À quoi sert la numérisation?
Avec l’évolution de la technologie, les scanneurs traditionnels deviennent rapidement obsolètes. D’autant plus en ce moment : du fait de la faible occupation des bureaux, l’accès aux photocopieurs et scanneurs traditionnels est fortement réduit.
De nos jours, la plupart des utilisateurs n’ont pas de scanneur chez eux, mais cela ne signifie pas qu’il faille nécessairement recourir à des services payants chaque fois que l’on veut numériser un document ou une photo. Désormais, il est tout à fait possible pour une personne possédant un téléphone intelligent de numériser des documents en seulement quelques clics!
La numérisation peut être très utile pour conserver des documents, et pas seulement pour le travail. Et elle est même souvent le meilleur moyen pour cela.
Contrats et ententes
Vous avez parfois simplement besoin d’imprimer et de signer un document. Certains documents, comme les bulletins de vote et les contrats de travail par exemple, peuvent être transmis en ligne, mais nécessitent encore des signatures manuscrites. Pour des documents aussi importants, vous avez besoin d’une solution de numérisation simple et rapide. Pour signer des documents en ligne, vous pouvez également tester la signature électronique.
Documentation financière
Il serait utile que tous les documents sur papier importants, tels que les factures, puissent être stockés en ligne, ce qui vous permettrait d’y accéder depuis n’importe quel appareil et garantirait leur sauvegarde et leur protection contre toute perte ou tout dommage physique. De même, il apparaît judicieux de numériser vos reçus afin de faciliter le suivi et la gestion de vos comptes, et de transmettre vos frais professionnels. Comme la plupart des entreprises gèrent leurs frais de manière numérique, il semble logique de pouvoir numériser facilement les reçus.
Notes manuscrites
Si vous étudiez, peut-être que vous préférez prendre des notes à la main, mais il peut être utile d’avoir la possibilité de les stocker ensuite sur votre ordinateur pour plus de tranquillité. Avec les progrès de l’IA, il est aujourd’hui facile d’utiliser une application de numérisation pour téléverser vos notes manuscrites, qu’il suffit de convertir en fichier texte numérique : profitez ainsi du meilleur des deux mondes! Vous pouvez même numériser directement ce qui est écrit au tableau pour éviter d’avoir à prendre des notes.
Souvenirs personnels et illustrations
La numérisation est également un excellent moyen de conserver des photographies personnelles et d’autres souvenirs, comme des cartes et des lettres. En passant au numérique, vos souvenirs les plus précieux bénéficient d’une meilleure protection. Si par malchance vous perdez les originaux, vous disposez au moins d’une sauvegarde numérique. Ainsi, grâce à la sauvegarde de fichiers et au stockage infonuagique, vous pouvez emporter vos photos préférées partout où vous allez.
Si vous avez un talent artistique, numériser vos peintures et vos illustrations vous permet de partager facilement vos œuvres et même de les mettre en valeur en les retouchant numériquement.
Comment numériser avec mon téléphone : en utilisant l’appareil photo ou une application dédiée?
Vous vous demandez peut-être pourquoi il ne suffit pas de prendre une photo de vos documents et de vos photos. Vous pourriez certainement le faire, mais l’utilisation de votre appareil photo n’offrirait pas la même précision qu’une application conçue spécifiquement pour la numérisation.
Prendre une photo avec votre application d’appareil photo habituelle sur iPhone et essayer de la modifier pour imiter une numérisation exige simplement beaucoup plus de travail et ne garantit pas les mêmes résultats. Plusieurs facteurs rendent l’application photo moins fiable, comme l’éclairage, la mise au point, le cadrage, l’apparence et la qualité du document initial, la taille et le type de fichier.
Bien sûr, une application de numérisation utilise exactement le même appareil photo, mais elle est équipée de technologies bien plus fiables.
Lorsque vous utilisez une application de numérisation, elle détecte automatiquement le document que vous avez photographié, reconnaît ses contours et le recadre en conséquence, et ajuste la perspective, les couleurs et le contraste.
Vous aurez peut-être à modifier un peu le document final, mais ces applications sont conçues pour reproduire intuitivement l’aspect d’un fichier numérisé traditionnel. Les modifications que vous aurez besoin d’apporter sont donc minimes par rapport aux outils de retouche photo par défaut de l’iPhone.
Les applications de ce type offrent également plus de possibilités quant au format d’enregistrement des fichiers. Lorsque vous prenez une photo sur votre iPhone, elle est enregistrée au format JPEG, mais, sur une application de numérisation, vous pouvez sélectionner le type de fichier et enregistrer plusieurs photos dans un seul fichier PDF, ce qui est particulièrement utile pour numériser des documents de plusieurs pages.
Les applications de numérisation vous font gagner beaucoup de temps par rapport à l’appareil photo de votre téléphone. Vous pouvez numériser plus de contenu, plus rapidement, sans avoir à modifier minutieusement chaque image une par une. De même, les applications de numérisation sont plus efficaces que les scanneurs traditionnels. Vous pouvez simplement numériser vos documents comme et quand vous le souhaitez, sans avoir à quitter votre bureau, et ils seront instantanément sauvegardés là où vous en avez besoin.
Qu’est-ce que la reconnaissance optique de caractères (ROC)?
La reconnaissance optique de caractères est une technologie relativement nouvelle qui reconnaît le texte d’un fichier numérisé et le convertit en un texte qui peut être lu, traité et analysé par un outil informatique.
Les fichiers numérisés avec une application dédiée sont beaucoup plus adaptés à la ROC que ceux photographiés avec votre iPhone.
Les utilisateurs de Dropbox Plus, Family, Professional et Business peuvent profiter de cette technologie et faire des recherches dans des documents PDF numérisés dans leur compte Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder rapidement et facilement aux informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, et cela même si vous travaillez avec un document numérisé.
Comment numériser avec mon iPhone en utilisant l’application mobile Dropbox?
Plusieurs options s’offrent à vous : l’application Dropbox Scan pour iOS, mais aussi l’application mobile Dropbox qui permet de numériser directement des fichiers; enfin, vous pouvez aussi convertir des fichiers Dropbox existants en numérisations.
Découvrez ici comment numériser des fichiers avec l’application mobile Dropbox.
Vous pouvez convertir n’importe quel fichier .jpg, .jpeg, ou .png en un fichier numérisé sur Dropbox.
Une fois numérisés, ils sont enregistrés dans votre Dropbox et vous pouvez les partager en un clic.
Comment numériser des photos sur iPhone sans perdre en qualité
Voici quelques conseils pour obtenir une numérisation de qualité optimale : assurez-vous que votre document est le moins froissé possible, et que l’intégralité du document figure dans le cadre afin que ses contours puissent être facilement détectés.
L’éclairage est important : évitez au maximum les reflets ou les ombres sur le document lorsque vous prenez la photo; un éclairage neutre et naturel sans flash est également préférable. Maintenez votre iPhone directement au-dessus du document en le centrant sur la photo, et assurez-vous qu’aucun autre élément ne figure sur la photo.
Pour un résultat optimal, essayez de tenir votre iPhone aussi fermement que possible lorsque vous prenez la photo, afin que tout soit bien net et que rien n’apparaisse comme flou sur la numérisation.
