Die Herausforderung
- Obwohl viele Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiteten, verließ Cully Automation sich beim Versenden von Verträgen und Dokumenten zur Unterzeichnung immer noch auf E-Mails und Briefe
- Dies kostete Geld, verschwendete die Zeit der Mitarbeiter und machte es schwierig, die Sicherheit des Unterzeichnungsprozesses zu gewährleisten
Die Lösung
- Nachdem Cully Automation Dropbox bereits 10 Jahre lang verwendet hatte, führte das Unternehmen Dropbox Sign ein, um den Workflow für das Erstellen, das gemeinsame Bearbeiten, das Versenden und das Unterzeichnen von Verträgen für die Mitarbeiter zu vereinfachen
Die Auswirkungen
- Rechnungen, Verträge und sensible Dokumente werden freigegeben, unterzeichnet und sicher gespeichert. Mithilfe von Audit Trails mit Zeitstempeln und automatischen Erinnerungen wird sichergestellt, dass nichts verpasst wird. Auf diese Weise ist Cully Automation in der Lage, seine Geschäfte um 50 % schneller abzuschließen.
Die Einführung von Dropbox und Dropbox Sign in unserem Unternehmen hat entscheidend zum Wachstum und Erfolg des Unternehmens beigetragen. Ohne diese Möglichkeiten wären wir nicht so effizient und produktiv.
Cully Automation ist ein irisches Ingenieurbüro, dessen Produktportfolio vom Design und der Installation bis hin zu Prozessautomatisierungen in großem Maßstab reicht. Das Team ist auf die Planung, den Bau, die Automatisierung und die Wartung wichtiger Wasserversorgungsdienstleistungen spezialisiert.
Cully Automation verließ sich mehrere Jahre lang auf Dropbox, um die Zusammenarbeit zwischen Teams vor Ort und im Büro zu bewerkstelligen. Mit der Covid-19-Pandemie jedoch benötigte das Team eine Lösung, mit der die Zusammenarbeit in Echtzeit auch auf das Unterzeichnen von Verträgen ausgeweitet werden konnte. Die Lösung musste auch Teams berücksichtigen, die vor Ort in Gegenden mit geringer Internetabdeckung arbeiten – Dokumente müssen offline aktualisiert und später synchronisiert werden können, sobald die Verbindung wieder stabil ist.
Der Weg zu Sign
Vor dem Betreten des Betriebsgeländes mussten Besucher und Mitarbeiter eine Befragung anlässlich der Rückkehr an den Arbeitsplatz ausfüllen und offiziell erklären, dass keine COVID-19-Symptome vorliegen. Daher wurde die alte Methode, bei der Formulare auf Papier ausgedruckt, unterschrieben und eingesammelt werden mussten, schnell zeitaufwändig und kostspielig. Zusammen mit der regelmäßigen Unterzeichnung und Aktualisierung wichtiger Gesundheits- und Sicherheitsdokumente, Risikobewertungen und Unfallberichte stellte dies für das Unternehmen eine immense Papierflut und unnötige administrative Verzögerungen dar.
Da Cully Automation Mitarbeiter, Besucher und Auftragnehmer in die Lage versetzen wollte, Dokumente und Erklärungen ortsunabhängig zu unterzeichnen, entschied sich das Unternehmen für Dropbox und Dropbox Sign. Auf diese Weise konnte das Unternehmen rechtsgültige Dokumente für die verschiedenen Standorte und Büros erstellen, unterschreiben und sicher speichern, die in Echtzeit eingegeben wurden. Darüber hinaus verlief die Einrichtung schnell und problemlos, sodass das Team bereits innerhalb weniger Tage von der neuen Technologie zu profitieren begann.
Da Dropbox und Sign gemeinsam die weltweit erste eingebettete Lösung für elektronische Signaturen und das Speichern für Dokumente entwickelt haben, fiel die Entscheidung, Sign einzuführen, leicht.
| Vor der Einführung von Sign | Nach der Einführung von Sign | |
| Übermäßiger Verlass auf E-Mails Dokumente wurden unterzeichnet und per E-Mail zurückgeschickt, wodurch es immer schwieriger wurde, die jeweils aktuelle Version im Blick zu behalten. |
→ | Bessere interne Zusammenarbeit Mit Sign können Dokumente wie Erklärungen oder Verträge automatisch versandt, unterzeichnet und im richtigen Ordner abgelegt werden. |
| Verzögerungen aufgrund zeitintensiver Prozesse bis zum Abschluss Verträge mussten auf dem Postweg versandt werden oder Unterzeichner ins Büro kommen – dies führte zu unnötigen Verzögerungen des Prozesses um Tage. |
→ | Stressfreie Abschlüsse Angestellte können nun Verträge in Sekunden unterzeichnen, dadurch den Workflow beschleunigen und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgaben schneller zu erledigen. |
| Zeitverschwendung durch manuelle Erinnerungen Teams mussten fehlenden Signaturen manuell nachgehen, was wertvolle Zeit für wichtigere Tätigkeiten reduzierte. |
→ | Automatisierte Erinnerungen Sign benachrichtigt automatisch alle Unterzeichner über ausstehende Unterschriften. Dies erleichtert die Kontrolle darüber, wer wann unterschrieben hat. |
| Schwierigkeiten beim Sichern des Signaturprozesses Da Dokumente per Post und E-Mail zur Unterschrift verschickt wurden, war es schwierig, den Prozess zu sichern und rechtsgültig zu gestalten. |
→ | Sichere elektronische Unterschriften Mit Audit Trails mit Zeitstempel und rollenbasierter Authentifizierung können Dokumente sicher gemeinsam genutzt und signiert werden – mit rechtsgültigen Audit Trails. |
Bessere Zusammenarbeit und mehr Sicherheit mit Dropbox und Sign
Aufgrund der hohen Akzeptanz – und der Steigerung der Geschwindigkeit und Präzision des Covid-19-Erklärungsprozesses – entschieden sich die Teams der Finanz-, der Personal- und der Vertragsabteilung von Cully Automation dafür, einen ähnlichen Workflow einzuführen. Mittlerweile wird alles von der Rechnungsstellung und Rekrutierung bis hin zur Auftragsvergabe über Dropbox und Sign abgewickelt.
Die Kombination dieser beiden Tools schafft einen einheitlichen Ort für alle Abteilungen bei Cully Automation, um Dokumente effektiv zu verwalten. Vom Projektstart bis zur Implementierung sorgen Dropbox und Sign dafür, dass alle Dokumente sicher an einem leicht zugänglichen Ort gesichert sind, wodurch die Zusammenarbeit verbessert wird und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglicht werden.
Dropbox und Sign sind für mich nicht mehr wegzudenken. Die beiden Tools sind für alles, was wir tun, von größter Bedeutung. Sie sind in unserem gesamten Geschäftszyklus fest verankert. Von der Präqualifizierung über die Ausschreibung bis hin zum Kundendienst.
