À l’ère du numérique actuelle, les entreprises de toutes tailles sont confrontées au défi de la gestion et de l’organisation de leurs documents, dont le volume ne cesse de croître. Un workflow de gestion des documents bien structuré est primordial pour rationaliser les processus d’entreprise liés aux documents, améliorer la collaboration et stimuler la productivité.
Dans ce guide complet, nous nous intéresserons au concept de workflow de gestion des documents numériques. Nous examinerons ses avantages et proposerons une approche étape par étape pour créer un workflow efficace adapté aux besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un workflow de gestion des documents ?
Un workflow de gestion des documents correspond au processus systématique de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Il comprend différentes étapes, notamment la création et la modification des documents, le stockage, la distribution, l’approbation, la mise en œuvre et la conservation ou la suppression.
Un workflow vous permet d’organiser votre temps et de distribuer vos ressources de manière plus efficace que si vous traitiez et gériez vos documents de façon aléatoire. Vous saurez qui est responsable de quelle étape du processus, et les tâches seront plus homogènes, laissant ainsi peu de place à la confusion.
La différence avec un système de gestion des documents (DMS, Document Management System) réside dans le fait que ce dernier se concentre sur les ressources et la technologie utilisées pour stocker et organiser les documents. Un workflow de gestion des documents, quant à lui, met l’accent sur les processus nécessaires à la création et à l’utilisation des documents.
Les avantages d’un workflow de gestion des documents
La mise en œuvre d’un workflow complet de gestion des documents présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Amélioration de la collaboration : les workflows rationalisés facilitent une collaboration fluide entre les membres de l’équipe, ce qui permet de partager des documents, de les modifier et de recueillir des commentaires de manière efficace.
- Soutien des efforts de mise en conformité : un workflow bien défini garantit le respect des exigences réglementaires et légales, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
- Réduction des tâches manuelles : l’automatisation des workflows permet de gagner un temps précieux et de libérer des ressources. Au lieu de perdre du temps sur des tâches répétitives, votre équipe peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Amélioration de l’accessibilité des documents : des workflows efficaces facilitent la recherche et la récupération des documents, améliorant ainsi la productivité globale.
- Augmentation de l’efficacité : les workflows optimisés minimisent les obstacles et les retards, se traduisant ainsi par une meilleure efficacité dans l’ensemble de votre organisation.
Les éléments d’un workflow de gestion des documents
Un workflow de gestion des documents type se compose de plusieurs éléments clés :
- Création et modification : de nouveaux documents sont créés et des modifications ultérieures sont apportées. Le contrôle des versions vous permet de garder une trace des différentes versions d’un document au fur et à mesure que vous y apportez des modifications en temps réel.
- Stockage : les documents sont enregistrés en toute sécurité dans un emplacement centralisé tel qu’un stockage cloud, garantissant ainsi un accès et une récupération faciles.
- Distribution et envoi : les documents sont partagés avec les parties prenantes concernées, en interne ou en externe.
- Approbation et commentaires : les documents sont soumis à un processus de révision et d’approbation afin d’en garantir l’exactitude et la conformité.
- Mise en œuvre et utilisation : les documents approuvés sont mis en œuvre ou utilisés aux fins prévues.
- Conservation et suppression : les documents sont conservés pour la période requise puis supprimés en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus utiles.
Quelles entreprises devraient utiliser un workflow de gestion des documents ?
Les workflows de gestion des documents peuvent s’avérer utiles aux entreprises de divers secteurs et services. Voici certains cas d’utilisation courants :
Ressources humaines
Les workflows rationalisés facilitent la gestion efficace des dossiers des employés, des contrats et d’autres documents liés aux ressources humaines.
Santé
Les workflows documentaires garantissent un stockage sécurisé et une récupération facile des dossiers des patients, des résultats des tests et des images médicales.
Service juridique
Les cabinets d’avocat peuvent gérer efficacement les documents juridiques, les contrats et les dossiers à l’aide d’un système de workflow robuste.
Finances
Les workflows documentaires favorisent un traitement efficace des documents financiers, des factures et des rapports.
Ventes et marketing
Les équipes commerciales peuvent facilement accéder aux propositions commerciales, aux contrats et aux supports marketing, et les partager.
Outre ces secteurs spécifiques, les workflows de gestion des documents peuvent également s’avérer utiles à divers services au sein d’une entreprise, notamment l’administration, la culture d’entreprise, ainsi que l’approvisionnement et la logistique.
La création d’un workflow de gestion des documents étape par étape
La création d’un workflow de gestion des documents efficace implique plusieurs étapes clés :
1. Évaluez votre processus actuel
Commencez par évaluer votre processus de gestion des documents actuel. Demandez à vos collègues de faire part de leurs points de vue et d’identifier les points à améliorer. Tenez compte des différents éléments de vos workflows et identifiez les obstacles ou les inefficacités, tels que la lenteur de la collaboration ou l’insuffisance du stockage. Adapter votre workflow aux besoins spécifiques de votre équipe est essentiel pour réussir.
2. Choisissez le bon outil
Une fois les points à améliorer identifiés, choisissez l’outil de gestion des documents le plus adapté pour votre organisation.
