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Anwendungsbeispiel

NewVoiceMedia

NewVoiceMedia optimiert seine globalen Expansionsprozesse und entlastet die IT, indem es seine Dateien von traditionellen Servern zu Dropbox migriert.
Reihe mit Aktenschränken mit einer einzelnen offenen Schublade.
Zwei NewVoiceMedia-Mitarbeitende bei der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt.
So nutzt NewVoiceMedia Dropbox für die Zusammenarbeit im Team.

NewVoiceMedia: Zentrale Ergebnisse

  • Dateispeicherung und -freigabe auf allen Betriebssystemen
  • Weniger Bedarf an IT-Support
  • Schnelle Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Dateien

Die Herausforderung

Zunehmende IT-Probleme

NewVoiceMedia, weltweit führender Anbieter von cloudbasierten Kundenkontaktlösungen, hat seine globale Kundenbasis erfolgreich expandieren können. Im Zuge der Expansion erweiterte das Unternehmen auch seine interne Infrastruktur, um den Anforderungen seiner Kunden gerecht zu werden. Hinzu kamen auch zahlreiche neue Standorte rund um den Globus, unter anderen in Großbritannien und Australien. Jede Niederlassung wurde anfangs mit NAS-Servern und VPN-Zugriff ausgestattet. Die VPN-Verbindungen erwiesen sich jedoch bald als problematisch. Nithi Veeraarasu, Global IT Services Manager, erzählt davon: „Der Remotezugriff bereitete uns laufend Probleme, besonders für das Sales-Team. Die Mitarbeiter mussten über VPN mit 3G-Hotspots Daten abrufen – das war kein ideales Set-up. Dazu kamen noch viele weitere Schwierigkeiten mit der Synchronisierung von Dokumenten und verschiedenen Dateiversionen.“ Neben Verbindungs- und Versionsverwaltungsproblemen hatten die 35 % Mac-Nutzer des Unternehmens aufgrund von Kompatibilitätskonflikten mit ihrem Betriebssystem Schwierigkeiten, die VPN-Verbindung zu verwenden. Die zunehmenden Probleme erschwerten den Expansionsprozess und kosteten das IT-Team von NewVoiceMedia übermäßig viel Zeit und Energie.

Wir verglichen Kosten und Features verschiedener Anbieter und Dropbox schnitt mit Abstand am besten ab. Dropbox erfüllt die höchsten Anforderungen und die meisten Mitarbeiter kennen es schon.

Nithi Veeraarasu, Global IT Services Manager, NewVoiceMedia

Die Lösung

Zuverlässige Verbindung und Kompatibilität

NewVoiceMedia prüfte verschiedene Cloud-Lösungen, die für die virtuellen Teams den Dateizugriff und die Synchronisierung erleichtern und dabei die nötigen Sicherheitsanforderungen erfüllen sollten. Als Partner von Salesforce verwendet NewVoiceMedia in allen Geschäftsbereichen Microsoft® Office 365 – OneDrive war also die naheliegendste Lösung. Doch Veeraarasu sieht das anders: „Wir verglichen Kosten und Features verschiedener Anbieter und Dropbox schnitt mit Abstand am besten ab. Dropbox erfüllt die höchsten Anforderungen und die meisten Mitarbeiter kennen es schon.“ Das Unternehmen entschied sich also dazu, Dropbox einzuführen, und legte in jedem Team-Ordner eine Anleitung zur Installation und Problembehebung ab, um die Arbeitslast für die IT-Abteilung möglichst gering zu halten. „Neue Mitarbeiter können jetzt direkt den Leitfaden für Dropbox zu Rate ziehen, wenn ein Problem auftritt", erklärt Veeraarasu. „Vor allem Mitarbeiter in anderen Zeitzonen müssen nicht mehr darauf warten, bis die Niederlassung in Großbritannien am nächsten Tag wieder zum Leben erwacht und die Probleme in Angriff nimmt.“ Mac-Nutzer haben keine Kompatibilitätsprobleme mehr und auch sonst funktioniert Dropbox reibungslos mit allen Geräten und Betriebssystemen. Das Unternehmen kann jetzt Features wie die Dateiwiederherstellung nutzen, die ebenfalls geräteunabhängig funktioniert – laut Veeraarasu „eine große Bereicherung für das Unternehmen“.

Unser Marketingteam kann schnell und einfach auf die benötigten Werbematerialien zugreifen und unsere Vertriebsmitarbeiter haben immer Zugriff auf das richtige Präsentationsmaterial für jeden Kunden. Mit Dropbox können unsere Mitarbeiter ohne Hindernisse arbeiten und unser Unternehmen voranbringen.

Nithi Veeraarasu, Global IT Services Manager, NewVoiceMedia

Die Ergebnisse

Kosteneinsparungen, Kundengewinne

Dank Dropbox konnte NewVoiceMedia das IT-Team entlasten, seine VPN-Kosten eliminieren und die dadurch freigewordenen Ressourcen wichtigeren Geschäftsinitiativen zuwenden. Die zuverlässigen Systeme sorgen jetzt dafür, dass neue Mitarbeiter und Standorte leichter in das Unternehmen integriert werden können. Laut Veeraarasu bekommen auch die Kunden von NewVoiceMedia diese positiven Veränderungen zu spüren. „Unsere Marketingteams können jetzt Ideen, Kampagnen, Budgets und Szenarien freigeben und unsere Vertriebsmitarbeiter haben immer Zugriff auf das jeweils passende Präsentationsmaterial. Mit Dropbox können unsere Mitarbeiter ohne Hindernisse arbeiten und unser Unternehmen voranbringen.“

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