So bekam Cully Automation mithilfe von Dropbox Verträge in den Griff

Herausforderung

Cully Automation ist ein irisches Ingenieurbüro, dessen Produktportfolio vom Design und der Installation bis hin zu Prozessautomatisierungen in großem Maßstab reicht. Das Team ist auf die Planung, den Bau, die Automatisierung und die Wartung wichtiger Wasserversorgungsdienstleistungen in Irland spezialisiert.

Cully Automation verließ sich mehrere Jahre lang auf Dropbox, um die Zusammenarbeit zwischen Teams vor Ort und im Büro zu bewerkstelligen. Mit der COVID-19-Pandemie benötigte das Team jedoch eine Lösung, mit der die Zusammenarbeit in Echtzeit auch auf das Unterzeichnen von Verträgen ausgeweitet werden konnte. Obwohl Mitarbeiter remote tätig waren, nutzte Cully Automation immer noch E-Mails und Briefe, um Verträge und Dokumente zur Unterzeichnung zu versenden. Dies kostete Geld, verschwendete kostbare Mitarbeiterzeit und machte es schwer, den Unterzeichnungsprozess sicher zu gestalten.

Die Lösung musste auch Teams berücksichtigen, die vor Ort in Gegenden mit geringer Internetabdeckung arbeiten – Dokumente müssen offline aktualisiert und später synchronisiert werden können, sobald die Verbindung wieder stabil ist.

Lösung

Vor dem Betreten des Betriebsgeländes mussten Besucher und Mitarbeiter eine Befragung anlässlich der Rückkehr an den Arbeitsplatz ausfüllen und offiziell erklären, dass keine COVID-19-Symptome vorliegen. Daher wurde die alte Methode, bei der Formulare auf Papier ausgedruckt, unterschrieben und eingesammelt werden mussten, schnell zeitaufwändig und kostspielig. Zusammen mit der regelmäßigen Unterzeichnung und Aktualisierung wichtiger Gesundheits- und Sicherheitsdokumente, Risikobewertungen und Unfallberichte stellte dies für das Unternehmen eine immense Papierflut und unnötige administrative Verzögerungen dar.

Da Cully Automation Mitarbeiter, Besucher und Auftragnehmer in die Lage versetzen wollte, Dokumente und Erklärungen ortsunabhängig zu unterzeichnen, entschied sich das Unternehmen für Sign und Dropbox. Auf diese Weise konnte das Unternehmen rechtsgültige Dokumente für die verschiedenen Standorte und Büros erstellen, unterschreiben und sicher speichern, die in Echtzeit eingegeben wurden.Darüber hinaus verlief die Einrichtung schnell und problemlos, sodass das Team bereits innerhalb weniger Tage von der neuen Technologie zu profitieren begann.

Ergebnisse

Aufgrund der hohen Akzeptanz – und der Steigerung der Geschwindigkeit und Präzision des COVID-19-Erklärungsprozesses – entschieden sich die Teams der Finanz-, der Personal- und der Vertragsabteilung von Cully Automation dafür, einen ähnlichen Workflow einzuführen. Mittlerweile wird alles von der Rechnungsstellung und Rekrutierung bis hin zur Auftragsvergabe über Dropbox und Sign abgewickelt.

Die Kombination dieser beiden Tools schafft einen einheitlichen Ort für alle Abteilungen bei Cully Automation, um Dokumente effektiv zu verwalten. Vom Projektstart bis zur Implementierung sorgen Dropbox und Sign dafür, dass alle Dokumente sicher an einem leicht zugänglichen Ort gesichert sind, wodurch die Zusammenarbeit verbessert wird und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglicht werden.