Opmærksomhedsspændvidde og større fokus
Du har været inde i en lang periode med sene aftener og morgener med rindende øjne efter mange uger med multitasking, der har mindsket dit opmærksomhedsniveau. En dag har du så faktisk brug for at bevare opmærksomheden i længere tid i forbindelse med en vigtig opgave, og du er bare ikke motiveret for det. Det er vigtigt at vide, hvordan du kan fokusere bedre på arbejdet, men hvordan gør du det, når du allerede er udbrændt?
Uanset om du var det urolige barn i klassen eller bogormen, der ikke havde nogen problemer med at koncentrere sig, kan det stadig være en udfordring at bevare koncentrationen og engagementet på arbejdspladsen som voksen.
Men nu afhænger det hele af dig. I en arbejdssammenhæng er din tidsstyring, beslutningstagning og disciplinerede opmærksomhedsspændvidde dit ansvar. Svigtende koncentration kan påvirke både små og store teams negativt. Og hvis du er freelancer eller ejer en lille virksomhed, sikrer din evne til at fokusere på arbejdet, samtidig med at du jonglerer med flere projekter ad gangen, at du får det ud af din virksomhed, som du investerer i den.
Forbedring af dit fokus, så du kan løse dine opgaver effektivt, kan være tilfredsstillende i sig selv. Du vil ikke blot opnå bedre resultater, du vil muligvis også opleve, at din overordnede livsstil forbedres. Manglende balance mellem arbejde og privatliv nævnes ofte som den primære årsag til medarbejderes utilfredshed. Undersøgelser har faktisk vist, at forbedring af din produktivitet kan være nøglen til at forbedre denne balance snarere end at fokusere på selve balancen mellem arbejde og privatliv. Og bedre fokus starter naturligvis i sidste ende derhjemme.
Sådan forbedrer du dit fokus med bedre søvn
Uanset hvad dine mål måtte være – færdiggørelse af at projekt, lukning af en aftale, at komme igennem et hængeparti af papirarbejde – så er søvn af god kvalitet en nødvendighed. Hvis du er træt og udmattet, får du ikke udrettet meget – du får i hvert fald ikke udrettet det på en god måde. Det er veldokumenteret, at søvn påvirker arbejdsproduktiviteten. Og det er ikke noget under, at mange af verdens mest produktive genier tog powernaps for at holde energien oppe. Hvis du leder et team, er din tid formentlig alt for værdifuld til, at du kan bruge eftermiddagen på en lur, men du bør stadig sørge for, at du får den søvn, du har brug for, hver nat – og sørge for at holde pauser i løbet af dagen. Et team, der arbejder eksternt eller er fordelt på flere etager, kan friste dig til at løbe mellem afdelinger eller enheder for at holde styr på dit projekt. Dropbox fjerner heldigvis behovet for at gøre dette, og blot fem minutter, hvor du sætter dig ned og samler tankerne, kan gøre underværker for dit fokus og din hjernes sundhed.
Søvn giver krop og sind tid til at slappe af og genvinde energien efter en arbejdsdag. Den anbefalede mængde søvn for et gennemsnitligt voksent menneske er mellem syv og ni timer hver nat. Hvis du sover mindre, kan det medføre søvnmangel, men hvis du sover for meget, kan det også medføre et lavt energiniveau. Det kan virke som om, overarbejde vil få dig igennem alt dit arbejde, og så kan du indhente den manglende søvn i weekenden, men sådan hænger det ikke rigtigt sammen.
Sørg for at have en god søvnhygiejne hver nat. Undlad at foretage eller modtage telefonopkald og sms-beskeder lige før sengetid, og opbevar om muligt din telefon i et andet rum. Brug tiden til at slappe af og geare ned. Når du giver dig selv mulighed for virkelig at genoplade din mentale energi sidst på dagen, vågner du veludhvilet og klar til at arbejde næste morgen.
Sådan fokuserer du på arbejdet med "mindful" tænkning
Begreber som "Deep Work" (dybt arbejde) og "Deliberate Practice" (bevidst/fokuseret øvelse) tager udgangspunkt i idéen om at være herre over sit eget sind. Udøvelse af mindfulness ses i stigende grad som væsentligt for produktiviteten.
Forestil dig en golfspiller, der øver et slag igen og igen. Uden mindfulness (opmærksomhed) vil den handling, det er at slå slaget, ikke være andet end en automatisk vane, når golfspilleren øver det antal slag, han eller hun har sat som mål pr. dag. Deliberate practice (fokuseret øvelse) kræver, at hvert slag analyseres, så der sker forbedring allerede mellem det første og det andet slag – i små bevidste trin.
Arbejdspladsen er ganske vist ikke en golfbane, men der gælder de samme regler. I stedet for at tage på kontoret og håbe, at ren viljestyrke og høje energiniveauer sikrer en vellykket dag (hvilket ikke er realistisk), kan du kigge nærmere på hvert segment af din dag.
Vågner du på samme tidspunkt hver dag? Giver du dig selv nok tid til at bade og tage tøj på? Har du god tid til at nyde din morgenmad og spise et måltid, der ikke giver dig sukkerchok? Hvis svaret er nej, starter forbedring af dit fokus her. Så enkelt er det. Kort sagt – du kan begynde at forbedre dit fokus på arbejdet blot ved at forbedre din morgenrutine.
