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¿Son las reuniones asíncronas el futuro?

No es de extrañar decir que la forma en que trabajamos y nos comunicamos está cambiando. Las videoconferencias son ahora fundamentales para muchas empresas, pero tienen sus inconvenientes. Descubre cómo las reuniones asíncronas pueden ayudar a los equipos virtuales con su colaboración y productividad.

Una ilustración de un profesional trabajando desde casa en una computadora portátil.

Las oportunidades de trabajo más flexibles, incluidos los equipos híbridos y virtuales, están aquí para quedarse. Según un estudio realizado en 2020 por PwC, el 83 % de los empleados quiere trabajar a distancia al menos un día a la semana desde la pandemia.

A medida que una mayor cantidad de empresas avanza hacia el trabajo a distancia, las tecnologías de comunicación y colaboración se vuelven esenciales. Las reuniones por video son ahora un método habitual para mantener conectados y comprometidos a los equipos remotos.

No obstante, las videoconferencias pueden ser caóticas, por no hablar de agotamiento cuando se acostumbran a excederse. La lentitud de las conexiones a Internet, el solapamiento de las conversaciones y la falta general de productividad son solo algunos de los problemas que los trabajadores remotos encuentran en las reuniones por video.

De hecho, una infografía de Atlassian indica que pasamos 31 horas al mes en promedio en reuniones improductivas. Entonces, ¿cómo puedes aprovechar las ventajas de las reuniones virtuales, sin sacrificar la productividad, el compromiso del equipo y la conectividad?

Introduce: reuniones asíncronas (“asincr.”).

Un profesional se sienta en el piso de la casa mientras trabaja en una computadora portátil.

Comencemos por los conceptos básicos… ¿qué queremos decir con “asincr.”?

La comunicación asíncrona se produce cuando una persona (o grupo) proporciona información y hay un lapso de tiempo antes de que los receptores den su respuesta. 

Un ejemplo clásico de comunicación asíncrona es el correo electrónico: los mensajes no requieren una respuesta inmediata y hay brechas o retrasos en los intercambios.

En pocas palabras, una reunión asíncrona no se produce en tiempo real. Se organizará y planificará hasta cierto punto, pero no requerirá un horario. Las comunicaciones pueden ser unidireccionales, como un video de capacitación grabado previamente, o tener más interacciones, como los mensajes de video a solicitud.

Las reuniones de video asíncronas no se transmiten en vivo; en cambio, se graban para que se puedan ver y revisar más tarde. 

¿Cuál es la diferencia entre las reuniones asíncronas y síncronas?

Así pues, puede que te preguntes qué hace que las reuniones asíncronas sean diferentes. Pues bien, si has trabajado a distancia durante un tiempo, es probable que la mayoría de tus reuniones hayan sido síncronas. Esto significa que son en vivo y requieren que los participantes estén activos al mismo tiempo.

Al igual que las reuniones asíncronas, las reuniones síncronas te permiten relacionarte con colegas y clientes incluso cuando la ubicación es un problema. Sin embargo, las reuniones síncronas deben programarse y un registro de la reunión puede o no tomarse para referencia futura.

En resumen:

  • Las reuniones síncronas se celebran en tiempo real. Las reuniones en video en vivo en plataformas como Zoom requieren una conversación bidireccional entre los participantes. Los participantes revisan juntos el material de la reunión y los comentarios son inmediatos
  • Las reuniones asíncronas son lo opuesto: no se transmiten en vivo y la comunicación no se produce en tiempo real. Las reuniones de video asíncronas se graban y comparten para que el contenido se pueda compartir y ver en otro momento
Un profesional trabaja en casa y se sienta en el sofá mientras trabaja con su computadora portátil.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones asíncronas?

Las reuniones asíncronas presentan nuevas oportunidades para que las empresas innoven y se vuelvan más flexibles. Veamos algunas razones por las que las reuniones asíncronas podrían beneficiar a tu empresa.

Mayor flexibilidad

Las reuniones asíncronas son imprescindibles para los equipos remotos híbridos, distribuidos y con prioridad virtual. Ya que se evitan las molestias de las reuniones en persona, las empresas pueden ampliar su grupo de talentos y oportunidades de reclutamiento más allá de los límites de la oficina.

Este enfoque también te permite trabajar en diferentes zonas horarias y plataformas. Si tienes clientes en otros países, no tendrás que preocuparte por programar una reunión demasiado temprano para un equipo y demasiado tarde para otro.

