Längere Aufmerksamkeitsspanne – mehr Konzentrationsfähigkeit
Nach wochenlangem Multitasking und daraus resultierendem Aufmerksamkeitsdefizit befinden Sie sich in einer Endlosschleife aus langen Nächten und müden Morgen. Aber eines Tages, brauchen Sie dann tatsächlich ausdauernde Konzentration für eine wichtige Aufgabe, und Sie sind ihr einfach nicht gewachsen. Wir alle brauchen wirksame Methoden, wie man sich bei der Arbeit besser konzentrieren kann – aber wie schafft man das, wenn man bereits völlig erschöpft ist?
Ob Sie damals eher das zappelige Kind in der Klasse waren oder ein Bücherwurm, der absolut keine Schwierigkeiten beim Aufpassen hatte – als Erwachsener kann es eine echte Herausforderung sein, am Arbeitsplatz konzentriert zu bleiben.
Im Beruf sind Sie allerdings selbst für Ihr Zeitmanagement, Ihre Entscheidungsfindungen und Ihre disziplinierte Aufmerksamkeit verantwortlich. Konzentrationsprobleme können sich negativ auf Teams jeder Größe auswirken. Als Freiberufler oder Kleinunternehmer sollten Sie genau wissen, wie Sie sich am besten auf die Arbeit konzentrieren – denn nur so können Sie mehrere Projekte gleichzeitig bewältigen und sicher sein, dass Ihr Unternehmen Ihnen mindestens so viel zurück gibt, wie Sie darin investieren.
Wenn wir unseren Fokus zur Bewältigung von Aufgaben schärfen, kann das sehr zufriedenstellend sein. Wir erzielen dann nicht nur bessere Leistungen, sondern stellen vielleicht sogar fest, dass sich unser Lebensstil insgesamt zum Positiven verändert. Eine unausgewogene Work-Life-Balance wird dagegen häufig als Hauptgrund für die Unzufriedenheit von Mitarbeitern angeführt. Studien zufolge kann die Steigerung Ihrer Produktivität der Schlüssel zu deren Perfektionierung sein, statt sich auf Ihre Work-Life-Balance zu konzentrieren. Und natürlich beginnt eine bessere Konzentration bereits bei Ihnen zu Hause.
Besser konzentriert durch erholsamen Schlaf
Welche Ziele Sie auch immer gerade verfolgen – ob Projekt- oder Geschäftsabschluss oder das Abarbeiten von endlosen Papierbergen: Guter Schlaf ist ein Muss. Wenn Sie erschöpft sind, können Sie nicht effizient oder vor allem nicht gut arbeiten, denn unser Schlaf beeinträchtigt erwiesenermaßen, wie produktiv wir arbeiten können. Daher ist es kein Wunder, dass viele der produktivsten Genies gerne sogenannte Power Naps machen, um ihre Energie nicht zu verlieren. Wenn Sie ein Team leiten, ist Ihre Zeit wahrscheinlich zu wertvoll, um sie mit erfrischenden Mittagsschläfchen zu vergeuden. Aber Sie sollten trotzdem dafür sorgen, dass Sie jeden Abend die nötige Ruhe bekommen, und am besten sogar jede Gelegenheit nutzen, die sich Ihnen tagsüber bietet. Ein Team, das an verschiedenen Standorten oder über mehrere Stockwerke verteilt ist, kann Sie schnell dazu verleiten, zwischen Abteilungen oder Geräten hin- und herzuwechseln, um Ihr Projekt unter Kontrolle zu halten. Glücklicherweise erübrigt sich mit Dropbox beides – und schon fünf Minuten, in denen Sie sich hinsetzen und Ihre Gedanken sammeln, können Wunder für Ihre Konzentration und Ihre geistige Gesundheit bewirken.
Schlaf verschafft unserem Geist und Körper die dringend benötigte Zeit, sich nach einem anstrengenden Arbeitstag auszuruhen und zu regenerieren. Die empfohlene Schlafdauer für einen durchschnittlichen Erwachsenen liegt zwischen 7 und 9 Stunden pro Nacht. Weniger als dies kann zu Schlafmangel führen, aber auch zu langes Schlafen kann unseren Energielevel negativ beeinflussen. Manchmal mag es uns so vorkommen, als ob Überstunden uns helfen, unser Arbeitspensum zu bewältigen, denn am Wochenende können wir doch unseren Schlaf nachholen? Leider funktioniert diese Strategie aber nicht.
