La técnica pomodoro

Descubre cómo la técnica pomodoro puede transformar fácilmente el flujo de trabajo de cualquier miembro del equipo y reducir la pérdida de tiempo.

Una persona que trabaja en una tarea tiene un temporizador en su escritorio

¿Qué es la técnica pomodoro?

La técnica pomodoro es una solución de gestión del tiempo que desarrolló un estudiante universitario, Francesco Cirillo, en la década de los ochenta. Basada en numerosos intervalos cronometrados y espaciados a lo largo del día, la técnica se llama así por el término italiano por el que se le conoce al tomate; específicamente, por el temporizador con forma de tomate que Cirillo utilizó cuando perfeccionaba este método de gestión del tiempo.

La estructura básica de la técnica pomodoro está diseñada para implementarse fácilmente (y ofrecer grandes recompensas en términos de productividad). El funcionamiento es el siguiente:

  1. Establece un objetivo/tarea que necesites completar de tu lista de tareas
  2. Pon el temporizador pomodoro.
  3. Trabaja durante el periodo de tiempo establecido.
  4. Cuando suene el temporizador, marca tu intervalo de trabajo como una marca de verificación.
  5. Después de cada sesión, tómate un descanso de cinco minutos.
  6. Tras la cuarta sesión, descansa durante un peeriodo de 15 a 30 minutos.
  7. Reinicia tu temporizador y empieza el proceso de nuevo.

¿Qué es un pomodoro?

Además de ser el nombre del temporizador con forma de tomate de Cirillo, pomodoro también se refiere a cada periodo de 25 minutos (según la técnica original). La idea es trabajar durante un pomodoro de 25 minutos y después tomarte un descanso. Tras cuatro pomodoros seguidos, puedes hacer una pausa todavía más larga. A medida que te acostumbres a trabajar en intervalos de 25 minutos y desarrollar tu capacidad para concentrarte, puedes ampliarlos de 60 a 90 minutos cada vez. Solo tienes que asegurarte de levantarte y moverte, y no estar sentado durante mucho tiempo.

Métodos modernos de pomodoro

Mientras que, en el caso de Cirillo, el método clásico exigía un temporizador específico (un temporizador de horno pomodoro), puedes usar tu alarma del teléfono también.También es fácil programar tus pomodoro con una aplicación, pero si prefieres usar un temporizador de horno, adelante. Eso sí, ten en cuenta que las aplicaciones ofrecen extras adicionales como los siguientes:

  • Informes y seguimiento
  • Competiciones con un ránking (ideal para equipos)
  • Integración con el teléfono y el ordenador
  • Límites de uso de redes sociales, bloqueo de llamadas y otras opciones que permiten multiplicar la concentración

Cómo usar la técnica pomodoro en la oficina

Las oficinas modernas están más abiertas que nunca en lo que respecta a maximizar la eficiencia y optimizar la cultura empresarial. La técnica pomodoro puede contribuir a mejorar tu espacio de trabajo y cultura empresarial, además de motivar de forma genuina a tu equipo. Puede ser una solución ideal para autónomos y equipos en remoto que buscan hacer una tarea y entrar en ese deseado estado de concentración. Anímales a interactuar en grupos de pomodoros, si quieres asegurarte de que se concentren en una sola tarea. El trabajo en equipo y las pausas pueden ayudar mucho a la hora de que tus compañeros se sientan más unidos, incluso si físicamente están separados.

Ya que recompensa los pequeños bloques de trabajo con descansos que permiten airear la mente (y con una pausa más larga a la que aspirar), la técnica pomodoro puede ser muy satisfactoria a la hora de alcanzar pequeños objetivos. En la estructura de pomodoro se fomentan esas pausas para el café y el almuerzo que son tan importantes durante el día para contribuir a que el tiempo que se emplee trabajando favorezca la concentración y también sea gratificante.

Aunque existe la posibilidad de que la técnica pomodoro no sea para todo el mundo, particularmente para aquellos que ya se manejan bien con la gestión del tiempo, es una herramienta muy valiosa cuando un equipo necesita sacar trabajo adelante, como en el caso de la metodología ágil y los sprints.

Pomodoros para para planificar el futuro

Una vez que tu equipo y tú estáis acostumbrados a la técnica pomodoro, es muy sencillo calcular cuántas sesiones de trabajo se necesitan en los próximos proyectos. Lo cual puede ser una buena manera de planificar el trabajo a nivel semanal o mensual. Prueba a asignar las tareas más importantes en bloques de 25 minutos a primera hora de la mañana para asegurarte de que tus tareas prioritarias se quedan siempre hechas, incluso si no utilizas las sesiones pomodoro durante el resto del día.

Hasta puede ser interesante implementar una sesión de pomodoro fija a la semana. Decide cuál es el momento más adecuado para que tu equipo cumpla sus objetivos e incluidlo en la agenda como una hora fija en la que usar el método pomodoro.

Alternativas a la técnica pomodoro

Si la idea detrás de esta técnica te atrae, pero no la ves del todo para tu equipo, hay ciertas variaciones que puedes probar:

El método Eisenhower

Este método puede utilizarse junto con el método Pomodoro y ayudarte a decidir cuáles son tus prioridades. Tienes la opción de abordar esta tarea en pomodoros. El método Eisenhower exige que dibujes una retícula de cuatro cajas. El eje horizontal tiene dos cajas: "Urgente" y "No urgente". Mientras que el vertical tiene "Importante" y "No importante"; dando lugar a cuatro cajas que crean una lista de tareas numerada:

  1. Urgente e importante, p. ej., fechas de entrega, obstáculos del proyecto, etc.
  2. No urgente e importante, p. ej., planificación del proyecto
  3. No importante y urgente, p. ej., almuerzo con el equipo hoy
  4. No importante y no urgente, p. ej., quedada después del trabajo

Ágil

Ágil (o Agile) es una metodología de trabajo que puede adoptarse para su uso a tiempo completo, aunque fue diseñada para programadores y desarrolladores, y adoptada mayoritariamente por ellos. Sin embargo, en lo que respecta a la gestión del tiempo, sigue siendo valiosa. El aspecto más interesante de este método está en los "sprints". Se trata de un periodo de tiempo donde todo el mundo se esfuerza en conjunto para terminar una tarea concreta. Un sprint requiere que miembros de diferentes equipos contribuyan con sus habilidades particulares en una tarea, con la intención de crear un entregable que se pueda identificar por completo al final del periodo establecido.

Haz tuya la técnica pomodoro

El método pomodoro se puede personalizar mucho, de forma que crees la herramienta de gestión del tiempo ideal para tu equipo. Utilízala para establecer un periodo de colaboración intensiva una vez a la semana, para animar a los compañeros a quitarse esas tareas tan tediosas, o para que todo el mundo trabaje para llegar a la fecha de entrega.

Digamos que tu equipo trabaja en remoto, por lo que una gran variedad de factores problemáticos puede acabar con tus mejores esfuerzos por que todo salga bien: mala conexión, interrupciones en otros lugares, etc. Con la técnica pomodoro, puedes animarles a centrar toda su atención en el trabajo durante 25 minutos cada vez, lo cual les permitirá dar pasos en pequeños incrementos que marcan la diferencia.

Al minimizar tu tiempo y maximizar tu eficiencia, tampoco tienes que preocuparte por las interrupciones. Con la técnica pomodoro puedes conseguir que tus tareas sean cortas y llevaderas, además de entregarlas a tiempo.