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Effektive Konferenzen gestalten
Über Videokonferenzen effektive Meetings durchzuführen, ist keine Raketenwissenschaft. Und dennoch müssen die meisten Remote-Teams jede Woche Unmengen unproduktiver Meetings durchstehen. Doch es gibt eine gute Nachricht: Sie brauchen keinen Abschluss in Organisationsmanagement, um gute Meetings abzuhalten. Mit dieser Übung sorgen Sie für wirkungsvollere Besprechungen – egal, ob Gruppen-Brainstorming oder schnelles Stand‑up-Meeting.
30 MIN. | PERSÖNLICHE ÜBUNG
Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Agenda vor
Schritt 3: Schreiben Sie eine starke Einladung
Titel: Entscheidung über das Markendesign-Konzept |
Liebe Design-Leiter, wir möchten gerne wissen, was ihr von den neuesten Designkonzepten haltet. Unser Meeting wird Folgendes abdecken:
Machen Sie sich bitte zur Vorbereitung bis Dienstag (EOD) mit den Zielen und Strategien in der Zusammenfassung vertraut. Ich freue mich auf unser Gespräch! – Stella und das Team |
Schritt 4: Schließen Sie die Planung ab
Nachdem das Meeting im Kalender steht, können Sie allen – auch sich selbst – die Vorbereitung erleichtern. Ihr Meeting wird reibungsloser verlaufen, wenn das Team vorbereitet und für die Diskussion bereit ist.
- Lesen und teilen Sie relevante Inhalte im Voraus, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
- Stellen Sie sicher, dass jeder seine Vorbereitung abgeschlossen hat. Schicken Sie bei Bedarf eine freundliche Erinnerung.
- Wenn eine Person ihren Bildschirm teilen soll, informieren Sie diese Person im Voraus, damit sie alle Dokumente zur Hand hat.
- Denken Sie darüber nach, welchen Charakter das Meeting haben soll. Ein Meeting zum Teambuilding sollte zum Beispiel unbeschwert und lustig sein, wohingegen eine Nachfrage zum Wohlbefinden eher vertrauensvoll und unterstützend sein sollte.
Schritt 5: Starten Sie das Meeting auf herzliche Weise
Wenn Sie das Meeting einberufen, beherzigen Sie den Rat von Priya Parker, Autorin von The Art of Gathering, und treten Sie als wohlwollender, aber bestimmender Gastgeber auf: jemand, der gastfreundlich und sympathisch wirkt, aber auch selbstbewusst ist und das Sagen hat. Wenn Ihr Meeting beginnt:
- Räumen Sie etwas Zeit für spontanen Smalltalk ein. Wenn Ihre Teammitglieder im Home-Office arbeiten, vermissen sie wahrscheinlich diese kurzen persönlichen Momente.
- Begrüßen Sie alle Teilnehmer herzlich und beim Vornamen. Wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen, bitten Sie sie, sich vorzustellen. Peinliche Stille? Versuchen Sie es mit einem kreativen Eisbrecher.
- Nennen Sie kurz Ziele und Agenda und fassen Sie zusammen, was seit dem letzten Meeting passiert ist.
- Geben Sie Teilnehmern ggf. zu Beginn einen kurzen Moment, damit sie sich die Referenzdokumente ansehen können.
- Ermutigen Sie Ehrlichkeit und Offenheit, indem Sie einen sicheren und vertraulichen Ort schaffen, an dem Menschen gerne ihre Gedanken und Ideen teilen.
Schritt 6: Sorgen Sie für Inklusion
Bei Videokonferenzen schaltet man schnell ab, während die anderen reden. Egal, welche Rolle Sie besetzen: Sie können gewährleisten, dass alle Stimmen gehört werden – nicht nur die lautesten. Versuchen Sie Folgendes:
- Sagen Sie ausdrücklich, dass Sie ein inklusives Meeting führen wollen und die Meinung aller Beteiligten hören wollen.
- Greifen Sie ein, wenn vom Thema abgewichen wird: „Das sind wirklich gute Vorschläge, Dalia, aber wir müssen mit der Agenda fortfahren. Wir sehen sie uns später an.“
- Unterbrechen Sie Unterbrecher: „Danke, Tim, aber ich möchte gern hören, was Denise noch zu sagen hatte. Denise, fährst du fort?“
- Sprechen Sie ruhigere Personen an: „Ich würde auch gern wissen, was diejenigen denken, die bisher nichts gesagt haben. Lin, was denkst du?“
Wenn Sie fertig sind, können Sie die Scorecard für inklusive Meetings ausfüllen, um zu erfahren, wie Sie abgeschnitten haben.
Schritt 7: Planen Sie nächste Schritte und beenden Sie das Meeting frühzeitig
Wenn das Meeting vorüber ist, danken Sie allen für ihre Zeit. Fassen Sie dann zusammen, welche Entscheidung getroffen wurde, was als Nächstes passieren soll und wer welche Aufgabe übernimmt. Bitten Sie eine Person, die sich Notizen gemacht hat, eine kurze Zusammenfassung vorzubereiten und sie den Teilnehmern zu senden. Bonuspunkte, wenn Sie das Meeting vorzeitig beenden, damit die Teilnehmer mehr Zeit haben, um etwas Energie zu tanken.
Weitere Ressourcen
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Drei einfache Vorteile
Gute Gewohnheiten aufbauen
- Morgen: Starten Sie all Ihre Meetings mit einem herzlichen Willkommen und etwas Smalltalk.
- Nächste Woche: Füllen Sie für eine kürzlich besuchte Besprechung die Scorecard für inklusive Meetings aus.
- Vierteljährlich: Führen Sie eine Meeting-Aufräumaktion mit Ihrem Team durch.