Achten Sie deshalb jede Nacht auf eine gute Schlafhygiene. Verzichten Sie vor dem Schlafengehen auf Telefongespräche und Textnachrichten und bewahren Sie Ihr Mobiltelefon am besten in einem anderen Zimmer auf. Widmen Sie sich in dieser Zeit einfach dem Entspannen und Abschalten. Sie werden merken: Wenn Sie am Ende des Tages Ihre mentale Energie wieder richtig auftanken, wachen Sie am nächsten Morgen ausgeruht und bereit für die Arbeit auf.
Durch mehr Achtsamkeit effektiver auf die Arbeit konzentrieren
Konzepten wie „Deep Work“ und „Deliberate Practice“ liegt die Idee zugrunde, dass wir unsere eigenen Gedanken beherrschen. Die Ausübung von Achtsamkeit wird zunehmend als Schlüssel zur Produktivität angesehen.
Stellen Sie sich zum Beispiel einen Golfer vor, der einen bestimmten Schwung immer und immer wieder übt. Ohne Achtsamkeit ist die Aktion des Schwungs nichts anderes als eine automatische Gewohnheit, da der Golfer täglich die Wiederholungen für seine gezielten Schwünge einsetzt. „Deliberate Practice“ bedeutet, dass jeder Schwung genau analysiert wird, sodass selbst zwischen dem ersten und zweiten Schwung in kleinen, gezielten Schritten eine Verbesserung eintritt.
Unser Arbeitsplatz ist natürlich kein Golfplatz, aber hier gelten die gleichen Regeln. Statt ins Büro zu gehen und zu hoffen, dass reine Willenskraft und viel Energie uns einen erfolgreichen Tag garantieren (was wenig realistisch ist), sollten wir jeden Abschnitt unseres Tags genauer ansehen.
Wachen Sie jeden Tag zur gleichen Zeit auf? Lassen Sie sich genügend Zeit zum Duschen und Anziehen? Haben Sie ausreichend Zeit, um zu frühstücken und dabei etwas zu essen, das kein totaler Zuckerschock ist? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann beginnt schon hier die Verbesserung Ihrer Konzentration. So einfach ist das. Unterm Strich bedeutet das: Sie können damit beginnen, Ihre Konzentration bei der Arbeit zu verbessern, indem Sie Ihre morgendliche Routine optimieren.
„Deep Work“ funktioniert auf die gleiche Art und Weise und bezieht sich auf die Vertiefung in eine Aufgabe ohne Ablenkungen. Wenn Sie vor dem Schlafengehen auf Ihr Smartphone verzichten und eine disziplinierte Aufwachroutine haben, dann können Sie dieselbe Denkweise aktiv auf die Bewältigung Ihres Arbeitspensums übertragen und so auch Ihrem Team helfen, diese Veränderungen umzusetzen.
Achtsamkeit hilft uns, uns unserer schlechten Gewohnheiten bewusst zu werden, mit ihnen zu brechen und sie durch gute Gewohnheiten zu ersetzen. Dies ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung Ihrer Produktivität. Schließlich ist niemand bereit für einen tollen Arbeitstag, wenn er entnervt und hungrig nach einem hektischen Arbeitsweg ankommt.
Arbeitsproduktivität durch digitale Tools steigern
Sobald Sie beginnen, Ihre alltäglichen Gewohnheiten langsam aber sicher zu verbessern, können Sie auch einige externe Hilfsmittel hinzunehmen. Während jeder für seinen Schlaf außerhalb der Arbeitszeiten verantwortlich ist, kann der Einsatz digitaler Tools Ihnen und Ihrem Team helfen, sich zu konzentrieren und im Büro besser organisiert zu sein.
Die Vernetzung Ihres Teams mit einem Dropbox Business-Konto kann Sie dabei unterstützen. So müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Ordnern, Fenstern und Geräten oder gar Abteilungen hin- und herwechseln, um die Dateien Ihrer Kollegen zu finden. Gerade wenn die Zeit drängt, ist Dropbox Ihre digitale Schaltzentrale, über die Sie alle wichtigen Inhalte an einem zentralen Ort sehen können.
Anstatt alle zu einer Besprechung einzuladen, können Sie mit einem aufgezeichneten Video wertvolle Zeit sparen. Mit Dropbox Capture können Sie ganz einfach Videos, Screenshots oder GIFs erstellen, kommentieren, markieren und teilen.