"Deep Work" (dybt arbejde) fungerer på samme måde og henviser til, at man finpudser en opgave, når man har fjernet distraktioner. Hvis du har gjort en indsats for at undlade at bruge din telefon lige inden sengetid og er disciplineret med hensyn til din morgenrutine, kan du nemt overføre dette mindset til administration af dine arbejdsopgaver og på den baggrund også hjælpe dit team med at indføre disse livsforbedrende ændringer.
Mindfulness hjælper dig med at være opmærksom på – og være forberedt på at bryde – dårlige vaner og erstatte dem med gode. Det er en afgørende måde at forbedre din produktivitet på. Der er jo ingen, der er klar til en god dag på arbejdet, hvis de ankommer stressede og sultne oven på en hektisk og forjaget morgen.
Forbedring af produktiviteten på arbejdet med digitale værktøjer
Når du starter på at forbedre dit fokus på baggrund af dine daglige vaner, kan du også begynde at indføre nogle eksterne værktøjer. Enhver er selv ansvarlig for at få nok søvn uden for arbejdstiden, men brug af digitale værktøjer kan hjælpe dig og dit team med at bevare fokus og være mere organiserede på jobbet.
Det kan du gøre ved at forbinde dit team med Dropbox business-konto. Du behøver ikke længere at hoppe mellem forskellige mapper, vinduer og enheder for at finde dine teammedlemmers filer eller rende rundt fra afdeling til afdeling for at finde dem. Hvis tiden er afgørende, kan Dropbox være en digital hub, der gør det muligt for dig at se det hele samlet på ét sted.
I stedet for at kalde alle ind til et møde kan du spare værdifuld tid med en forhåndsoptaget video. Du kan nemt oprette, indtale, annotere og dele med Dropbox Capture, uanset om det er et videoklip, et skærmbillede eller en GIF.
Det er ikke længere muligt at påstå, at man "ikke har modtaget beskeden". Og det er slut med at spilde tid på at fare rundt på kontoret for at finde ud af, hvem der gør hvad, mens man bliver forstyrret af smalltalk undervejs. Når du er fokuseret og i "zonen", har du frihed til at være mere produktiv – og samtidig nyde det, du gør.
Prøv en digital detox
Digitale værktøjer kan være gode, men der er forskel på produktive arbejdsværktøjer som Slack eller Trello og digitale distraktioner som sociale medier og sms-beskeder. Produktivitet på arbejdspladsen handler om at være engageret og nærværende. Du kan straks fjerne produktivitetshæmmende distraktioner ved at "slukke for" dine venner og følgere. Undgå at falde i fælden "jeg kigger bare lige", fordi du ikke engang behøver at kigge på en besked for at dvæle ved og blive distraheret af den.
Hvis dit største problem klokken 9.00 er nyhedsstrømmen på dine sociale medier, vil du helt sikkert miste motivationen for arbejdet, når det nyeste regneark lander i indbakken klokken 9.05. Det samme kan ske med de hundredvis af forskellige programmer, du arbejder med dagligt. Dropbox Smart Workspace giver imidlertid dig og dit team central adgang til alle dine vigtigste apps og filer og fjerner behovet for konstant at skifte mellem apps og platforme – en gang for alle. Du kan bare slippe en fil fra Slack direkte på dit teams Trello-board, uden at nogen behøver at gennemsøge deres browserfaner. Med Dropbox kan du slippe for distraktioner og stadig have forbindelse til nettet.
Samarbejd og lyt
Samarbejde er et andet område, hvor folk har en tendens til at miste fokus. Selv når du arbejder fejlfrit med et team med mange medlemmer, er endeløse notifikationer og spørgsmål en konstant distraktion. Men med de rigtige produktivitetsværktøjer kan gruppearbejde være spændende og sjovt i stedet for irriterende. I Dropbox kan du bevare forbindelsen til dit team, kommentere og tildele arbejde på tværs af forskellige apps og enheder, så det bliver helt naturligt at være en holdspiller. I kan oprette og redigere som et team i Dropbox Paper, angive forfaldsdatoer, anmode sikkert om filer og strømline jeres arbejdsproces og det hele med fuld synlighed, så I ved præcist, hvad alle laver. Ved at øge produktiviteten kan du også indføje korte pauser, så I kan omgruppere på dage med meget stress. Og hvis du arbejder alene, kan disse værktøjer hjælpe dig med at bevare overblikket over din opgaveliste og samtidig på sikker vis invitere kunder til at komme med feedback.
Bevar fokus
Hvis du vil vide, hvordan du kan fokusere bedre, er det vigtigt at forstå, at dit fokus ikke er noget, der kun har med arbejdet at gøre. Når du lærer at udøve mindfulness i hverdagen – fra det øjeblik, hvor dit vækkeur ringer om morgenen, til du lægger hovedet på puden om aftenen – kan du forbedre din evne til at fokusere markant. Du vil ende med at blive langt stærkere til dit arbejde og være i stand til at få det bedste frem i dit team – og du vil desuden kunne nyde det i langt højere grad.
