Effektive Konferenzen gestalten

Virtual First | Kit für mehr Kommunikation

Über Videokonferenzen effektive Meetings durchzuführen, ist keine Raketenwissenschaft. Und dennoch müssen die meisten Remote-Teams jede Woche Unmengen unproduktiver Meetings durchstehen. Doch es gibt eine gute Nachricht: Sie brauchen keinen Abschluss in Organisationsmanagement, um gute Meetings abzuhalten. Mit dieser Übung sorgen Sie für wirkungsvollere Besprechungen – egal, ob Gruppen-Brainstorming oder schnelles Stand‑up-Meeting.

30 MIN. | PERSÖNLICHE ÜBUNG

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Schritt 1: Fragen Sie sich: „Könnte ich stattdessen eine E‑Mail senden?“

Bevor Sie ein virtuelles Meeting ansetzen, sollten Sie sichergehen, dass es den 3 Ds entspricht: Decisions, Debates und Discussions, also wichtige Entscheidungen, Debatten und Diskussionen. Wenn Sie nur ein Statusupdate senden oder eine kurze Frage stellen wollen, verwenden Sie hierzu lieber asynchrone Kommunikation, wie z. B. eine E‑Mail. Sehen Sie sich „Meetings 101“ an, um mehr über dieses Thema zu erfahren.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Agenda vor

Effektive Meetings haben ein klares Ziel, behandeln eine kurze Liste von Themen und vereinen die richtigen Teilnehmer. Wenn Sie sich für ein Meeting entscheiden, füllen Sie das Arbeitsblatt zur Meetingvorbereitung aus (siehe unten). Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie Folgendes: Müssen die einzelnen Teilnehmer wirklich anwesend sein oder reicht es aus, ihnen später eine Zusammenfassung zu senden?
Arbeitsblatt zur Meetingvorbereitung

Worum geht es bei diesem Meeting?

Mit ein wenig Vorbereitung können Sie dafür sorgen, dass sich das Meeting lohnt, und Teammitgliedern Zeit sparen.

Arbeitsblatt zur Meetingvorbereitung

Schritt 3: Schreiben Sie eine starke Einladung

Fassen Sie in Ihrer Einladung kurz die Punkte aus dem obigen Arbeitsblatt zur Meetingvorbereitung zusammen. Wenn Sie mit Personen arbeiten, die sich gerne vorbereiten, oder wenn Sie vor dem Meeting auf asynchrone Weise Feedback einholen wollen, sollten Sie vorab Referenzdokumente mit klaren Anweisungen mit den Teilnehmern teilen. Ist Ihre Einladung zu langatmig? Dann versuchen Sie, den Text zu halbieren. Bonus, wenn Sie einen der folgenden Punkte in Ihren Meetingtitel integrieren (z. B. Entscheidung über Produktdesign, Diskussion zu Teamzielen oder Debatte über Roadmap).
Titel: Entscheidung über das Markendesign-Konzept

    Liebe Design-Leiter,

    wir möchten gerne wissen, was ihr von den neuesten Designkonzepten haltet. Unser Meeting wird Folgendes abdecken:

  • Diskussion unserer drei vorgeschlagenen Konzepte
  • Entscheidung über das richtige Konzept 

    Machen Sie sich bitte zur Vorbereitung bis Dienstag (EOD) mit den Zielen und Strategien in der Zusammenfassung vertraut.

    Ich freue mich auf unser Gespräch!

    – Stella und das Team

Schritt 4: Schließen Sie die Planung ab

Nachdem das Meeting im Kalender steht, können Sie allen – auch sich selbst – die Vorbereitung erleichtern. Ihr Meeting wird reibungsloser verlaufen, wenn das Team vorbereitet und für die Diskussion bereit ist. 

  • Lesen und teilen Sie relevante Inhalte im Voraus, damit alle auf dem gleichen Stand sind. 
  • Stellen Sie sicher, dass jeder seine Vorbereitung abgeschlossen hat. Schicken Sie bei Bedarf eine freundliche Erinnerung. 
  • Wenn eine Person ihren Bildschirm teilen soll, informieren Sie diese Person im Voraus, damit sie alle Dokumente zur Hand hat. 
  • Denken Sie darüber nach, welchen Charakter das Meeting haben soll. Ein Meeting zum Teambuilding sollte zum Beispiel unbeschwert und lustig sein, wohingegen eine Nachfrage zum Wohlbefinden eher vertrauensvoll und unterstützend sein sollte.