Niemand kann sich mehr hinter der Aussage „Ich habe das Memo nicht bekommen“ verstecken. Und Sie müssen endlich keine Zeit mehr damit verschwenden, durch das Büro zu hetzen, um herauszufinden, wer was erledigt, während Sie unterwegs durch Smalltalk abgelenkt werden. Sobald Sie wirklich konzentriert sind, können Sie produktiver arbeiten – und gleichzeitig Spaß daran haben.
Digital Detox gefällig?
Digitale Tools können eine großartige Sache sein, aber es gibt einen Unterschied zwischen produktiven Arbeitstools wie Slack oder Trello und digitalen Ablenkungen wie sozialen Medien und Textnachrichten. Bei der Produktivität im Beruf geht es vor allem darum, sich zu engagieren und im Augenblick präsent zu sein. Sie können produktivitätshemmende Ablenkungen mit wenigen Klicks reduzieren, indem Sie Ihre Freunde und Follower einfach stummschalten. Tappen Sie nicht in die „Nur ein kurzer Blick“-Falle, denn Sie müssen eine Nachricht nicht einmal ansehen, um darüber nachzudenken und sich davon ablenken zu lassen.
Wenn Ihr Hauptaugenmerk um 9:00 Uhr morgens auf Ihrem Newsfeed in den sozialen Medien liegt, verlieren Sie mit Sicherheit die Motivation zur Arbeit, wenn um 9:05 Uhr die neuste Excel-Datei in Ihrem Posteingang landet. Dasselbe kann bei den Hunderten verschiedener Programme passieren, mit denen Sie täglich arbeiten. Der Smart Workspace von Dropbox bietet Ihnen und Ihrem Team dagegen einen zentralen Zugriff auf alle Ihre wichtigsten Anwendungen und Dateien, damit Sie nicht mehr ständig zwischen Apps und verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Sie können einfach eine Datei aus Slack direkt auf dem Trello-Board Ihres Teams ablegen, ohne dass jemand die Tabs seines Browsers durchsehen muss. Mit Dropbox können Sie Ablenkungen vermeiden und trotzdem miteinander in Verbindung bleiben.
Zusammenarbeiten und Zuhören
Die Zusammenarbeit ist ein weiterer Bereich, in dem wir oft dazu neigen, den Fokus zu verlieren. Selbst wenn man mit einem Team von einem Dutzend Mitgliedern reibungslos zusammenarbeitet, sind endlose Benachrichtigungen und Fragen eine ständige Ablenkung. Mit den passenden Produktivitätstools kann Gruppenarbeit jedoch eher spannend und unterhaltsam als lästig sein. Über Dropbox können Sie mit Ihrem Team leichter in Verbindung bleiben, Kommentare verfassen und Aufgaben über verschiedene Apps und Geräte hinweg zuweisen, sodass Teamfähigkeit automatisch zum Selbstläufer wird. Sie können in Dropbox Paper als Team Inhalte erstellen und bearbeiten, Fälligkeitstermine festlegen, Dateien sicher anfordern und Ihren Arbeitsablauf rationalisieren – und das alles bei voller Transparenz, damit Sie immer wissen, was jeder Einzelne gerade macht. Durch die Steigerung der Produktivität können Sie auch kurze Pausen einbauen, damit Sie sich an stressigen Tagen sammeln können. Wenn Sie hingegen alleine arbeiten, können Ihnen diese Tools dabei helfen, immer den Überblick über alles zu behalten, was auf Ihrer To-do-Liste steht, während Sie gleichzeitig Kunden auf sichere Art und Weise um Feedback bitten können.
Jederzeit konzentriert
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie sich noch besser konzentrieren können, dann ist es wichtig, zu verstehen, dass Ihr Fokus nicht etwas ist, das nur bei der Arbeit existiert. Wenn Sie lernen, Achtsamkeit in Ihren Alltag zu integrieren – von dem Moment, in dem Ihr Wecker morgens klingelt, bis zu dem Moment, in dem Ihr Kopf abends in die Kissen sinkt – können Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit deutlich verbessern. Am Ende können Sie bei Ihrer Arbeit viel leistungsstärker werden, das Beste aus Ihrem Team herausholen und auch mehr Freude daran haben.
