Cuando necesitamos terminar algo con plazos ajustados y acumulación de carga de trabajo, la gestión de proyectos suele ser lo último que tenemos en mente. Sin embargo, no dar prioridad a las tareas de trabajo puede ser perjudicial para tu eficiencia y podría provocar que tu proyecto no salga bien.
Para evitarlo, necesitas desarrollar un sistema para la gestión del tiempo y la priorización de tareas. Una estrategia sólida para priorizar tareas de trabajo puede ayudarte a mantener la concentración y eliminar el ruido de las constantes distracciones.
Antes de ver formas prácticas de priorizar tareas, recordemos en primer lugar por qué es tan importante.
¿Por qué es importante priorizar las tareas de trabajo?
En el mundo ajetreado de hoy en día, a veces puede resultar tentador hacer malabares con varias tareas de la lista a la vez. No obstante, puede resultar abrumador. ¿Por dónde empezar?
Cuando no priorizas tareas, puede resultar más fácil hacer primero las tareas fáciles o no urgentes, pero en realidad terminar primero las rápidas te da una falsa sensación de progreso. Cuando llegue el momento de hacer las tareas más arriesgadas o urgentes, estarás agotado.
Estar al día de tu carga de trabajo se complica cuando trabajas en las tareas incorrectas en el momento inadecuado. Quitar muchas pequeñas tareas puede hacerte parecer que estás siendo productivo, pero la realidad es que podría tener un efecto negativo en tu eficiencia. Podrías tardar más en completar un proyecto porque no has dado prioridad a tus tareas de forma correcta.
Cinco consejos sobre cómo priorizar tareas en el trabajo
A nadie le gusta incumplir plazos. Por eso, priorizar las tareas de trabajo es esencial, puesto que ayuda a mantener la concentración, gestionar el tiempo con eficiencia y, en última instancia, hacer el trabajo lo mejor posible.
Veamos cinco métodos prácticos para priorizar tareas.
1. Identifica lo más importante y lo más urgente
Las tareas importantes son las que deben estar en tu lista porque respaldan los objetivos o la estrategia a largo plazo de tu proyecto, pero no son urgentes. Estas pueden ser tareas diarias necesarias o con una fecha de entrega menos inmediata en el calendario del proyecto.
Por otro lado, las tareas urgentes son las que necesitan una atención inmediata. No te puedes permitir el lujo de pasarlas por alto porque no dedicarte a ellas al instante podría tener consecuencias negativas inmediatas para el proyecto o para tu equipo.
Distinguir entre tareas importantes y tareas urgentes es el primer paso para priorizar tu trabajo. Cuando sabes en qué tareas deberías trabajar primero, puedes empezar a implementar las herramientas y los métodos adecuados para mantener la concentración.
2. No hagas varias tareas a la vez
Llenar la agenda con demasiadas prioridades y tareas complejas enfrentadas es la combinación perfecta para el desgaste. Ve tarea a tarea para que puedas dedicar toda tu atención. Te lo agradecerás más tarde cuando revises tu trabajo y tengas menos cambios que hacer.
Es un método sencillo y eficaz para mejorar la eficiencia. Cuando tienes prioridades enfrentadas en el trabajo, muchos de nosotros sentimos la necesidad de mantener cientos de pestañas abiertas en nuestros navegadores web para asegurarnos de que tenemos todo lo que podríamos necesitar a mano, por si acaso.
En su lugar, evalúa centralizar archivos, enlaces, correos y otros contenidos de tu proyecto en grupos a los que puedas recurrir cuando lo necesites.
En Dropbox Dash, reciben el nombre de “pilas”, que hacen uso de la IA para mantenerte a ti y a tu contenido, de todas tus aplicaciones y tu navegador web, en un mismo lugar. A continuación, las pilas hacen uso de la IA para que tú y tu contenido estéis en el mismo barco y así puedas centrarte más en el “qué” y en el “cómo” completas el trabajo importante y menos en el “dónde”.
3. Crea un horario y cíñete a él
Un horario claro puede ayudarte a planificar, gestionar y asignar tu tiempo de forma eficaz. Sirve como hoja de ruta, puesto que especifica qué tareas deben realizarse al final del día, de la semana o del mes.
Una herramienta centralizada con la tecnología de IA como Dropbox Dash puede ayudarte a mantener tu jornada laboral en primera página. Lo encontrarás todo en una pestaña diferenciada, desde qué reuniones asistir y qué archivos necesitas tener a mano hasta qué prioridad darle a cada proyecto.
Aprovecha la potencia de la IA para librarte del tedioso proceso manual de revisar varios calendarios, listas de tareas y recordatorios para definir tu horario. Todo se integra a la perfección en una plataforma centralizada que ofrece recomendaciones personalizadas que se adaptan a tu flujo de trabajo.
4. Establece un sistema de prioridades para todo el equipo
Tu trabajo no sale de la nada. Si formas parte de un equipo que valora la colaboración, adoptar un sistema de prioridades claro te ayudará a evitar problemas de falta de comunicación en torno a plazos, alcance del trabajo y tareas asignadas.
Cuando das prioridad al trabajo en un proyecto como equipo, puedes asignar tareas entre los miembros según quién tenga el tiempo, el contexto y la experiencia adecuados. De esta manera, podrás centrar tu atención en aquellas tareas urgentes e importantes que necesiten una actuación inmediata.
5. Controla las distracciones
A veces parece que la solución para encontrar un simple archivo o dato es buscar en las numerosas aplicaciones, pestañas y herramientas que tienes saltando de un lado para otro en tu escritorio o navegador web. No obstante, tener tantas cosas abiertas a la vez puede distraerte fácilmente de la tarea que tienes entre manos. ¿Y responder esa breve solicitud de un compañero o revisar tu correo personal?
En lugar de pasar de una aplicación a otra y caer en la trampa de la procrastinación, ahorra tiempo y elimina las distracciones con una herramienta de búsqueda universal que te ayuda a encontrarlo todo desde una sola barra de búsqueda.
No te limites a ahorrar tiempo, inviértelo bien
Dropbox interactúa con las herramientas que usas a diario para ayudarte a centrarte menos en el trabajo pesado y más en las grandes ideas.
Reduce el tiempo que dedicas a tareas administrativas y a actividades triviales: centra tu energía y creatividad en lo que es realmente importante para trabajar mejor, no más.