Une plateforme centralisée comme Dropbox offre une solution complète pour créer, modifier, stocker et partager différents types de documents depuis un emplacement unique et sécurisé. Des fonctionnalités de sécurité renforcées et des autorisations d’accès aux documents garantissent la protection des informations confidentielles.
3. Installez votre workflow
Après avoir choisi l’outil le plus adapté, il est temps d’installer le workflow choisi.
Idéalement, le processus de configuration doit être rapide et transparent afin de permettre une transition fluide. La vaste sélection d’intégrations Dropbox facilite la mise en place de votre workflow documentaire avec les outils que vous utilisez déjà.
4. Itérez et améliorez
À mesure que votre équipe commence à utiliser le nouveau workflow, surveillez son efficacité et effectuez les ajustements nécessaires pour optimiser les performances.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des fonctionnalités comme Envoyer et suivre, qui vous permet de suivre et d’analyser les partages de fichiers. Vous recevrez des notifications quotidiennes par e‑mail vous indiquant le nombre de fois que vos documents ont été consultés, et vous aurez accès à des statistiques de partage avancées telles que le moment et l’endroit où votre fichier a été consulté, ou encore la durée de cette consultation. En utilisant cette fonctionnalité, vous pourrez identifier les domaines susceptibles d’être améliorés et apporter des modifications en vue d’améliorer l’efficacité de votre workflow.
L’optimisation du workflow ne doit pas être une tâche ponctuelle, mais, au contraire, un processus permanent. À mesure que votre équipe se familiarise avec le nouveau workflow, il est possible que vous deviez procéder à de nouveaux ajustements : c’est un travail de collaboration. En restant proactif et en cherchant continuellement des moyens d’améliorer le workflow, vous aiderez votre équipe à travailler plus efficacement.
5. Accélérez les tâches manuelles
Dropbox propose de nombreuses fonctionnalités afin de rationaliser les tâches manuelles et de renforcer la productivité :
- Modification de PDF : numérisez vos documents papier puis convertissez-les en PDF modifiables pour faciliter la modification et la collaboration.
- Signatures électroniques : envoyez des documents pour obtenir des signatures électroniques directement depuis votre compte Dropbox.
- Recherche avec l’IA : Dropbox Dash permet de rechercher efficacement des informations pertinentes dans les fichiers, même si le nom du fichier est inconnu. Retrouvez instantanément du contenu dans toutes vos applications connectées et dans les onglets de votre bureau et de votre navigateur.
- Contrôle des versions : Dropbox conserve automatiquement toutes les versions précédentes d’un fichier afin de vous permettre de consulter les modifications et de revenir à une version antérieure.
Les bonnes pratiques en matière de workflow de gestion des documents
Outre la mise en œuvre d’un workflow, tenez compte de ces bonnes pratiques pour une gestion des documents optimale :
Utilisez des fonctionnalités de sécurité avancées
Assurez-vous de la confidentialité des documents sensibles en mettant à profit des mesures de sécurité robustes. Dropbox utilise un chiffrement avancé pour protéger vos documents. Vous pouvez également définir des autorisations d’accès aux documents supplémentaires et protéger les fichiers par un mot de passe pour en restreindre l’accès.
Intégrez votre système de gestion des documents
Améliorez l’efficacité du workflow en intégrant votre outil de workflow à votre système de gestion des documents existant. Ainsi, l’accès aux documents est facilité, le processus d’approbation est plus rapide et la collaboration entre les membres de l’équipe est renforcée.
Vous constaterez également une diminution des erreurs, dans la mesure où il y aura moins de va-et-vient entre les applications et le logiciel.
Élaborez des politiques et des procédures
Élaborez des politiques et des procédures claires pour guider les membres de l’équipe dans une utilisation efficace du workflow. Définissez des étapes types pour la création, le stockage, l’accès et le partage des documents importants au sein de votre équipe, ainsi qu’avec d’autres parties prenantes internes et externes.
Les procédures doivent prévoir des instructions claires sur le transfert et la classification des documents, la recherche et la récupération de fichiers, ainsi que le suivi des modifications apportées aux documents.
Formez les membres de votre équipe
Organisez des sessions de formation pratique pour vous assurer que tous les membres de l’équipe comprennent le nouveau workflow et s’y impliquent.
Ces sessions doivent être complètes et couvrir les étapes clés, à savoir la création, le stockage, le partage et l’archivage ou la suppression de documents. Des exemples pratiques aideront les membres de votre équipe à comprendre la manière dont ce nouveau processus s’intégrera dans leur quotidien.
Des sessions de suivi, des guides et des tutoriels faciles d’accès, ainsi que des entretiens réguliers peuvent également s’avérer utiles pour aborder les difficultés ou proposer de nouvelles idées.
Mettez votre workflow à votre service
Un workflow de gestion des documents bien structuré est primordial pour exploiter pleinement le potentiel de votre système de gestion des documents.
Dropbox est la plateforme centralisée idéale pour stocker, collaborer, recueillir des commentaires et gérer les fichiers de vos projets. Profitez des fonctionnalités complètes de Dropbox pour rationaliser vos processus liés aux documents, améliorer la collaboration et favoriser la réussite de votre entreprise.