Quitar la presión de una respuesta inmediata significa que los miembros del equipo tienen menos probabilidades de experimentar el burnout si hay tensiones y demandas competitivas en su tiempo.

En el plano personal, un enfoque asíncrono demuestra que confías en los miembros de tu equipo. Demuestra que tienes confianza en sus habilidades para cumplir con sus roles sin el contacto constante de supervisores o gerentes.

Puedes recuperar el control de tu horario y liberar el tiempo que pasarías en reuniones obligatorias (¡que pueden o no ser productivas!) Los miembros del equipo pueden ver una reunión por video a su propio ritmo, en el momento y lugar que les convenga.

Mayor productividad

En comparación con la comunicación síncrona y su flujo aparentemente interminable de notificaciones, hay menos interrupciones en el trabajo asíncrono.

Como puedes consumir contenido asíncrono cuando te convenga, tienes la oportunidad de ponerte al día en una reunión de video cuando te sientas más productivo durante la jornada laboral o cuando estés en el momento adecuado para concentrarte de verdad.

Las reuniones asíncronas te permiten ser más proactivo que reactivo en el trabajo y colaborar con tus colegas. No tendrás que apresurarte para ver un video ni sentir la presión de responder a una reunión lo antes posible.

Sin fatiga posterior a la reunión, como podrías experimentar después de las videollamadas en vivo, estarás más fresco y preparado. Cuando se te permita ver una reunión asíncrona con toda tu atención y tengas la capacidad de pausar o retroceder el video, cualquier comentario que se espera de ti será más nítido y enfocado.

Además, las reuniones asíncronas permiten que más compañeros contribuyan con los debates. Múltiples voces o personalidades dominantes en las videollamadas sincrónicas pueden ahogar a los miembros más tranquilos del equipo. La alternativa asíncrona fomenta una mejor participación y colaboración.

Un profesional trabaja en la oficina de su casa.

Captura reuniones para referencia futura

La naturaleza de las reuniones asíncronas reduce la dependencia de la toma manual de notas y la memoria para transmitir información después de que la reunión haya terminado.

Con una herramienta como Dropbox Capture, puedes crear un sistema de registro de reuniones de video para que los empleados actuales y futuros puedan utilizarlo cuando lo necesiten. De este modo, es mucho más fácil ofrecer videos de capacitación para los nuevos empleados e incluso seminarios a los que puede acceder todo el equipo.

Al capturar reuniones que se pueden revisar en cualquier momento, contribuyes con una cultura laboral de transparencia y confianza. Las grabaciones estarán disponibles para apoyarte si necesitas revisar los objetivos o expectativas de tu proyecto.

Entonces, ¿son las reuniones asíncronas el futuro del trabajo?

Según Buffer, el 20 % de los trabajadores remotos tiene dificultades para colaborar y comunicarse con su equipo. Si esto te resulta familiar, las reuniones asíncronas pueden ofrecer una solución: quitan muchas de las limitaciones de las reuniones sincrónicas y ofrecen a los equipos más flexibilidad.

Las reuniones asíncronas te ayudan a innovar y adaptar tu empresa en una época de cambios en las culturas laborales y de desafíos sin precedentes para la productividad. 

Pese a ello, las reuniones síncronas no tienen que ser reemplazadas por completo, pero tampoco deberían ser tu prioridad. Algunos miembros del equipo y clientes pueden preferir las conversaciones cara a cara en lugar de los videos grabados. Además, deberás tener en cuenta el retraso en el tiempo de respuesta asociado a las reuniones asíncronas para los proyectos que tienen plazos ajustados.

Lo ideal es encontrar un equilibrio con herramientas que permitan que tu negocio crezca en línea con tus objetivos a largo plazo. Una plataforma como Dropbox Capture no solo elimina la presión de asistir a las reuniones, sino que también permite que los miembros del equipo proporcionen comentarios sobre los videos con comentarios precisos de fotogramas.

Un video de una captura de pantalla en Dropbox Capture.

No hay sensación de sincronización

Dado que el trabajo a distancia y el híbrido son cada vez más comunes, las reuniones por video se están convirtiendo en la norma para muchas empresas. Con Dropbox Capture, las reuniones asíncronas son un juego de niños.

Tus equipos, tanto cercanos como lejanos, te agradecerán que les permitas tomar el control de sus horarios y producir un gran trabajo en el tiempo que podrían haber pasado en reuniones poco útiles.