encouragez l'honnêteté et la sincérité en créant un environnement où les participants se sentent en confiance et peuvent partager leurs idées en toute sécurité.

Lors d'une vidéoconférence, il est facile de perdre le fil ou d'interrompre un participant par mégarde. Quel que soit votre rôle, vous pouvez contribuer à faire en sorte que toutes les voix (pas seulement les plus fortes) soient entendues dans votre réunion. Quelques suggestions :

• Dites clairement que vous tenez à ce que chacun s'exprime et partage son point de vue. 
• Intervenez si les débats se dispersent : “Christophe, c'est très intéressant, mais il faut vraiment qu'on reprenne l'ordre du jour. Je note tes idées pour plus tard.”
• Interrompez les interrupteurs : “Merci, Julien, mais Sophie n'avait pas fini de parler. Sophie, tu veux bien poursuivre ?”
• Interrogez les plus discrets : “J'aimerais entendre les personnes qui n'ont pas encore parlé. Laetitia, qu'en penses-tu ?”

La réunion terminée, vous pourrez remplir la feuille de score Inclusivité pour découvrir comment vous vous en êtes sorti.