Cómo optimizar el proceso de firma electrónica con Dropbox y HelloSign

Una persona firmando un documento de forma electrónica

Es hora de dejar de complicar más el trabajo. Optimiza tus flujos de trabajo con firmas electrónicas fáciles de controlar, compartir y guardar.

Imprimir, registrar y supervisar documentación legalmente vinculante no tiene por qué ser pesado ni tedioso; tampoco deberías perder ni un segundo de tu valioso tiempo buscándola. Hacer que tus clientes vayan a la oficina para firmar documentos legalmente vinculantes a veces supone un reto y requiere mucho tiempo. Además, el gasto de papel también supone un problema medioambiental.

¿Cuál es la solución? Adoptar un flujo de trabajo de firma electrónica como HelloSign. Las firmas electrónicas pueden mejorar radicalmente los procesos generales de tu empresa. Y si Dropbox y HelloSign se usan juntos es porque se han diseñado especialmente para optimizar aún más ese proceso.

Permite que las cosas sigan su curso, y estén protegidas, en un solo lugar

Dropbox y HelloSign pueden ayudarte a conseguir que tus documentos importantes se firmen rápidamente, con la ventaja añadida de un registro de auditoría: la prueba de dónde y cuándo se firmó el documento. Se ha demostrado que los registros de auditoría reducen las reclamaciones y las disputas contractuales, lo que presumiblemente convierte la firma electrónica en un equivalente aún más potente de las firmas manuscritas.

Usar Dropbox y HelloSign juntos como solución única te permite pasar rápidamente un contrato de su versión en borrador a un documento PDF final y firmado legalmente. Mientras tanto, las copias firmadas vuelven a guardarse de forma automática en tus carpetas de Dropbox.

Puedes colaborar en Dropbox con los miembros de tu equipo para completar el documento antes de enviarlo para su firma a través de HelloSign.

Ilustración en la que se muestran las interfaces de Dropbox y HelloSign

Así es cómo se hace

Cuando lo tienes todo listo para añadir una firma electrónica en un documento importante en Dropbox, tan solo tienes que seleccionar el documento PDF o el documento de Word que quieres tener firmado y aparecerá un menú Abrir donde podrás seleccionar HelloSign de inmediato.

A continuación, tu documento se abrirá en HelloSign para que puedas enviarlo para firmar con tan solo unos clics. Tus documentos firmados electrónicamente se vuelven a guardar de forma automática en la carpeta original del proyecto en Dropbox como copia firmada.

Captura de pantalla animada en la que se muestra cómo se abre un contrato en Dropbox, se firma en HelloSign y se guarda en Dropbox

Dropbox y HelloSign funcionan juntos para que el proceso de firma sea más fluido, seguro y organizado.

Todos los documentos relevantes de ese proyecto ahora se organizan en Dropbox y se guardan de forma segura en la nube. A continuación, puedes usar los permisos de Dropbox para controlar quién tiene acceso a los documentos firmados.

Genera menos residuos y ahorra tiempo y dinero

Las firmas electrónicas no solo permiten que el trabajo siga su curso, sino que disminuyen tu huella de carbono. Obtener una firma en línea te ayuda a reducir los residuos de papel y los gases de efecto invernadero al eliminar la necesidad de transportar documentos entre destinos. Además, usar un proceso de firma electrónica reduce los gastos en papel y envío postal, y el tiempo dedicado a gestionar documentos físicos.

Tal y como dijo el cofundador y director de HelloSign después de su adquisición en 2019 por parte de Dropbox, “los más de 500 millones de usuarios de Dropbox nos permiten ampliar nuestro alcance mucho más de lo que jamás hubiéramos imaginado. De la mano de Dropbox, podemos ofrecer procesos documentales más fluidos a aún más clientes”.

Nos entusiasma que Dropbox y HelloSign puedan ayudar a los equipos a disfrutar de flujos de trabajo más eficientes al organizar, controlar y guardar sus documentos importantes en un solo lugar. ¿Lo tienes todo listo para optimizar los procesos de firma electrónica con Dropbox? Comienza conectando tus cuentas de Dropbox y HelloSign de inmediato.

¿Lo tienes todo listo para crear procesos de firma electrónica fluidos?

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