Schritt 5: Starten Sie das Meeting auf herzliche Weise

Wenn Sie das Meeting einberufen, beherzigen Sie den Rat von Priya Parker, Autorin von The Art of Gathering, und treten Sie als wohlwollender, aber bestimmender Gastgeber auf: jemand, der gastfreundlich und sympathisch wirkt, aber auch selbstbewusst ist und das Sagen hat. Wenn Ihr Meeting beginnt: 

  • Räumen Sie etwas Zeit für spontanen Smalltalk ein. Wenn Ihre Teammitglieder im Home-Office arbeiten, vermissen sie wahrscheinlich diese kurzen persönlichen Momente. 
  • Begrüßen Sie alle Teilnehmer herzlich und beim Vornamen. Wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen, bitten Sie sie, sich vorzustellen. Peinliche Stille? Versuchen Sie es mit einem kreativen Eisbrecher
  • Nennen Sie kurz Ziele und Agenda und fassen Sie zusammen, was seit dem letzten Meeting passiert ist.
  • Geben Sie Teilnehmern ggf. zu Beginn einen kurzen Moment, damit sie sich die Referenzdokumente ansehen können. 
  • Ermutigen Sie Ehrlichkeit und Offenheit, indem Sie einen sicheren und vertraulichen Ort schaffen, an dem Menschen gerne ihre Gedanken und Ideen teilen.

Schritt 6: Sorgen Sie für Inklusion

Bei Videokonferenzen schaltet man schnell ab, während die anderen reden. Egal, welche Rolle Sie besetzen: Sie können gewährleisten, dass alle Stimmen gehört werden – nicht nur die lautesten. Versuchen Sie Folgendes:

  • Sagen Sie ausdrücklich, dass Sie ein inklusives Meeting führen wollen und die Meinung aller Beteiligten hören wollen. 
  • Greifen Sie ein, wenn vom Thema abgewichen wird: „Das sind wirklich gute Vorschläge, Dalia, aber wir müssen mit der Agenda fortfahren. Wir sehen sie uns später an.“
  • Unterbrechen Sie Unterbrecher: „Danke, Tim, aber ich möchte gern hören, was Denise noch zu sagen hatte. Denise, fährst du fort?“
  • Sprechen Sie ruhigere Personen an: „Ich würde auch gern wissen, was diejenigen denken, die bisher nichts gesagt haben. Lin, was denkst du?“

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Scorecard für inklusive Meetings ausfüllen, um zu erfahren, wie Sie abgeschnitten haben.

Scorecard für inklusive Meetings

War Ihr Meeting inklusiv?

Haben Sie vielfältige Sichtweisen gehört? Füllen Sie die Scorecard aus, um es herauszufinden.

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Schritt 7: Planen Sie nächste Schritte und beenden Sie das Meeting frühzeitig

Wenn das Meeting vorüber ist, danken Sie allen für ihre Zeit. Fassen Sie dann zusammen, welche Entscheidung getroffen wurde, was als Nächstes passieren soll und wer welche Aufgabe übernimmt. Bitten Sie eine Person, die sich Notizen gemacht hat, eine kurze Zusammenfassung vorzubereiten und sie den Teilnehmern zu senden. Bonuspunkte, wenn Sie das Meeting vorzeitig beenden, damit die Teilnehmer mehr Zeit haben, um etwas Energie zu tanken.

 

Weitere Ressourcen

Drei einfache Vorteile

Gute Gewohnheiten aufbauen

  • Morgen: Starten Sie all Ihre Meetings mit einem herzlichen Willkommen und etwas Smalltalk.
  • Nächste Woche: Füllen Sie für eine kürzlich besuchte Besprechung die Scorecard für inklusive Meetings aus.
  • Vierteljährlich: Führen Sie eine Meeting-Aufräumaktion mit Ihrem Team durch.