Как упростить заверение документов с помощью электронной подписи в Dropbox и HelloSign

Человек заверяет документ электронной подписью

Нерациональная организация работы может значительно усложнить даже самые простые задачи. Используйте электронную подпись, чтобы упростить отслеживание и хранение документов, а также предоставление общего доступа к ним

Печать, хранение и проверка важных юридических документов может быть легким делом, а их поиск — занимать не больше секунды. Процесс подписания клиентом различных соглашений не обязательно должен быть сложным и времязатратным. Кроме того, вы сможете позаботиться об экологии, сократив потребление бумаги.

Каково же решение? Внедрение в рабочий процесс электронных подписей, примером которых может служить сервис HelloSign. Электронные подписи позволяют значительно улучшить общие процессы вашей компании. Сервис HelloSign разработан специально для совместного использования с Dropbox в целях дальнейшего упрощения этого процесса.

Единое решение для обеспечения бесперебойной работы и безопасности

С помощью Dropbox и HelloSign вы можете быстро подписывать важные документы. Сведения о том, где и когда был подписан тот или иной документ, вносятся в журнал аудита. Доказано, что использование таких журналов помогает избежать споров из-за условий контракта, благодаря чему электронная подпись с юридической точки зрения имеет большое преимущество в сравнении с подписью, сделанной от руки.

Используйте Dropbox и HelloSign в качестве единого решения, чтобы быстро превратить договор из чернового наброска в окончательный, юридически заверенный документ в формате PDF. Подписанные экземпляры автоматически сохраняются в соответствующие папки Dropbox.

Совместно с участниками своей рабочей группы вы можете вести работу над окончательной версией документа в Dropbox, а затем отправить его на подпись через HelloSign.

Иллюстрация, на которой показаны интерфейсы Dropbox и HelloSign

Вот как это сделать

Когда вы будете готовы добавить электронную подпись к важному документу в Dropbox, просто выберите документ PDF или Word, который нужно подписать. Отобразится меню «Открыть». В нем можно сразу выбрать HelloSign.

Выбранный документ откроется в HelloSign, и вы сможете отправить его на подпись, несколько раз щелкнув мышью. Документы, заверенные электронной подписью, автоматически сохраняются в той же исходной папке проекта Dropbox в виде подписанного экземпляра.

Анимированный снимок экрана, на котором показано, что контракт открывают в Dropbox, подписывают в HelloSign и сохраняют обратно в Dropbox.

Dropbox и HelloSign вместе помогут организовать процессы просто, удобно и безопасно для обеих сторон.

Все документы, относящиеся к проекту, теперь размещены в Dropbox и хранятся под защитой в облаке. Чтобы дать кому-то доступ к подписанному документу, просто выдайте соответствующее разрешение Dropbox.

Экономия ресурсов, времени и денег

Переход на электронные подписи не только способствует оптимизации рабочих процессов, но и снижает углеродный след. Подписание документов в цифровом виде помогает сократить потребление бумаги и уменьшить выбросы парниковых газов при перемещении документов из одного места в другое. И, разумеется, при этом вы не только сокращаете потребление бумаги и расходы на пересылку, но и экономите время на обработке физических документов.

Как сказал соучредитель и генеральный директор HelloSign Джозеф Уолла после приобретения Dropbox в 2019 году: «Более 500 миллионов пользователей Dropbox помогут нам расширить охват до невероятных показателей. Совместно с Dropbox мы поможем организовать непрерывный документооборот еще большему числу клиентов».

Мы очень рады, что Dropbox и HelloSign помогают рабочим группам повышать эффективность рабочих процессов, обеспечивая упорядоченное отслеживание и хранение важных документов в одном месте. Хотите упростить заверение документов с помощью электронной подписи в Dropbox? Начните с объединения своих аккаунтов Dropbox и HelloSign уже сегодня.

Хотите внедрить электронную подпись в рабочий процесс?

Подробнее о HelloSign